Alexander Schwemmer
 - 4. November 2020

ILM hilft bei der Einhaltung der DSGVO im SAP-System

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, stellt für viele Unternehmen weiterhin eine Herausforderung dar. Laut DSGVO müssen personenbezogene Daten stärker geschützt und gegebenenfalls gelöscht werden. Bis heute ist die DSGVO jedoch nicht in allen SAP-Systemen vollumfänglich umgesetzt. Wie Ihnen ILM (Information Lifecycle Management) bei der Einhaltung der DSGVO in verschiedenen Bereichen helfen kann, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Welche Anwendungsfälle gibt es für die DSGVO?

Personenbezogene Daten müssen nach der DSGVO dann gelöscht werden, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Die möglichen Anwendungsfälle sind vielfältig: Kundendaten, die z. B. im Versandhandel gesammelt werden, müssen nach einer bestimmten Zeit wieder gelöscht werden. Ebenso müssen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter nach Ihrem Austritt löschen. Doch auch gegenüber Mitarbeitern anderer Organisationen wie z. B. Ansprechpartnern oder Verfügungsberechtigten Ihrer Zulieferer, deren Daten Sie gespeichert haben, gilt die DSGVO. Wenn der Prokurist eines Zulieferers seinen Arbeitgeber verlässt, müssen die von ihm hinterlegten Daten ebenfalls sofort nach seinem Austritt gelöscht oder gesperrt werden.

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Wie hilft ILM bei der Einhaltung der DSGVO in diesen Bereichen?

SAP ILM (Information Lifecycle Management) ist ein Konzept für die automatisierte Verwaltung von Datenflüssen und den dazugehörigen Metadaten. Das betriebswirtschaftliche Nutzen von Informationen im Einklang mit der am kostengünstig und am besten geeigneten IT-Infrastruktur ist der Kern des ILM Konzepts, welches Prozesse, Verfahrensweisen und Regelwerke enthält. Wie Sie ILM-Regeln in Ihrem SAP-System einrichten können, erkläre ich in diesem Beitrag.

SAP hat die kostenlose Verwendung von ILM zur Einhaltung der DSGVO freigegeben, da mit ILM Daten automatisch archiviert und vernichtet werden können. ILM sperrt und archiviert Daten nach anpassbaren Regeln. Bei der sogenannten Verweilregel wird als Erstes festgelegt, in welchem Zeitrahmen und unter welchen Bedingungen Daten in der Datenbank vorgehalten werden sollen. Nachdem die festgelegte Verweildauer erreicht ist, werden die Daten archiviert. Auf diese kann anschließend noch mit bestimmten Berechtigungen zugegriffen werden. Für die Daten ist dann ab der Archivierung die sogenannte Aufbewahrungsregel relevant. Diese legt fest, wann die Daten schlussendlich vernichtet werden. Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist, werden die Daten vernichtet.

Zusätzlich kann für Stammdaten wie z. B. Geschäftspartner (GP) über SAP-Transaktionen eine explizite Sperre gesetzt werden. Im Falle von Kunden kann der zu löschende GP beispielsweise über eine Auswertung der Transaktionsdaten zum Ende der Gewährleistungszeit vollautomatisiert erkannt werden.

Um an dieser Stelle noch einmal das Beispiel mit dem Prokuristen des Zulieferers aufzugreifen, der seinen Arbeitgeber verlässt: Sobald der Zulieferer informiert, dass der Prokurist seinen Arbeitgeber verlassen hat, kann der Einkauf den zugehörigen GP über eine ILM-Transaktion sperren.

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Fazit

Wie Sie lesen konnten, erleichtert ILM die Einhaltung der DSGVO im SAP-System erheblich. Ihr Datenschutzkonzept kann so durch vollautomatisierte und teilautomatisierte Prozesse bequem umgesetzt werden. Dies trägt zur Entlastung von manuellen Datenschutztätigkeiten bei. Sie haben noch Fragen zum Thema ILM in Verbindung mit der DSGVO? Gerne unterstütze ich Sie bei Ihren persönlichen Herausforderungen. Kontaktieren Sie mich gerne per Mail info@mind-forms.de oder rufen Sie durch unter 0211 9462 8572-35. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!



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