Robert Pagels
 - 10. Juni 2020

SAP ILM – 5 Vorteile des SAP Information Lifecycle Managements

Sie haben einen rasant wachsenden Datenbestand und stehen vor der Herausforderung, Ihre Daten weiterhin DSGVO-konform zu sichern und zu verwalten? Um in Zeiten von SAP HANA, Data Aging, Cloud Computing und Big Data den Überblick der eigenen Datenverwaltung zu behalten, ist eine durchdachte Datenmanagement-Strategie unverzichtbar. In diesem Beitrag nenne und erläutere ich Ihnen 5 Vorteile zum Datenmanagement mit SAP ILM.

Was ist SAP ILM?

Hinter SAP ILM – Information Lifecycle Management – steht ein Konzept für die automatisierte Verwaltung von Datenflüssen und den dazugehörigen Metadaten. Es legt fest, nach welchen Regeln Informationen, über ihren Lebenszyklus hinweg, auf bestimmten Speichermedien verwaltet und genutzt werden dürfen. ILM umfasst also den gesamten Zeitraum von der Erstellung und erstmaligen Abspeicherung der Daten bis hin zu ihrer endgültigen Vernichtung (aus gesetzlichen Gründen oder weil sie veraltet sind).

Was kann SAP ILM?

Im Wesentlichen enthält SAP ILM Regelwerke, Prozesse, Verfahrensweisen und Werkzeuge, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigsten IT-Infrastruktur in Einklang bringen. Sie können mit dem ILM Systeme stilllegen und Retention Management im laufenden Betrieb betreiben. Im Retention Management fallen besonders viele sensible Daten an, die durch die DSGVO gesetzlich geschützt sind. Das SAP ILM ermöglicht auch im laufenden Betrieb einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten. Neben der DSGVO-Konformität hat das SAP ILM noch einige weitere Vorteile.

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Vorteil 1: SAP ILM ist in der ERP-Lizenz enthalten

SAP ILM ergänzt den SAP-Standard, ist ab ERP 6.0 Enhancement Package 4 verfügbar und enthält alle Tools und Komponenten der Enhancement Packages für SAP NetWeaver 7.0. Es ist damit bereits in der ERP-Lizenz enthalten und verursacht keine Zusatzkosten. Das bedeutet: Alle SAP-Anwender mit gültiger Lizenz können die Retention-Management-Funktionen ohne Aufpreis nutzen. Per Business Function können Sie das Tool aktivieren.

Vorteil 2: Kosten werden reduziert

Das ist, ehrlich gestanden, kein Vorteil, der alleinig dem SAP ILM zuzuschreiben ist. Viel eher ist das ein Vorteil der allgemeinen Daten- und Dokumentenarchivierung. Datenarchivierung bzw. -vernichtung kann – richtig umgesetzt – eine Menge Kosten einsparen. Zum einen, weil höhere Systemverfügbarkeit zu schnelleren und sauberen Prozessen führt. Aber auch, weil der Speicher selbst einiges kostet, besonders der Arbeitsspeicher für SAP HANA.

Vorteil 3: Datenbank wird entlastet

Eine zentrale Komponente des SAP ILM ist die Datenarchivierung. Sie dient zur Entlastung der Datenbanken und führt zu höherer Systemproduktivität. Dabei werden sowohl produktive als auch archivierte Daten und Dokumente revisionssicher auf einem zertifizierten WebDAV-Server abgelegt. Sie kontrollieren damit den Lebenszyklus Ihrer Daten von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung.

Vorteil 4: SAP ILM ermöglicht automatisierte Datenvernichtung

Mit SAP ILM können Sie Daten automatisiert zu einem vorgegebenen Stichtag vernichten. Dabei bleibt der gesamte Vorgang nachweisbar und protokolliert. Dieser Punkt ist besonders wichtig, weil Ihre Pflichten zur Vorratsdatenspeicherung, Datenaufbewahrung und -vernichtung durch die DSGVO verschärft wurden.

Vorteil 5: Snapshots werden unterstützt

Die bekannten Funktionen zur Datenarchivierung im SAP-Standard wurden im SAP ILM erweitert. Neben der zuvor bereits erwähnten Datenvernichtung wird im ILM auch das Erstellen von Snapshots unterstützt. Bei Snapshots handelt es sich um eine virtuelle Kopie (also eine Momentaufnahme) der Daten. Dabei liegt der wesentliche Vorteil gegenüber einer Datenkopie in der Größe des Speichervolumens. Ein Snapshot benötigt nur einen Bruchteil des Speichers einer Datenkopie.

Datenarchivierung für mehr Produktivität

Das SAP Information Lifecycle Management ist eine gute Möglichkeit, Ihre Herausforderungen im Bereich des Datenmanagements zu lösen. Mit einem elektronischem Archivsystem, das die ILM-Schnittstelle implementiert und zertifiziert hat, sind Sie in der Lage, Daten im SAP-System zu minimieren, personenbezogene Daten DSGVO-konform zu schützen und die gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten zu erfüllen. Unabhängig vom SAP ILM empfehle ich Ihnen, sich mit Ihrem Datenmanagement und Ihrer Datenarchivierung zu beschäftigen. Ein durchdachtes Datenmanagement entlastet Ihre SAP-Datenbanken, bereinigt das Volumen im Speicherbereich und ermöglicht ein insgesamt performanteres Arbeiten.

Haben Sie Fragen zum SAP Information Lifecycle Management? Gerne nehme ich mir Zeit für Ihre persönliche Herausforderung. Schreiben Sie mir direkt hier oder per E-Mail an.

Robert Pagels

Robert Pagels

Mein Name ist Robert Pagels und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Mein Fokus liegt dabei auf Adobe und HR-Formularen. Gern stehe ich für all Ihre Formularfragen zu Verfügung.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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