Content Management Interoperability Services (CMIS)
Definition von CMIS
Bei Content Management Interoperability Services (CMIS) handelt es sich um einen Standard zur Anbindung von Content Management Systemen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) handeln, die Methoden, Strategien und Werkzeuge für die Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammenfassen. Das Standardisierungsgremium OASIS hat den Standard im Jahr 2007 spezifiziert. Beteiligt waren daran Unternehmen wie zum Beispiel Microsoft, IBM und auch SAP sowie einige andere. Die Verabschiedung des Standards in der Version 1.0 erfolgte im Jahr 2010.
SAP-Anwendungsbereich
Wer in der Vergangenheit mit SAP-Systemen gearbeitet hat und den Datenaustausch mit dem externen Content Server vornehmen wollte, hat dafür ArchiveLink als Schnittstelle verwendet. Hierbei handelt es sich um einen fest in den SAP Web Application Server integrierten Service. Mit dem Aufkommen der SAP S/4HANA Public Cloud hat der Hersteller diese Schnittstelle zugunsten von CMIS aufgegeben.
Die Arbeit mit externen Content Servern ist für SAP-Anwender üblich zum Zwecke der Dokumentenablage und -archivierung. Diese Vorgehensweise hat einige Vorteile etwa in Hinblick auf die Compliance oder wenn es um die Handhabung des Datenvolumens geht. Wer dabei bleiben und die S/4HANA Public Cloud verwenden möchte, muss auf CMIS als neue Schnittstelle umsteigen. Auch andere Anwender müssen davon ausgehen, dass die Unterstützung für ArchiveLink irgendwann vollständig ausläuft.
Vorteile
Grundsätzlich bietet CMIS den Vorteil, dass die CMS verschiedener Hersteller über das Internet zusammenarbeiten können. Das CMIS-Protokoll besitzt dabei die Fähigkeit, die zwischen strukturieren und unstrukturierten Daten bestehende Lücke zu schließen. Die Nutzer erhalten damit die Möglichkeit, anhand von strukturierten Informationen auch unstrukturierte Daten anzufragen. Das ist ein entscheidender Vorteil im Unternehmensalltag, weil die hier anfallenden Daten in der Regel in einer solchen unstrukturierten Form vorliegen.
Dank CMIS spielt es keine Rolle mehr, ob in einem Unternehmen verschiedene Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zum Einsatz kommen. Alle diese Systeme lassen sich gemeinsam über die Schnittstelle intern und extern verwenden.
Die Technik ist daher dafür geeignet, bestehende Content-Management-Inseln in den Unternehmen zu beseitigen. Diese entstehen durch den Einsatz von Systemen mit verschiedenen Content-Repositories. Das erschwert es jedoch, die auf verschiedene Systeme verteilten Informationen zu finden und zusammenzuführen. Die komplette Sicht auf den Kunden ist damit häufig nicht gegeben. CMIS überwindet diese Grenzen und ermöglicht Abfragen über nicht-kompatible CMS hinweg.
Architektur
Die Architektur von CMIS basiert auf Web-Protokollen, über die sich eine Abstraktionsschicht für die CMS und die Repositories definieren lässt. Diese basiert auf SOAP und REST. Über diese Schnittstelle lässt sich zum Beispiel ein Dokumentenmanagement-System an das CMS anbinden. Für die Zwischen- und Zugriffsschicht definiert CMIS insgesamt vier Grundtypen von Objekten, um den Datenzugriff und zum Beispiel die Beziehungen der verschiedenen Dokumente untereinander zu organisieren. Das CMIS-Modell regelt alle Zusammenhänge, die zwischen den verschiedenen Dokumenten und ihren Inhalten bestehen sowie zwischen den Ordnern und ihren Containern und Metadaten.
Die Idee hinter CMIS besteht darin, dass nur noch eine Anfrage ausreichen soll, um auf alle Repositories der jeweiligen CMS zugreifen zu können. Damit spielt es keine Rolle mehr, ob diese von unterschiedlichen Herstellern stammen. Das entspricht der heterogenen CMS-Landschaft, wie sie heute in der Unternehmenswelt zu beobachten ist. CMIS stellt damit eine gemeinsame Sprache zur Verfügung, die unterschiedliche Systeme für den Umgang mit Content implementieren können.
