XML
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- XML ist ein universelles, textbasiertes Metadatenformat zur strukturierten Beschreibung und Validierung von Daten. Es bleibt trotz Konkurrenz durch JSON unverzichtbar, wo formale Strenge, Validierbarkeit und regulatorische Anforderungen gelten.
- Eigenschaften & Vorteile von XML: Plattformunabhängig, erweiterbar und streng formalisiert ermöglicht XML eine präzise Definition von Datentypen und Strukturen (mittels DTD/XSD). Das Format trennt Inhalt von Darstellung und bietet ein stabiles Fundament für Automatisierung, Auditierbarkeit und Langzeitarchivierung.
- Einsatz in Unternehmen & E-Rechnung: XML ist zentraler Standard für elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) und zahlreiche Geschäftsprozesse wie Produktdatenmanagement, Finanzreporting oder technische Dokumentation. Es garantiert rechtskonforme, maschinenlesbare und automatisierbare Abläufe.
- Rolle im SAP-Umfeld: In SAP-Systemen bildet XML die einheitliche Austauschschicht zwischen Daten, Layouts und Geschäftslogik (z. B. Smart Forms, Adobe Forms, BRF+). Es bleibt essenziell für rechtssichere Output-Prozesse, während JSON parallel für agile Web-APIs genutzt wird – beide Formate ergänzen sich dauerhaft.
Was ist XML?
Das XML-Format wurde 1998 vom World Wide Web Consortium (W3C) als universelles, textbasiertes Metadatenformat vorgestellt. Es beschreibt Daten in hierarchischen Element-Baumstrukturen, die von sogenannten Tags eingerahmt werden. Jede Datei ist zugleich selbstbeschreibend: Durch die Möglichkeit, Schemas (DTD oder XSD) zu hinterlegen, lassen sich erlaubte Elemente und Datentypen formal festlegen.
Die XML-Datei einer Kundenbestellung in einem fiktiven Online-Shop kann beispielsweise so aussehen:
Eine Bestellung im XML-Format
Die hier zu erkennende Struktur der XML nennt sich Baumstruktur. Sie untergliedert sich in sogenannte Knoten, in welchen die sogenannten Attribute enthalten sind. Die Knoten beginnen immer mit ihrer Bezeichnung, beispielsweise “<Kunde>” und Enden mit der Bezeichnung, vor die ein Slash gesetzt ist, wie “</Kunde>”. Die Attribute in diesen Knoten können über Pfade angegeben werden: “Bestellung/Kunde/Name”. Die optische Einrückung der Knoten dient der besseren Übersicht für menschliche Nutzer, Computer benötigen diese zusätzliche Strukturierung nicht.
Die wesentlichen Merkmale des XML-Formats sind:
- Plattformunabhängig: Unicode-basierter Klartext, der auf jedem Betriebssystem gelesen und verarbeitet werden kann.
- Erweiterbar: Eigene Tags und Namensräume ermöglichen domänenspezifische Vokabulare, ohne die Kernsyntax zu verändern.
- Strikt formalisiert: Wohlgeformtheit und Validität werden maschinell überprüft; Verstöße führen zu sofortigen Fehlermeldungen in Parsern.
- Transformierbar: Mittels XSLT lassen sich XML-Quellen in andere Dialekte dieses Formats, HTML oder PDF überführen.
Damit ist diese Auszeichnungssprache weniger ein Datenformat als ein beschreibbares Container-Prinzip, auf dem unzählige branchenspezifische Standards – von XBRL (Finanzberichterstattung) bis HL7 (Medizin) – aufsetzen.
Vorteile des XML-Standards
Das XML-Format vereint eine Reihe von Eigenschaften, die in Summe erklären, warum das Format auch nach Jahrzehnten den Kern zahlreicher geschäftskritischer Anwendungen bildet.
Plattformunabhängige Offenheit
An erster Stelle steht seine plattformunabhängige Offenheit. Die Spezifikation wird vom W3C lizenzfrei bereitgestellt, basiert vollständig auf Unicode-Klartext und lässt sich deshalb zuverlässig auf allen Betriebssystemen und Hardwarearchitekturen verarbeiten – von Mainframes bis zu Cloud-Containern.
