SAP Formulartechnologien
Inhaltsverzeichnis
Was sind Formulare in SAP?
SAP-Formulare dienen dazu, Daten aus SAP-Systemen übersichtlich darzustellen. Sie bilden ein wesentliches Element zahlreicher interner Geschäftsprozesse wie etwa Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge sowie externer Prozesse wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Mahnungen.
Welche SAP Formulartechnologien gibt es?
Es gibt drei SAP-Formulartechnologien, die Stand März 2025 in Unternehmen genutzt werden: Das veraltete SAPscript, das ebenfalls in die Jahre gekommene Smart Forms und das aktuelle Adobe Forms. Im Folgenden ein kurzer Überblick über die Formulartechnologien und deren Funktionen.
SAPscript
SAPscript wurde bereits 1982 mit SAP R/2 eingeführt und ist auch heute noch bei vielen Unternehmen im Einsatz. Zwar ist SAPscript grundsätzlich mit dem aktuellen SAP S/4HANA kompatibel, allerdings wirken die damit erzeugten Formulare veraltet und bieten keine Möglichkeit, die Cloud-Funktionalitäten von S/4HANA zu nutzen. Zudem erfolgt die Erstellung der Formulare ausschließlich über die Programmiersprache ABAP, wobei kein grafischer Editor zur Verfügung steht, Änderungen am Formular also nicht direkt sichtbar sind. Für die Nutzung dieser Technologie sind also Erfahrung und technische Kenntnisse notwendig.
SAP hat angekündigt, den Mainstream-Support für SAPscript Ende 2025 einzustellen. Eine Weiterentwicklung der Technologie findet nicht mehr statt. mindsquare empfiehlt Unternehmen, die aktuell noch SAPscript einsetzen, den Nachfolger Smart Forms zu überspringen und rechtzeitig auf die moderne Formulartechnologie Adobe Forms umzusteigen. Damit sind Ihre Formulare in jedem Fall gut für die Zukunft gerüstet.
Smart Forms
Smart Forms wurde als Nachfolger von SAPscript eingeführt und ist seit 2001 im Einsatz. Die Software verfügt über einen benutzerfreundlichen grafischen Editor, mit dem Formulare einfach per Drag & Drop erstellt werden können. Sie sehen also direkt am Formular, wenn Sie eine Änderung vornehmen, was die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zum Vorgänger stark erhöht.
Jedoch weist Smart Forms einige Nachteile auf: SAP stellt nur eine begrenzte Anzahl an Standardformularen und -Druckprogrammen bereit, was zu zusätzlichem Aufwand bei der Formularerstellung führen kann. Auch die Ausgabe von Formularen mit Barcodes ist nur eingeschränkt möglich.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen S/4HANA nutzen, können Sie auch Smart Forms als Formulartechnologie verwenden. Wenn Sie die Migration zu S/4HANA planen, bietet es sich jedoch an, in diesem Zuge auch die Formulare auf das aktuelle Adobe Forms zu migrieren. So lassen sich Kompatibilitätsprobleme vermeiden und die Formulare technisch auf den neuesten Stand bringen. Außerdem vermeiden Sie so, dass Sie in ein paar Jahren, wenn Smart Forms eingestellt wird, noch einmal die Formulartechnologie wechseln müssen.
Adobe Forms
Adobe Forms, offiziell als SAP Interactive Forms by Adobe bezeichnet, ist die modernste der SAP Formulartechnologien. Die Software ist sehr gut kompatibel mit S/4HANA, bereits seit rund 20 Jahren im Einsatz und löst die Vorgängertechnologien SAPscript und Smart Forms zunehmend ab. Insbesondere hinsichtlich Gestaltungsmöglichkeiten und Leistungsfähigkeit bietet Adobe Forms klare Vorteile gegenüber älteren Technologien: Die Erstellung von Formularen ist nicht nur einfacher, sondern auch optisch ansprechender und zeitgemäßer.
Interaktive Formulare
Mit Adobe Forms lassen sich interaktive Formulare erstellen. So kann beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter Formulare auf einem Tablet offline ausfüllen und diese anschließend, sobald wieder eine Internetverbindung besteht, automatisch ins SAP-System übertragen. Mit dieser Funktion übertrifft Adobe Forms die älteren SAP-Formulartechnologien.