Mit dem SAP-CMIS-Profil erhält der Nutzer eine solche klar definierte Semantik für seine Arbeit mit Business-Objekten in S/4HANA und auf der Cloud Platform (z.B. SAP BTP). Auf diese Weise ist die Interoperabilität sichergestellt. Dabei gilt, dass es sich bei allen Dokumentinfosätzen um Ordner handelt, bei allen Anlagen um Dateien um Dokumente und bei allen Business-Objekt-Verknüpfungen um Positionen.
Funktionsweise in SAP
Bei der Verbindung zu externen Content-Repositories unterschiedet SAP drei Arten solcher Repositories. Dazu gehören die SAP-DB, die HTTP Content Server und CMIS. Bei den HTTP Content Servern kann es sich entweder um SAP-Content-Server oder Angebote eines Drittanbieters handeln. Entscheidet sich der Nutzer für CMIS als Schnittstelle für die Verbindung, stehen ihm im weiteren Verlauf insgesamt drei APIs für die Arbeit damit zur Verfügung: Outbound-API, API für die Integration der Dokumentenverwaltung und API für die Integration generischer Objektdienste.
Outbound-API für Content Management Interoperability Services
Diese API steht als zentrale Schnittstelle zur Verfügung für alle in S/4HANA laufenden Anwendungen, die mit einem Content-Repository kommunizieren und dafür CMIS verwenden möchten. Die Entwicklung dieser API findet in der SAP-Basis statt. Da das DMS und der Anlagenservice jedoch nicht zu dieser Schicht, sondern zu S/4HANA gehören, ist es nicht möglich, direkt mit den Anlagen zu arbeiten. Die Outbound-API soll es deshalb ermöglichen, auch mit Anwendungen aus der unteren Schicht auf generische Weise diese Anlagen zu verarbeiten. Es ist auch möglich, andere APIs zu verwenden, die ihrerseits die Outbound-API aufrufen und diese nutzen, um die Verarbeitung ihrer Vorgänge über CMIS vorzunehmen.
API für die Integration der Dokumentenverwaltung
Wer aus seiner in S/4HANA befindlichen Anwendung auf das DMS zugreifen möchten, verwendet dafür die zentralen APIs für die Verbindung mit CMIS-Repositories. Diese wiederum rufen die Methoden auf, die in der Outbound-API zur Verfügung stehen, die wiederum auf ABAP basieren. Sie ist speziell auf den Umgang mit Massendaten im Geschäftskontext ausgelegt.
Es lassen sich über diese APIs alle Vorgänge verarbeiten, die im Zusammenhang mit CMIS stattfinden. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung von Dokumenten oder Ordnern. Auf diese Weise erfolgt eine vollständige Integration mit dem Repository.
Bei der Anlage eines neuen Dokumentinfosatzes im DMS erfolgt automatisch die Erstellung eines dazugehörigen CMIS-Ordners im Repository. Fügt der Nutzer jetzt neue Dateien zu diesem Dokumentinfosatz hinzu, erfolgt erst eine Ablage der CMIS-Dokumente im KPro-Ordner (Knowledge Provider-Ordner) und schließlich im DocumentInfoRecord-Ordner. Für diesen Document Info Record legt das System entsprechende CMIS-Positionen an, wann immer der Nutzer Objektverknüpfungen zu seinem Dokumentinfosatz hinzufügt.
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API für die Integration generischer Objektdienste
Verwendet eine Anwendung generische Objektdienste, nutzt sie diese API, um die Integration des jeweiligen Services mit dem CMIS-Repository herzustellen. Diese API ist wiederum in der Basis-Schicht zu finden. Sämtliche zu dieser API gehörenden Methoden rufen letztlich wieder die Outbound-API auf. Fügt der Nutzer seinen Business-Objekten Dateien hinzu, die auf generischen Objektdiensten basieren, erfolgt die Anlage eines entsprechenden CMIS-Dokuments im KPro-Ordner. Danach folgt die Verschiebung in den dazugehörigen CMIS-Business-Objekt-Ordner.
