Formular-Management-System
Was ist das Formular-Management-System?
Das Formular-Management-System ist ein Tool zur digitalen Abbildung von Formularen, das bereits ungefähr 60 deutschen Behörden nutzen. Formulare können so digital aufgerufen und heruntergeladen werden. Im Formular-Management-System stehen die Formulare als PDF-Download und oft auch in digitalen Formaten wie XML zur Verfügung. Eine XML-Datei kann direkt in elektronische Systeme integriert werden, was beispielsweise auch im Zusammenhang mit der E-Rechnung wichtig ist.
Das FMS bietet nicht nur den digitalen Zugang zu den Formularen, sondern unterstützt den Anwender auch beim Ausfüllen, da viele Formulare interaktiv sind. Anwender können die Formulare also direkt ausfüllen und werden beispielsweise über noch fehlende Felder informiert. Häufig ist im FMS auch eine digitale Signatur möglich. Das Ziel ist, eine medienbruchfreie Kommunikation von Unternehmen mit öffentlichen Behörden zu gewährleisten, indem das Ausfüllen, Verschicken und Verarbeiten von Formularen vollständig digitalisiert wird.
Welche Vorteile hat das Formular-Management-System?
Lange Zeit wurden behördliche Formulare ausschließlich in Papierform ausgegeben. Etwas moderner ist die Lösung, PDF-Dateien zum Download anzubieten, die dann aber auch wieder manuell ausgefüllt, ausgedruckt und per Post verschickt werden müssen. Im Gegensatz dazu bietet das Formular-Management-System einige Vorteile, da der Anwender die Formulare interaktiv ausfüllen und bestenfalls auch direkt an die richtige Behörde verschicken kann.
Weniger Aufwand
In erster Linie spart das Formular-Management-System viel Aufwand. Mussten Formulare früher zunächst angefordert, ausgedruckt, korrekt ausgefüllt und dann per Post verschickt werden, kann der gesamte Prozess heute digital funktionieren. Jeder Anwender kann auf der Webseite der betreffenden Behörde mithilfe einer Suchfunktion das für sein Anliegen passende Formular auswählen, ausfüllen und als PDF- oder XML-Datei exportieren.
Das FMS leitet die Formulare zudem durch behördeninterne Schnittstellen automatisiert an die zuständige Stelle weiter, was den gesamten Prozess beschleunigt.
Kostenersparnis
Wenn früher ein einziges Feld auf einem Formular falsch ausgefüllt war, konnte der gesamte Prozess nicht weiterlaufen. Korrekturen mussten im Nachhinein angegeben oder gleich das ganze Formular erneut ausgefüllt und per Post zugeschickt werden. Dies bremst den Arbeitsprozess aus und verursacht Kosten. Außerdem ist kein Papier mehr nötig und Portokosten fallen weg.
Fehlervermeidung
Beim Ausfüllen eines Formulars zeigt das Formular-Management-System fehlende Felder direkt an und vermeidet so Fehler durch Auswahllisten für einzelne Felder. So ist sichergestellt, dass alle relevanten Felder korrekt ausgefüllt sind, bevor das Formular ausgegeben wird.
Anwendungsbeispiel: Export von Waren in das EU-Ausland
Ein Geschäftsvorgang, der besonders viele Formulare im B2G-Bereich benötigt, ist der Export von Waren aus Deutschland in das EU-Ausland. Dies ist mithilfe des Formular-Management-Systems digital möglich. So können Formulare wie die Ausfuhranmeldung, das Ursprungszeugnis sowie Versicherungs- und Transportdokumente über das FMS auf der Website des Finanzministeriums digital ausgefüllt und eingereicht werden. Das FMS sorgt dafür, dass die Formulare alle relevanten Angaben enthalten und an die zuständige Behörde geschickt werden. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern verhindern auch, dass Ihre Waren an der Grenze aufgehalten werden und zu spät bei Ihrem Kunden ankommen.
Datenaustausch mit SAP
Für den Datenaustausch zwischen SAP-Systemen und dem Formular-Management-System gibt das Informationstechnik Zentrum des Bundes den SAP Business Connector als Lösung an. SAP wird den Business Connector ab 2027 allerdings nicht mehr unterstützen. Als Alternative kommt die SAP Cloud Platform Integration (SAP CPI) infrage. Hierbei handelt es sich um eine Cloud-basierte Anwendung zur Standardisierung und Automatisierung der Kommunikation von Unternehmen mit Behörden.
Fazit
Die Einführung des Formular-Management-Systems bildet einen wichtigen Schritt der deutschen Behörden auf dem Weg der Digitalisierung. Unternehmen profitieren im B2G-Bereich davon, dass sie Formulare einfacher finden, ausfüllen und verschicken können. Sie können bei Bundesbehörden wie dem Finanzministerium über das Formular-Management-System Formulare in Bereichen wie Steuer oder Zoll finden und ausfüllen. Dies spart vor allem bei komplizierten geschäftlichen Abläufen, die verschiedene Formulare bei unterschiedlichen Behörden erfordern, Zeit und Geld.
Perspektivisch wird gerade die Funktion, im FMS ausgefüllte Formulare direkt an die richtige Behörde verschicken zu können, ausgebaut werden, um die Kommunikation weiter zu vereinfachen.
Strategieworkshop SAP Output Management
Im Strategieworkshop SAP Output Management erarbeiten Sie gemeinsam mit uns eine Strategie und eine Roadmap Ihres Formularwesens. Jetzt lesen!
Weitere Informationen
- Website des Informationstechnik Zentrums des Bundes
- Website des Formular-Management-Systems
- SAP DMS (Dokumentenmanagement; Knowhow)
FAQ
Was ist das Formular-Management-System (FMS)?
Das Formular-Management-System ist eine digitale Plattform, die es ermöglicht, Formulare von öffentlichen Behörden einfach zu finden und auszufüllen. Es unterstützt Anwender dabei, Formulare digital auszufüllen, erkennt dabei z.B. fehlende Felder und ermöglicht häufig eine digitale Signatur.
Welche Vorteile bietet das Formular-Management-System für Unternehmen?
Das FMS spart Zeit und Kosten, da es den gesamten Prozess der Formularbearbeitung digitalisiert. Unternehmen müssen Formulare nicht mehr in Papierform anfordern, ausfüllen und per Post verschicken. Zudem werden Fehler beim Ausfüllen vermieden.
Kann ich Formulare direkt im Formular-Management-System ausfüllen?
Ja, viele Formulare im FMS sind interaktiv und können direkt online ausgefüllt werden. Das System zeigt fehlende oder fehlerhafte Felder an, bevor das Formular ausgegeben wird.
Welche Formate stehen im Formular-Management-System zur Verfügung?
Die meisten Formulare können als PDF heruntergeladen und ausgefüllt werden. Viele sind auch in digitalen Formaten wie XML verfügbar, was eine direkte Integration in elektronische Systeme ermöglicht.
