Die E-Rechnung ist seit dem 01.01.2025 im deutschen B2B-Bereich verpflichtend. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine rechtliche Neubewertung. Die Umstellung auf die E-Rechnung eröffnet die Chance, Rechnungsprozesse effizienter, transparenter und weitgehend automatisiert zu gestalten. Wir haben alle wichtigen Informationen rund um die E-Rechnung sowie praktische Hinweise zur Einführung für Sie zusammengestellt.
Das Wichtigste im Überblick
- Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsfristen.
- E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format übermittelt werden. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
- E-Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden. Damit reduzieren sich der administrative Aufwand, es werden Fehler vermieden und Durchlaufzeiten verkürzt. Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung und die Wahl einer passenden Software. SAP bietet Lösungen wie SAP Document and Reporting Compliance, um den gesamten E-Rechnungsprozess zu automatisieren.
- Vorteile der E-Rechnung: Wegfall von Porto- und Papierkosten, verbesserte Datensicherheit und schnellere Abwicklung von Zahlungen, weniger Platzbedarf und vereinfachte Archivierung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und an den Empfänger übermittelt wird. Sie kann automatisiert von digitalen Systemen weiterverarbeitet werden, was den Bearbeitungsaufwand erheblich reduziert.
E-Rechnungen müssen in Deutschland alle Angaben enthalten, die auch für traditionelle Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschrieben sind (Rechnungsnummer, Empfänger, Betrag etc.) und genau wie traditionelle Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bei dem strukturierten Format handelt es sich üblicherweise um das XML-Format (Extensible Markup Language), eine Auszeichnungssprache, die Informationen in einem für Computer gut lesbaren Format darstellt.
Wichtig: Eine reine PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen an die E-Rechnung nicht, weil sie nicht strukturiert verarbeitet werden kann. In den Übergangsfristen kann sie jedoch unter bestimmten Voraussetzungen noch eingesetzt werden.
Abb. 1: Beispielhafter Aufbau einer E-Rechnung. Hier im ZUGFeRD-Format.
Fristen für die E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen.
- Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen auf Papier oder in unstrukturierten Formaten wie dem PDF-Format verschickt werden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen, die 2026 maximal 800.000 Euro Umsatz hatten, weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte Rechnungen verschicken. Für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro in 2026 bleibt zudem das EDI-Verfahren weiterhin gesetzeskonform.
- Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen inländische B2B-Umsätze mit einer E-Rechnung abrechnen, wenn keine gesetzlichen Ausnahmen greifen.
Ausnahmen
Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gilt sie nicht für:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Viele steuerfreie Umsätze, zum Beispiel Finanzdienstleistungen oder die Vermietung von Grundstücken
Auch wenn eine Rechnung ausgestellt werden muss, ist keine E-Rechnung erforderlich bei:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
- Rechnungen von Kleinunternehmern
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind
- Bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück
https://mind-forms.de/knowhow/xrechnung/
https://mind-forms.de/knowhow/zugferd/
Funktionsweise und Übermittlung der elektronischen Rechnung
Sie erstellen eine E-Rechnung elektronisch, innerhalb eines dafür vorgesehenen Softwaresystems. Anschließend übertragen Sie die Rechnung über E-Mail oder über eine Schnittstelle digital an den Empfänger. Dies verhindert Medienbrüche und fördert einen unkomplizierten Datenfluss.
Im B2B-Bereich können Sie die Rechnungsdaten aus eingehenden E-Rechnungen so automatisch in Ihr Buchhaltungssystem übernehmen. Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen. Sie können die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgleichen und bearbeiten. Zusätzlich ermöglicht die elektronische Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.
Die Übermittlung einer E-Rechnung erfolgt in einigen EU-Staaten über eine zentrale Plattform. In Deutschland sind Unternehmen frei in der Wahl des Übertragungswegs. Sie können E-Rechnungen ganz schlicht per E-Mail versenden. Allerdings gewinnt das Peppol-Netzwerk an Bedeutung. Dieser Übertragungsweg ist international auch außerhalb der EU etabliert und wird auch von öffentlichen Behörden genutzt. Der Versand von E-Rechnungen erfolgt hier sicher und schnell über eine dedizierte Anwendung.
