Spool
Inhaltsverzeichnis
Was ist Spool?
Spool (simultaneous peripheral operations online) beschreibt einen Prozess im Outputmanagement. Dabei geht es üblicherweise um das Drucken von Dokumenten.
Möchte ein Nutzer eine einzelne Dokument-Seite von einem Drucker (peripheral) ausdrucken lassen, könnte er das Dokument direkt an den Drucker schicken und dieser druckt es dann aus. Nutzer möchten jedoch oft das Drucken eines Dokuments beauftragen und noch während des Druckprozesses einen weiteren Druckauftrag anstoßen (simultaneous operations). Außerdem haben Dokumente oft mehrere Seiten. Da Drucker von sich aus einen sehr kleinen internen Speicher haben, kämen sie hier bei großen Dokumenten oder mehreren Druckaufträgen hintereinander schnell an ihre Grenzen.
Aus diesem Grund werden Druckaufträge in einer Warteschlange zwischengespeichert. In dieser Warteschlange befindet sich das Dokument als Spool-Datei. Der Drucker verarbeitet diese Spool-Dateien dann nach und nach. Diese Dateien sind auf dem Spool-Server gespeichert (online). Damit der Drucker die Dokumente in der richtigen Reihenfolge druckt, verwaltet der Server den gesamten Prozess und versorgt den Drucker mit den passenden Dokumenten.
Der Zwischenschritt des Druckprozesses über eine Warteschlange wird noch wichtiger, wenn beispielsweise in einem Büro 20 Computer mit drei Druckern verbunden sind. Der Spool-Server muss hier nicht nur die Dokumente in der richtigen Reihenfolge an die Drucker weiterleiten. Wenn ein Mitarbeiter gerade einen 100-Seiten-Vertrag auf Drucker A ausdruckt, muss der Spool-Server die zwischenzeitlich entstehenden Druckaufträge an Drucker B weiterleiten.
Der gesamte Spool-Prozess ist somit ein wichtiger Bestandteil des modernen Outputmanagements in Unternehmen. Er ermöglicht eine effiziente und flexible Handhabung der verschiedenen Ausgabekanäle und vermeidet eine Überlastung der Systemressourcen.
Vorteile von Spool
Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die insbesondere in größeren Unternehmen und bei komplexeren IT-Infrastrukturen eine Rolle spielen.
Beschleunigung
Durch das Spooling können mehrere Nutzer das Drucken mehrerer Dokumente schnell hintereinander beauftragen. Der Drucker erhält dann aus der Spooling-Software einen Druckauftrag nach dem anderen in der richtigen Reihenfolge. Die Nutzer müssen also nicht warten, bis der Drucker ein Dokument gedruckt hat, um dann das nächste Dokument drucken zu lassen.
Optimierung der Ressourcen
Da der Server die Spool-Dateien im Hintergrund verwaltet, erfolgt der Zugriff auf die Ausgabegeräte koordiniert. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und zu einer Minimierung von Wartezeiten, da Druckaufträge oder andere Ausgaben im Hintergrund zwischengespeichert und in geordneter Reihenfolge abgearbeitet werden.
Erhöhte Flexibilität
Durch die zentrale Verwaltung der Spool-Dateien kann der Benutzer flexibel entscheiden, wann und auf welchem Gerät die Ausgabe erfolgen soll. Dies erleichtert die Ausgabe von Dokumenten an verschiedene Drucker.
Skalierbarkeit
Spoolsysteme können in großen Unternehmen sehr leicht skaliert werden. Wenn mehrere Drucker oder Ausgabegeräte benötigt werden, kann die Spool-Lösung einfach erweitert werden, ohne dass die gesamte Infrastruktur umgebaut werden muss.
Spool in SAP
In SAP-Systemen spielt Spool eine entscheidende Rolle im Outputmanagement, insbesondere bei der Verwaltung von Druckaufträgen und der Erzeugung von Ausgabedokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen oder Berichten mithilfe der SAP-Druckprogramme.
