ZUGFeRD in SAP integrieren – Lösungen im Vergleich
Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD ist seit dem 30.11.2018 offiziell in Kraft und schon seit Längerem erhalten wir regelmäßig Fragen von Kunden, wie sie ihr SAP-System für die elektronische Rechnungsverarbeitung wappnen können. Bei genauerer Analyse des Markts stechen zwei Lösungen hervor: die der Consulting-Sparte der SAP sowie unser Produkt, das mindvoicing.
Ein Kunde rief uns kürzlich zu Hilfe, um ihn bei den letzten Schritten mit der SAP-Lösung zu unterstützen, wodurch wir einen Einblick in die Architektur und den Funktionsumfang der ZUGFeRD-Lösung sowie den Support durch die SAP erhalten konnten. Die Erkenntnisse daraus möchte ich gerne mit Ihnen teilen, um Ihnen die Entscheidung, welches der Produkte besser für Sie geeignet ist, zu erleichtern. So viel Vorweg: beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile, aber sehen Sie selbst.
Was können beide Lösungen gut?
Beide Lösungen sind in der Lage Ihre Rechnungsdaten in einer ZUGFeRD-1.0-konformen E-Rechnung darzustellen. „Moment mal… nur ZUGFeRD 1.0? Was ist mit ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung?” mag sich der ein oder andere Leser an dieser Stelle fragen. Dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr.
Darüber hinaus fügen beide Lösungen sich flexibel in Ihren Druckprozess ein und ermöglichen es Ihnen, die ZUGFeRD-Generierung auf Ihre Geschäftsanforderungen hin zu customizen. Zu guter Letzt bieten beide Lösungen Möglichkeiten, die Generierung in Form von eigenem Coding anzupassen und zu erweitern.
Worin liegen die wesentlichen Unterschiede?
Grob betrachtet lassen sich deutliche Unterschiede in zwei Bereichen ausmachen: Technische Umsetzung und Support/Beratung.
Technische Umsetzung und Funktionsumfang
Die SAP-Lösung ist eine klassische Lösung „von der Stange“. Sie bietet einen großen Umfang an Customizing-Möglichkeiten an, die möglichst viele Besonderheiten möglichst vieler Kunden abdecken sollen. Das macht die Navigation gerade zu Beginn eher unübersichtlich. Wir haben beim Entwurf unserer Lösung den Fokus anders gesetzt: Wir bieten weniger Standard-Customizing-Möglichkeiten, sondern setzen auf Übersichtlichkeit, Bedienbarkeit und modulare, kundenindividuelle Erweiterungen. Ihr Vorteil: Wir bauen Ihnen das Produkt so auf, wie Sie es benötigen und nicht so, wie es 100 andere Unternehmen einsetzen.
Monitoring
Die SAP-Lösung beinhaltet neben der Generierung der ZUGfeRD-Rechnung auch ein sogenanntes Monitoring an, mit dem die Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnungen überwacht werden kann. Bisher haben wir allerdings noch keinen Kunden getroffen, der dieses Monitoring auch wirklich nutzt. Darüber hinaus unterscheidet sich das Monitoring nicht groß von den Tools, die Ihr SAP-System bereits zur Verfügung stellt, bspw. die SOSG für die Überwachung von Mails. Dennoch traten bereits mehrere Kunden mit dem Wunsch eines solchen Monitorings an uns heran, weshalb wir derzeit zusammen mit unseren Kunden daran arbeiten ein solches mit in unsere Lösung zu integrieren.
Nachteil der SAP-Lösung
Bisher war nur die Rede von „ZUGFeRD“. Im Speziellen ist die SAP-Lösung architekturell auf die Verarbeitung von ZUGFeRD 1.0 beschränkt. Punkt. Nach unserer Analyse müsste die SAP ein komplett neues Produkt konzipieren, sobald sich größere Änderungen am Format ergeben, so wie es bald mit dem Nachfolger ZUGFeRD 2.0 der Fall sein wird.
Der Nachteil für die Kunden? Es muss ein weiteres Produkt beschafft und integriert werden, was hohe Kosten verursachen wird. Von kleineren „Nebenformaten” wie XRechnung mal ganz abgesehen.