Trennung von Inhalt und Präsentation
Ein zweiter Vorteil ist die strikte Trennung von Inhalt und Präsentation. Ein XML-Dokument enthält ausschließlich semantische Informationen. Wie diese Daten später visualisiert oder weiterverarbeitet werden, legen erst nachgeschaltete Stylesheets, Transformationen oder Anwendungen fest. Durch diesen Ansatz bleibt das Datenmodell stabil, selbst wenn Oberflächen oder Ausgabekanäle wechseln.
Strukturtreue
Besonders geschätzt wird das XML-Format wegen seiner formal beschreibbaren Strukturtreue. Mit Hilfe von DTD, XSD, Relax NG oder Schematron lassen sich erlaubte Elemente, Datentypen, Kardinalitäten und Wertebereiche präzise festlegen. Parser prüfen eingehende Dateien sofort auf Wohlgeformtheit und Validität; fehlerhafte Instanzen werden konsequent abgewiesen. In stark regulierten Bereichen– etwa bei E-Rechnungen, Finanzreporting oder medizinischen Befunden – schafft diese harte Validierungsebene des XML-Formats die Grundlage für Dunkelverarbeitung und Auditierbarkeit.
Erweiterbarkeit
Die Erweiterbarkeit ist ein weiterer Schlüssel: Eigene Namensräume ermöglichen, branchenspezifische Tags zu definieren, ohne bestehende Anwendungen zu kompromittieren. Neue Versionen eines Vokabulars koexistieren damit gefahrlos neben älteren Releases.
Ausgereiftes Ökosystem
Schließlich profitiert das XML-Format von einem ausgereiften Ökosystem. Technologien wie XSLT, XPath, XQuery, XLink und XForms ermöglichen komplexe Transformationen, Abfragen oder Formularworkflows, ohne proprietäre Codebasis. Werden große Datenmengen gestreamt, sorgen Ereignis-Schnittstellen wie SAX oder StAX für eine speicherschonende Verarbeitung.
Vergleich XML-Dokumente und JSON
Die beiden Formate verfolgen dasselbe Ziel, nämlich strukturierte Daten systemübergreifend zu transportieren. Sie folgen jedoch unterschiedlichen Paradigmen, die sich sowohl in der Syntax als auch in den Einsatzszenarien widerspiegeln.
Das XML-Format basiert auf einer tagorientierten Baumstruktur, die Attribute und gemischten Inhalt unterstützt und durch Namespaces eindeutig erweitert werden kann. JSON setzt dagegen auf verschachtelte Schlüssel-Wert-Paare und Arrays, wodurch ein äußerst kompaktes, auf reine Datenelemente reduziertes Format entsteht. Aus dieser Divergenz resultieren verschiedene Stärken: JSON überzeugt besonders in browserbasierten REST-APIs, weil JavaScript die Notation unmittelbar interpretieren kann.
XML-Dokumente punkten dort, wo formale Strenge gefordert ist. Das Format erzwingt eine Validität, die noch nicht in vergleichbarer Tiefe durch das JSON-Schema abgedeckt wird.
Darüber hinaus differieren beide Formate in der Transformation und Streaming-Fähigkeit. Das XML-Format besitzt mit XSLT und XPath ausgefeilte, standardisierte Werkzeuge, um Dokumente serverseitig in andere Dialekte, HTML oder PDF zu überführen. Demgegenüber erfolgen JSON-Transformationen meist ad hoc in Programmiersprachen.
Bei sehr großen Dateien ermöglicht ein ereignisgesteuerter SAX- oder StAX-Parser speicherschonendes Einlesen einzelner XML-Fragmente; JSON erfordert oftmals das vollständige Parsen in den Arbeitsspeicher. Kommentierung, Mixed-Content und die Möglichkeit, Metadaten als Attribute zu modellieren, verschaffen XML-Dateien zusätzliche Flexibilität in komplexen Dokumentstrukturen.