Von der Konzeption bis zur sicheren Wartung. Wir bieten Ihnen eine zuverlässige und voll integrierte E-Rechnungslösung für SAP.
Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung. Eine umfassende Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse ist der Ausgangspunkt. Wie werden Rechnungen aktuell erstellt, empfangen, geprüft, freigegeben, verbucht und archiviert? Welche IT-Systeme und Schnittstellen sind daran beteiligt?
Eventuell müssen Sie Prozesse und Systeme anpassen, wenn Ihr ERP– oder Buchhaltungssystem ein bestimmtes Rechnungsformat nicht unterstützt, Rechnungsdaten unvollständig vorliegen oder einzelne Prozessschritte bisher manuell erfolgt sind.
In jedem Fall müssen Sie sich für ein Rechnungsformat und eine E-Invoicing-Software entscheiden. Für einen reibungslosen Umstieg ist nicht nur die technische Integration ausschlaggebend: Bieten Sie Trainings für Ihre Mitarbeiter in den neuen Prozessen und der neuen Anwendung an und informieren Sie Ihre Geschäftspartner sowie Kunden über Veränderungen in Abläufen.
E-Rechnungen in SAP-Systemen
Wenn Ihr Unternehmen SAP nutzt, gibt es verschiedene Softwarelösungen zur Auswahl. Wir bei mindsquare empfehlen für größere Unternehmen auf SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) zu setzen und diese Lösung durch Software von Drittanbietern zu ergänzen. So können Sie die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen vollständig automatisieren und die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter auf die komplizierten Fälle konzentrieren.
Formate für die E-Rechnung
Für E-Rechnungen gibt es in Deutschland zwei relevante Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Im Rechnungseingang sollten Sie darauf achten, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen beider Formate verarbeiten kann. Im Rechnungsausgang können Sie sich jedoch auf eines der Formate fokussieren.
XRechnung
Das Format XRechnung enthält ausschließlich die Rechnungsinformationen in einer XML-Datei und ist für Menschen deshalb nur schwer lesbar. Um eine XRechnung gut lesbar zu machen, benötigen Sie zusätzliche Software. Die XRechnung kommt bereits seit 2020 für Umsätze im B2G-Bereich, also zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden, zum Einsatz. Dort ist sie nach wie vor das bevorzugte Format.
Aber auch für B2B-Umsätze ist die XRechnung beliebt, da sie allen gesetzlichen Vorgaben entspricht und von allen gängigen Softwarelösungen für die elektronische Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen unterstützt wird.
ZUGFeRD
Das Format ZUGFeRD enthält neben der XML-Datei auch eine PDF-Datei und ist somit direkt auch für Menschen lesbar. Die XML-Datei ist in den Anhang einer PDF/A-3 eingebettet und kann so ebenfalls von den gängigen Softwarelösungen erstellt und verarbeitet werden. ZUGFeRD entspricht genau wie XRechnung allen Vorgaben und eignet sich besonders für KMU, da die Rechnungen unkompliziert von Menschen geprüft werden können.
Theoretisch kommen E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format auch für B2G-Umsätze infrage, wenn Sie das besondere Profil “XRechnung” auswählen. In der Praxis sollten Unternehmen jedoch stets prüfen, welche Formate und Übertragungswege der jeweilige öffentliche Auftraggeber akzeptiert. Unternehmen, die mit französischen Unternehmen Geschäfte tätigen, profitieren außerdem davon, dass ZUGFeRD technisch quasi identisch ist mit dem französischen Format Factur-X. Dies erleichtert die elektronische Rechnungsstellung zwischen den beiden Ländern.
Vorteile der E-Rechnung
Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger viele Vorteile. Dies ist auch der Grund, warum der Einsatz der digitalen Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gefördert wird.
Geringer administrativer Aufwand
Klassische Papierrechnungen müssen Sie drucken, sortieren und verwalten. Im Gegensatz dazu können Sie E-Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand für Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen. Zudem ist auch eine weitgehende Automatisierung des Geschäftsprozesses möglich.
Ebenfalls vorteilhaft: Sie können elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks in digitalen Systemen finden. Das reduziert Recherchezeiten und vereinfacht die Weiterleitung der notwendigen Informationen.
