Alexander Schwemmer
 - 28. April 2021

Wie können Sie die E-Rechnung in die Stufen der Digitalisierung einordnen?

Vor einigen Wochen haben wir Ihnen in einem Blogbeitrag die Stufen der Digitalisierung beschrieben und erklärt, welche Eigenschaften zu diesen Digitalisierungsstufen gehören. Seit der Veröffentlichung des Blogbeitrags haben mich mehrere Nachfragen von Kunden erreicht, wie denn z. B. die E-Rechnung in die drei Stufen „Elektrifizierung”, „Digitalisierung im engeren Sinne” und „digitale Transformation” einzuordnen ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die E-Rechnung und damit auch Ihr Rechnungsstellungsprozess in diese Stufen einordnen lässt.

Diese Frage ist nicht schnell beantwortet. Die E-Rechnung an sich können wir auf die Elektrifizierungsstufe einordnen: am Ende stellt die XML-Datei selber ja „nur“ die elektrische Variante der bisherigen Rechnung dar. Daher kommt es bei der Einordnung auch sehr darauf an, wie Sie bei sich die E-Rechnung verwenden. Falls Sie unseren Beitrag zu den Stufen der Digitalisierung verpasst haben, können Sie diesen hier nachlesen.

Stufe 1: Vereinzelter E-Rechnungs-Versand

Wenn Sie nur vereinzelte E-Rechnungen verschicken und dazu für die Umwandlung aus einem PDF oder für die Generierung der E-Rechnung ein Online-Portal nutzen, befinden Sie sich auf der ersten Stufe der Digitalisierung: Elektrifizierung. Die Rechnung, die Sie sonst per Post oder als PDF verschickt haben, wird im Einzelfall in eine XML-basierte E-Rechnung umgewandelt und verschickt. Die zusätzlichen Schritte zur Erstellung der elektronischen Rechnung laufen dabei manuell ab.

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Stufe 2: E-Rechnungsversand aus dem ERP-System heraus

Die nächste Stufe der Digitalisierung bei der Verwendung der E-Rechnung ist, dass Sie diese je nach Lieferanten automatisch in Ihrem SAP-System erwarten und weiterverarbeiten. Oder Sie generieren und versenden die E-Rechnung je nach Kunden automatisch. Diese Lösung ist bei unseren Kunden häufig anzutreffen. In diesem Fall befinden Sie sich schon auf der zweiten Stufe der Digitalisierung („Digitalisierung im engeren Sinne“), da Sie durch den automatischen Rechnungsversand eine Prozessverbesserung erreicht haben.

Im Regelfall haben Sie diese Prozessverbesserung schon vor der Einführung der E-Rechnung (z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD) erreicht, wenn Sie den automatischen Rechnungsversand in SAP eingerichtet haben.

Auch wenn Sie Abnehmer einer E-Rechnung sind, befinden Sie sich in der Regel auf der zweiten Stufe der Digitalisierung. Sie übernehmen die Rechnung automatisiert in Ihr SAP-System und können die Rechnung anschließend freigeben.

Erst, wenn Sie neben der Rechnung auch andere Formulare des Beschaffungsprozesses wie die Bestellung auf standardisierte XML-basierte Formate umstellen, ist der nächste Sprung auf die Stufe der digitalen Transformation möglich. Mit Order-X wurde gerade ein mit ZUGFeRD/XRechnung vergleichbares XML-Format für die Bestellung veröffentlicht.

Stufe 3: E-Rechnung und elektronische Bestellung für digitale Transformation

In dem Moment, in dem Sie nicht nur elektronische Rechnungen verschicken und empfangen, sondern auch Bestellungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen usw. reizen Sie die technologischen Möglichkeiten aus. Insbesondere, wenn Sie die verschickten Dokumente in Ihrem SAP-System automatisch weiterverarbeiten, wie beispielweise automatisch eine Auftragsbestätigung für Standardteile verschicken, können Sie die Effizienz und Geschwindigkeit Ihrer Prozesse stark steigern.

Elektronische Rechnung

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Digitalisierungsgrad hängt nicht an der E-Rechnung

Wie Sie sehen, hängt der Grad der erreichten Digitalisierung weniger von der Verwendung der E-Rechnung an sich ab, sondern vor allem davon, wie Sie die E-Rechnung verwenden. Mit dem neuen Format Order-X für die elektronische Bestellung ergibt sich jetzt die Möglichkeit, zusammen mit der E-Rechnungseinführung Ihre Bestell- und Rechnungsprozesse stark zu vereinfachen und zu digitalisieren und damit auf die nächste Stufe der Digitalisierung zu steigen.

Möchten Sie so eine Prozessverbesserung umsetzen? Mindforms bietet für SAP ein AddOn an, dass den Versand von elektronischen Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) sowie elektronische Bestellungen und Aufträge (mittels Order-X) direkt aus dem SAP-System heraus ermöglicht.

Haben Sie Fragen zu dem Thema? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar unter diesem Beitrag. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.



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