Vorteil unserer Lösung
Unsere Lösung ist zukunftssicherer: Wir haben in der Entwurfsphase bereits viel Wert auf die Erweiterbarkeit von mindvoicing gelegt. So ist es uns gelungen eine Verarbeitung zu konstruieren, die, gegeben ein valides XML-Schema, komplett unabhängig vom darunterliegenden Format valide E-Rechnungen erzeugt. Ob ZUGFeRD 1.0, 2.1 (international auch als “Factur-X” bekannt) oder XRechnung – mindvoicing ist eine Software für alle Formate.
Support und Beratung
Die SAP bietet zusammen mit ihrer Lösung einen begrenzten Support an. Dieser gestaltet sich so, dass Sie einen Ansprechpartner haben, dem Sie per Mail ihre Probleme schildern können. Ich habe während meiner Zeit bei o.g. Kunden unterschiedliche Erfahrungen mit dem Support machen können. Positiv hervorzuheben ist die Geschwindigkeit, in der Anfragen bearbeitet werden. Meistens erhalten Sie innerhalb von 2 Tagen eine Antwort. Das eine oder andere Mal war jedoch eine Erinnerung seitens des Kunden nötig.
Die Qualität der Antworten schwankte stark. Man merkte, dass am anderen Ende jemand sitzt, der Ahnung vom Produkt hat, sich jedoch nicht wirklich mit den eigentlichen Problemen und Gegebenheiten seines Kunden auseinanderzusetzen scheint. So wurden meistens Lösungsvorschläge geliefert, bevor das ganze Problem erfasst war und Patches aufgeliefert, die nicht zu der Version auf dem Kundensystem passten. Das Resultat? Schier endloses Support-Ping-Pong ohne das Gefühl, dass es vorangeht.
Bei Mindforms fahren wir einen anderen Ansatz. Wir setzen uns bei jedem Problem intensiv mit dem Kunden auseinander und erarbeiten zusammen mit ihm eine Lösung. Wir haben auch kein Problem damit, mal bei unseren Kunden vorbeizuschauen oder sogar mehrere Tage am Stück bei der Einrichtung und Problemlösung zu unterstützen. Den persönlichen Kontakt bevorzugen wir gegenüber E-Mail-Ping-Pong.
Was bietet unsere Lösung, was die SAP-Lösung nicht kann?
Auf den ersten Blick mag unsere Lösung gegenüber der SAP-Lösung schwächer und mit weniger Features erscheinen. Doch wie bereits beschrieben liegt unsere Stärke in der Individualität unserer Software und der direkten Beratung. Des Weiteren bieten wir kleine Features, die in den Augen unserer Kunden einen großen Unterschied ausmachen.
Verschlüsselung von E-Rechnungen
Zum einen haben wir eine Lösung in petto, mit der Sie Ihre E-Rechnungen verschlüsseln und so vor „Man-in-the-Middle”-Attacken schützen können. Ein Kunde berichtete uns, in der Vergangenheit bereits Opfer einer solchen Attacke geworden zu sein und wollte dies um jeden Preis beim Einführen der E-Rechnung vermeiden. Danach suchte er bei der SAP-Lösung jedoch vergeblich.
Zusammenführen von E-Rechnungen
Auch das Zusammenführen der E-Rechnung (also der XML-Datei, die die Rechnungsdaten enthält) mit Ihrer PDF-Rechnung ist für uns kein Problem. Auch danach suchen Sie bei der SAP-Lösung vergeblich. Das Resultat: Sie müssen sich selbst drum kümmern und eventuell sogar Third-Party-Software kaufen, die diese Aufgabe erledigt. Unser Produkt ist in der Lage PDFs zu generieren und die E-Rechnung anzuhängen, so wie es auch von FeRD vorgesehen ist.
Fazit
Wenn Ihr System nicht großartig vom SAP-Standard abweicht und Sie an einer Lösung interessiert sind, die für viele Kunden gleichermaßen passt und wenn ZUGFeRD 1.0 Ihnen genügt, dann kann die SAP-Consulting-Lösung etwas für Sie sein.
Allerdings würden Sie dabei auf die individuelle Anpassung an Ihr System, Flexibilität beim Rechnungsformat, eine hautnahe Beratung ganz nach Ihren Wünschen und einige Features, wie Verschlüsselung der Rechnungs-PDFs, verzichten. Kurzum: Mit unserer Lösung ist Ihr Rechnungsausgang zukunftsfähig aufgestellt und Ihre persönliche Beratung ist nur einen Telefonanruf entfernt.