Einfache Handhabung
Um eine digitale Rechnung zu erstellen, benötigen Sie keinerlei IT-Spezialkenntnisse. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.
Die Vorlagen können Sie hierbei durch Textbausteine, Steuersätze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Sie Fehlerquoten dauerhaft senken können.
Hohe Sicherheit
Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen für etwaige Prüfungen durch die Behörden für 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So kann ein Wasserschaden, ein Brand oder UV-Licht die wertvollen Daten einfach zerstören. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass sich Unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.
Elektronische Rechnungen werden dagegen in einem revisionssicheren digitalen Archiv oder Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Dank Einsatz smarter Technologien können Sie die wertvollen Daten regelmäßig automatisiert lokal archivieren oder auch in die Cloud übertragen.
Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt behördliche Prüfungen.
Keine Porto- und Papierkosten
Der Versand von Papierrechnungen kostet Zeit und Geld. Sie müssen jede Rechnung drucken, kuvertieren und frankieren. Experten gehen davon aus, dass dieser Prozess allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro Kosten verursacht.
Der Einsatz von digitalen Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den mühsamen Gang zur Post obsolet. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu kümmern.
Kurze Bearbeitungszeiten
Die E-Rechnung verkürzt die Bearbeitungszeit von Rechnungen deutlich. Eine aktuelle Studie der IW Consult zeigt, dass die Verarbeitung einer E-Rechnung im Vergleich zu einer Papierrechnung rund ein Drittel weniger Zeit benötigt. Auch gegenüber digitalen, aber unstrukturierten Rechnungen wie PDF-Dateien ergibt sich eine Zeitersparnis von etwa einer Minute pro Rechnung. Hochgerechnet auf den deutschen Mittelstand ergibt sich dadurch ein Potenzial von rund 9,2 Millionen eingesparten Arbeitsstunden pro Monat.
Positive Effekte auf den Cashflow
Zahlungsfristen werden grundsätzlich bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da Sie elektronische Rechnungen schneller zustellen können, kommt es in der Regel auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Geschäftskonten von Unternehmen.
Die verbesserte Liquidität können Sie nutzen, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.
Fazit
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung für deutsche Unternehmen am 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung der neue Standard im Invoicing. Viele Unternehmen haben ihre Prozesse jedoch noch nicht vollständig umgestellt.
Dabei bietet die E-Rechnung viele Vorteile. Durch passende Softwarelösungen unterstützt, führt ihr Einsatz zu Kostenvorteilen, erhöhter Flexibilität und zu mehr Datensicherheit – und kann damit auch zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beitragen.
Wenn Sie Fragen zur Umstellung Ihrer Prozesse auf die E-Rechnung haben, kommen Sie gerne auf uns zu und profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus zahlreichen Einführungsprojekten für E-Rechnungssoftware.
Weitere Informationen
• Umfassendes Dokument zur E-Rechnung des Finanzministeriums mit allen gesetzlichen Vorgaben
• E-Rechnung (Bundesinnenministerium)
• Artikel der DSAG zu den gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung und SAP
Dieser Artikel wurde bereits im September 2019 veröffentlicht und am 26. August 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
1) Welche Fristen gelten für die Einführung der E-Rechnungspflicht?
- Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform oder im unstrukturierten PDF-Format verschicken, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro weiterhin unstrukturierte Rechnungen nutzen.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
2) Welche Formate gibt es für die E-Rechnung in Deutschland?
In Deutschland gibt es zwei wichtige Formate für E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
- XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das seit 2020 im öffentlichen Sektor (B2G) verwendet wird, jedoch auch für Unternehmen jeder Größe und Branche infrage kommt.
- ZUGFeRD bettet die XML-Datei in eine PDF-Datei ein und eignet sich deshalb besonders für kleinere Unternehmen.
3) Wie funktioniert die Übermittlung der E-Rechnung?
E-Rechnungen werden in einem Softwaresystem erstellt und elektronisch übermittelt. In Deutschland können Unternehmen die Rechnung per E-Mail oder über das Netzwerk Peppol versenden. Das Peppol-Netzwerk bietet eine sichere und schnelle Übertragungsmöglichkeit und wird auch von öffentlichen Behörden genutzt.
Wer kann mir beim Thema E-Rechnung helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema E-Rechnung benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