Sicherheits- und Datenschutzfunktionen von CMIS
Content Management Interoperability Services (CMIS) bietet verschiedene Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten zu schützen und ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen. CMIS unterstützt die Authentifizierung von Benutzern und die Autorisierung von Zugriffen auf Dokumente und Ordner. Außerdem ermöglicht es CMIS, sensible Informationen in verschlüsselter Form zu speichern und zu übertragen. Darüber hinaus unterstützt CMIS die Verwendung von Metadaten, die es Benutzern ermöglichen, sicherzustellen, dass Informationen korrekt gekennzeichnet und klassifiziert sind. CMIS ermöglicht es auch, das Verhalten von Dokumenten zu steuern, z.B. durch die Festlegung von Ablaufdaten oder durch die Anforderung von Genehmigungen für bestimmte Aktionen. Mit diesen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen können Unternehmen sicher sein, dass ihre Informationen geschützt und sicher sind, während sie gleichzeitig effektiv verwaltet werden.
Sicherheits- und Datenschutzfunktionen von CMIS
Content Management Interoperability Services (CMIS) bietet verschiedene Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten zu schützen und ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen. CMIS unterstützt die Authentifizierung von Benutzern und die Autorisierung von Zugriffen auf Dokumente und Ordner. Außerdem ermöglicht es CMIS, sensible Informationen in verschlüsselter Form zu speichern und zu übertragen. Darüber hinaus unterstützt CMIS die Verwendung von Metadaten, die es Benutzern ermöglichen, sicherzustellen, dass Informationen korrekt gekennzeichnet und klassifiziert sind. CMIS ermöglicht es auch, das Verhalten von Dokumenten zu steuern, z.B. durch die Festlegung von Ablaufdaten oder durch die Anforderung von Genehmigungen für bestimmte Aktionen. Mit diesen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen können Unternehmen sicher sein, dass ihre Informationen geschützt und sicher sind, während sie gleichzeitig effektiv verwaltet werden.
Fazit
Mit dem Eintritt in das Zeitalter der Cloud ist ArchiveLink als Schnittstelle zum Content Server nicht mehr so stark gefragt wie früher. Der entscheidende Vorteil von CMIS als Alternative besteht darin, zwischen verschiedenen proprietären CMS-Systemen vermitteln zu können. Der Hersteller hat auf den entsprechenden Bedarf in diesem Bereich reagiert und unterstützt mit seiner S/4HANA Public Cloud daher diesen wichtigen offenen Standard. Dafür steht ein SAP-CMIS-Profil bereit mit einer Richtlinie für die klar definierte Darstellung der Business-Objekte. Das Thema CMIS besitzt damit für alle Unternehmen Relevanz, die bisher ArchiveLink genutzt haben und sich in einem Transformationsprozess hin zur Cloud befinden oder diesen bereits abgeschlossen haben.
Websession: CMIS für SAP
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FAQ
Was sind CMIS?
Bei Content Management Interoperability Services (CMIS) handelt es sich um einen Standard zur Anbindung von Content Management Systemen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) handeln, die Methoden, Strategien und Werkzeuge für die Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammenfassen.
Welche Vorteile bieten CMIS?
Einer der wichtigsten Vorteile von CMIS ist die Interoperabilität. CMIS ist ein offener Standard, der von einer Vielzahl von Content Management Systemen (CMS) unterstützt wird, was es Unternehmen ermöglicht, nahtlos zwischen verschiedenen CMS zu wechseln, ohne dass Daten verloren gehen oder dass es zu Kompatibilitätsproblemen kommt. Ein weiterer Vorteil von CMIS ist die Effizienz. Mit CMIS können Unternehmen Dokumente und Inhalte schneller und einfacher suchen, abrufen und teilen, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit und höheren Produktivität führt. Darüber hinaus bietet CMIS Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten effektiv zu schützen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