Im Ergebnis koexistieren beide Formate in modernen Architekturen. Während JSON den agilen Datenaustausch mit niedriger Latenz bedient, sichert das XML-Format langfristige Interoperabilität, Compliance und dokumentenorientierte Workflows. Diese komplementäre Aufgabenteilung wird sich auch künftig fortsetzen, da jedes Format seine spezifische Domäne behält.
Einsatz des XML-Standards in Unternehmen
Für Unternehmen ist das XML-Format heute untrennbar mit dem Thema E-Rechnung verknüpft. Seit dem 1. Januar 2025 sind deutsche Firmen verpflichtet, eingehende B2B-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu akzeptieren – de facto XML nach der europäischen Norm EN 16931.
Hierfür haben sich in Deutschland zwei Standards etabliert. XRechnung bildet die reine XML-Spezifikation des Normprofils; sie wird von Bund, Ländern und inzwischen auch von großen Privatunternehmen genutzt. ZUGFeRD kombiniert dasselbe Datenmodell – hier „Factur-X“ genannt – mit einem eingebetteten PDF/A-3-Dokument. Diese Hybridform erleichtert die menschenlesbare Darstellung, ohne die automatisierte Dunkelverbuchung zu gefährden.
In beiden Fällen stellt das XML-Segment die maßgebliche Rechtsgrundlage für die E-Rechnungen dar: Prüfsysteme lesen Steuerschlüssel, Beträge und Zahlungsfristen direkt aus dem Datenstrom, während die Schema-Validierung sicherstellt, dass alle Pflichtfelder normkonform gefüllt sind.
Über die Rechnungsstellung hinaus bildet das XML-Format das Rückgrat zahlreicher weiterer Geschäftsprozesse. Produktdaten gelangen per BMEcat oder OCI von Herstellern in ERP-Kataloge, Finanzabteilungen übermitteln Jahresabschlüsse als XBRL an Behörden und Personalabteilungen erzeugen Lohnsteuer-Meldungen in ELSTER-XML. In der technischen Redaktion sichern DITA und DocBook eine konsistente Publikation von Handbüchern, während in der Produktion OPC UA-Nodes XML-Serialisierungen für Maschinen-Telemetrie bereitstellen. Sogar klassische EDI-Abläufe migrieren auf XML-Dialekte wie UBL, um Nebenläufe mit Web-Services zu harmonisieren.
Gemeinsam ist all diesen Szenarien, dass XML-Dokumente als einheitlicher Container dienen, der sowohl formale Validierung als auch langfristige Archivierung garantiert. Unternehmen profitieren dadurch von zuverlässiger Prozessautomatisierung, geringer Fehlerrate und Rechtssicherheit – Qualitäten, die in modernen Output- und Formularlandschaften unverzichtbar sind.
XML-Standard und SAP
Innerhalb von SAP-Landschaften spielt das XML-Format eine Schlüsselrolle im Formular- und Outputmanagement, weil strukturierte Datendateien von der Businesslogik bis zum endgültigen Dokumentenlayout konsistent transportiert und validiert werden.
- Smart Forms und SAPscript: Export im XSF-Format (XML for Smart Forms) liefert rein datenorientierte Strukturen, welche externe Konverter in PDF, PostScript oder ZPL überführen, ohne das ABAP-Layout neu kompilieren zu müssen.
- Adobe Forms: die Adobe Document Services nutzen ebenfalls XML, beispielsweise, um eine PDF/A-Datei mit einer ZUGFeRD-XML zu versehen.
- BRF+ Output Control in S/4HANA: Entscheidungsregeln erzeugen zunächst ein generisches XML-Datenmodell der Geschäftstransaktion; XSLT-Transformationen leiten daraus sprach- oder kundenindividuelle Formulare ohne Programmcodeänderung ab.
- SAP Integration Suite (Cloud Integration, PI/PO): XI-Nachrichten, IDoc-XML und OData-Services verwenden das XML-Format, um Bestellungen, Lieferavis oder E-Rechnungen zwischen On-Premises- und Cloudsystemen sicher zu übermitteln.