SAP nutzt das sogenannte SAP Spool-System, das den Druck von Dokumenten und die Verwaltung der Ausgabedaten steuert. Eine Liste aller Spool-Aufträge können sich Nutzer mit der Transaktion SP01 anzeigen lassen. Für eine Liste der eigenen Aufträge dient die Transaktion SP 02.
Im Spool-System können Sie sich die Aufträge sortiert nach der jeweiligen Formulartechnologie wie SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms anzeigen lassen. Hier können Sie auch weitere Selektionskriterien angeben.
Das System umfasst mehrere Hauptkomponenten.
Spool-Request
Ein Spool-Request ist eine Art Container, der die Daten für den Druckauftrag enthält. In SAP wird dieser Request nach der Erstellung eines Dokumentes (z. B. einer Rechnung) generiert und im Spool-System gespeichert.
Spool-Server
Wie bereits erläutert ist dieser Server für die Verwaltung der Spool-Dateien zuständig. Er nimmt die Druckaufträge entgegen und gibt sie, abhängig von der Priorität und den verfügbaren Ressourcen, an die entsprechenden Drucker oder Ausgabegeräte weiter.
Druckprozessor
Der Druckprozessor konvertiert die in der Datei gespeicherten Daten in das Format, das vom Drucker oder dem Ausgabegerät benötigt wird. Adobe Forms ermöglicht beispielsweise die Nutzung der folgenden Formate:
- PostScript
- PCL (Printer Command Language)
- ZPL (Zebra Programming Language)
- PDF (Portable Document Format)
Spool-Tickets
In SAP können spezielle “Spool-Tickets” erstellt werden, die eine detaillierte Übersicht über den Status eines Druckauftrags liefern. Diese Tickets enthalten Informationen über das Erstellungsdatum, den Ausgabedrucker, die Druckeinstellungen und den Fortschritt des Druckprozesses.
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Fazit
Spool spielt eine zentrale Rolle im Outputmanagement, insbesondere in komplexen Unternehmensumgebungen, in denen viele Druckaufträge gleichzeitig verarbeitet werden müssen. Durch die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Druckaufträgen ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie die Entkopplung von Anwendungen und Ausgabegeräten, Fehlerbehandlung und eine hohe Flexibilität bei der Auswahl von Ausgabekanälen.
In SAP ist das Spool-System wichtig, da es eine zentrale Verwaltung von Druckaufträgen ermöglicht und sich problemlos in andere SAP-Anwendungen integrieren lässt.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Spool? Lassen Sie uns gerne einen Kommentar da oder vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Mindforms-Experten für das Outputmanagement!
FAQ
Was ist Spool im Kontext des Outputmanagements?
Spool, abgekürzt für „simultaneous peripheral operations online“, bezeichnet den Prozess, dass Dokumente, die ein Nutzer ausdrucken möchte, nicht direkt an den Drucker geschickt, sondern zunächst in einer Warteschlange zwischengespeichert werden. Diese Daten werden dann nach und nach verarbeitet, wodurch die direkte und sofortige Übermittlung an das Gerät vermieden wird.
Welche Vorteile bietet dieser Prozess?
Der Spool-Prozess sorgt dafür, dass Nutzer gleichzeitig mehrere Aufträge an einen oder mehrere Drucker schicken können. Dies ist besonders vorteilhaft in Büros mit vielen Mitarbeitern und mehreren Druckern. Die Nutzer können so flexibler Dokumente ausdrucken und die vorhandenen Ressourcen des Outputmanagements optimal ausnutzen.
Wie funktioniert der Spool-Prozess in SAP?
In SAP wird dieser Prozess durch das sogenannte SAP Spool-System verwaltet. Dieses System nimmt Druckaufträge entgegen, speichert sie in speziellen Dateien und leitet sie je nach Verfügbarkeit und Priorität an die entsprechenden Ausgabegeräte weiter. Mit Transaktionen wie SP01 und SP02 können Nutzer ihre Spool-Aufträge einsehen. SAP bietet eine zentrale Verwaltung, bei der Druckaufträge nach unterschiedlichen Kriterien, wie Formulartechnologien (SAPscript, Smart Forms, Adobe Forms), sortiert werden können.
Wer kann mir beim Thema Spool helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Spool benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