Interactive Forms in Adobe Forms (Quelle: SAP)
Adobe LiveCycle Designer
Der Adobe LiveCycle Designer ist ein Werkzeug innerhalb von Adobe Forms, mit dem Formulare intuitiv per Drag & Drop erstellt werden können. Besonders praktisch ist dabei die Nutzung von Formularfragmenten: Ändert sich beispielsweise ein Logo, genügt eine Anpassung, um dieses Element automatisch in allen Formularen zu aktualisieren. Obwohl viele Unternehmen den LiveCycle Designer einsetzen, endet der SAP Mainstream-Support für dieses Tool Ende 2025.
Dennoch bleibt der LiveCycle Designer häufig weiterhin im Einsatz, da die Migration auf den Nachfolger Adobe Experience Manager oftmals als zu komplex angesehen wird.
Adobe Experience Manager
Der Adobe Experience Manager (AEM) ist weit mehr als eine Formularsoftware: Er bietet Funktionen zur Erstellung und Verwaltung mehrerer Webseiten sowie zur Personalisierung von Inhalten, wodurch er sich als leistungsstarkes Content-Management-System (CMS) etabliert hat. AEM ist zudem hervorragend mit anderen Adobe-Produkten integrierbar.
Allerdings verlangt der umfangreiche Funktionsumfang eine gewisse Einarbeitungszeit und verursacht vergleichsweise hohe Kosten. Daher eignet sich AEM vor allem für größere Unternehmen.
Adobe Document Services
Die Adobe Document Services (ADS) bilden die technische Basis von Adobe Forms und generieren PDF-Dokumente aus Formularen, die im LiveCycle Designer erstellt wurden. Zusätzlich unterstützen die ADS Funktionen wie Kommentieren, Signieren oder das Einbetten weiterer Dokumente in PDF-Dateien.
Für die Nutzung von Adobe Forms On-Premise ist ein eigener SAP-Server mit Java Stack als Plattform erforderlich. Hierbei ist zu beachten, dass SAP diese Variante nur bis Ende 2027 regulär unterstützt. Danach besteht die Möglichkeit, den Support bis 2030 kostenpflichtig zu verlängern oder auf eine Cloud-Lösung umzusteigen.
SAP Forms Service by Adobe
SAP Forms Service by Adobe ist die cloudbasierte Variante von Adobe Forms und läuft auf der SAP Business Technology Platform. Neben der Erstellung und Bearbeitung interaktiver PDF-Dokumente lässt sich dieser Service auch unabhängig von SAP-Systemen nutzen. Als Cloud-Lösung entfällt der Aufwand für Infrastruktur und Wartung. Nachteilig können jedoch die Kosten sein, da SAP hier basierend auf dem verwendeten Formularvolumen abrechnet, was die Planung erschwert.
Formular-Frameworks für SAP Formulartechnologien
Für Unternehmen mit umfangreichem Formularbestand empfiehlt sich ein Formular-Framework, das eine einheitliche Struktur aus wiederverwendbaren Elementen wie Logos oder Adressfeldern ermöglicht.
Formular-Frameworks erlauben zudem eine zentrale Verwaltung von Regeln zur Gestaltung der Formulare, etwa in Bezug auf Fußzeilen oder andere Corporate-Design-Elemente. Dies erleichtert Anpassungen erheblich: Ändert sich beispielsweise die Geschäftsleitung, genügt eine zentrale Aktualisierung im Framework, die automatisch in allen relevanten Formularen umgesetzt wird.
Nachrichtensteuerung
Ein etabliertes Standard-Framework in SAP seit den 1990er Jahren ist die Nachrichtensteuerung (NAST). Diese ist tief in SAP integriert und auch in S/4HANA weiterhin nutzbar, allerdings nur On-Premises. Sie ist außerdem gut kompatibel mit allen SAP-Formulartechnologien. NAST basiert direkt auf ABAP und erfordert daher Programmierkenntnisse für Anpassungen und Weiterentwicklungen.