- SAP Cloud Output Management: Das Document Management Service in BTP akzeptiert XML-Datenströme, verwandelt sie mit serverseitigen XSL-FO-Engines in PDF, sendet Druckaufträge an SAP Print Service oder archiviert sie in ILM.
- SAP Solution Extensions (Global Label, Document Presentment): Branchenlösungen erzeugen etiketten- oder chargenspezifische XML-Instanzen, übergeben diese an BarTender-, Loftware- oder OpenText-Engines, wodurch sich Compliance-Labels und Massendruck zentral steuern lassen.
- Digitale Signaturen: XML-basierte XAdES-Container verlassen SAP an qualifizierte Trust-Center.
Gemeinsam ist allen Szenarien, dass das XML-Format als einheitliche Austauschschicht Layout, Daten und Geschäftsregeln trennt. Auf diese Weise verkürzt es Releasezyklen, senkt Outputkosten und erfüllt verlässlich streng gesetzliche Formatanforderungen.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Fazit
XML bleibt für die digitale Unternehmenskommunikation weiterhin bedeutsam. Seine strenge Formalisierung, Standardvielfalt und Langzeitstabilität machen das Format gerade dort unersetzlich, wo Rechtskonformität, Prozessautomatisierung und Systeminteroperabilität essenziell sind.
Die jüngste Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung in Deutschland unterstreicht die Relevanz des XML-Formats. Gleichzeitig zeigt die SAP-Welt, dass der XML-Standard keineswegs Vergangenheit ist, sondern als zentrale Daten- und Layoutschicht moderne Output-Management-Architekturen trägt – von Smart Forms über Adobe XDP bis hin zu cloudbasierter Formularproduktion. XML-Dokumente und JSON werden deshalb auch künftig komplementär eingesetzt: JSON für schnelle, leichte Web-APIs, das XML für robuste, regelbasierte Geschäftsprozesse.
Websession: XML
Bleiben bei Ihnen noch Fragezeichen zum Thema XML? Vereinbaren Sie doch eine Websession mit unseren Formularexperten und klären Sie Ihre Fragen!
Dieser Artikel erschien bereits im Juni 2025. Der Artikel wurde am 15.10.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist XML und warum ist es für Unternehmen wichtig?
XML (Extensible Markup Language) ist eine seit über 25 Jahren etablierte Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten in hierarchischen Baumstrukturen beschreibt. Es ist besonders wichtig für Unternehmen, da es eine strenge Strukturierung, Validierbarkeit und langfristige Archivierung ermöglicht – alles essenziell für geschäftskritische Prozesse und regulatorische Anforderungen.
Welche Vorteile bietet der XML-Standard gegenüber anderen Datenformaten wie JSON?
XML punktet durch seine formale Strenge, umfassende Validierungsmöglichkeiten (z. B. mittels XSD oder Schematron) und seine Fähigkeit, komplexe Dokumentstrukturen mit Attributen und Mixed Content abzubilden. JSON hingegen ist kompakter und eignet sich besonders gut für agile Web-APIs. Beide Formate ergänzen sich in modernen IT-Architekturen.
Wie wird XML in der Praxis in Unternehmen eingesetzt?
XML wird vielfach eingesetzt, etwa für E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD), den Austausch von Produktdaten, Finanzberichte (XBRL) oder technische Dokumentationen (DITA, DocBook). Auch im SAP-Umfeld spielt das Format eine zentrale Rolle im Formular- und Outputmanagement sowie in der Integration verschiedener Systeme.
Welche Tools und Technologien unterstützen die Verarbeitung von XML-Daten?
Zur Verarbeitung und Transformation von XML-Dokumenten werden unter anderem XSLT für Umwandlungen, XPath und XQuery für Abfragen sowie SAX und StAX für speicherschonendes Streaming genutzt. Diese Werkzeuge ermöglichen komplexe, effiziente und standardisierte Datenverarbeitung in vielfältigen Anwendungen.
Wer kann mir beim Thema XML helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema XML benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