Business Rule Framework plus
Das Business Rule Framework plus (BRF+) wurde 2010 eingeführt und stellt heute die Standardlösung für die Ausgabesteuerung in S/4HANA dar, insbesondere auch in der Cloud-Version. Anders als NAST ermöglicht BRF+ eine visuelle Darstellung der Geschäftsregeln, wodurch Änderungen auch für Nutzer ohne umfangreiche Programmierkenntnisse machbar sind. Dennoch empfiehlt SAP weiterhin die Nutzung von NAST On-Premises, sofern diese zuverlässig arbeitet und die gewünschten Ergebnisse liefert.
Migration der Formulare zu SAP S/4HANA
Da Adobe Forms die Standardtechnologie für S/4HANA ist, sollten Unternehmen im Zuge der Migration ihres SAP-Systems von einer der älteren SAP-Formulartechnologien auf die aktuelle Technologie umstellen. In der Praxis empfiehlt es sich, zunächst eine Bestandsaufnahme durchzuführen, um eingesetzte Technologien und die wichtigsten Formulare zu identifizieren.
Anschließend erfolgt eine gezielte Migration der SAP Formulare in S/4HANA, wobei zuerst die häufigsten Formulare bearbeitet werden. Auf diese Weise erreichen Unternehmen schnell eine hohe Abdeckung und können ihren Betrieb weitgehend störungsfrei aufrechterhalten. Danach folgen seltener genutzte und spezifische Formulare.
Fazit: SAP Formulartechnologien
Bei der Wahl der passenden Formulartechnologie für Ihr Unternehmen kommt es darauf an, wie wichtig Ihnen ein modernes Erscheinungsbild und der benutzerfreundliche Umgang mit den Formularen sowie interaktive Nutzungsmöglichkeiten sind.
Wenn Sie seit Jahren SAPscript oder Smart Forms für einfache Formulare einsetzen und nicht davon ausgehen, dass sich daran mittelfristig etwas ändert, können Sie auch weiterhin diese Technologien nutzen. Den fehlenden Support können Sie durch das angesammelte Knowhow zu diesen Technologien in Ihrem Unternehmen und im Internet ausgleichen.
Der Wechsel zu Adobe Forms ist in jedem Fall sinnvoll, wenn Sie ohnehin auf S/4HANA migrieren. Adobe Forms ist bereits erprobt und bietet einen weitaus größeren Funktionsumfang als die Vorgängerlösungen. Sie profitieren außerdem von der Benutzerfreundlichkeit und den Cloud-Funktionen.
Wenn Sie mehr über Adobe Forms erfahren möchten oder Unterstützung beim Wechsel auf die aktuelle Formulartechnologie von SAP benötigen, kontaktieren Sie uns gerne. Als Spezialisten für SAP-Formulare stehen wir Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.
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Weitere Informationen
FAQ
Was sind SAP-Formulare?
SAP-Formulare dienen der übersichtlichen Darstellung von Daten aus SAP-Systemen. Sie werden sowohl für interne Geschäftsprozesse (z. B. Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge) als auch für externe Prozesse (z. B. Rechnungen, Lieferscheine) eingesetzt.
Welche SAP-Formulartechnologien gibt es aktuell?
Stand März 2025 sind drei SAP-Formulartechnologien im Einsatz: das ältere SAPscript, das etwas modernere Smart Forms und die aktuelle Technologie Adobe Forms.
Warum ist Adobe Forms die empfohlene Formulartechnologie für S/4HANA?
Adobe Forms bietet zahlreiche Vorteile, etwa eine bessere Benutzerfreundlichkeit, modernere Gestaltungsmöglichkeiten und interaktive Nutzungsmöglichkeiten, die auch Offline-Einsätze ermöglichen. Adobe Forms ist optimal mit S/4HANA kompatibel und wird von SAP langfristig unterstützt.
Ist ein Wechsel von älteren Formulartechnologien auf Adobe Forms verpflichtend?
Ein Wechsel ist nicht verpflichtend, aber ratsam, insbesondere im Rahmen einer Migration auf SAP S/4HANA. Da der Support für SAPscript und mittelfristig auch für Smart Forms ausläuft, empfehlen wir einen rechtzeitigen Wechsel zu Adobe Forms, um zukunftssicher aufgestellt zu sein.
