Archivierung von SAP-Daten: Welche Tools gibt es?

Die effiziente Archivierung von Daten ist in SAP-Systemen nicht nur eine Frage der Performance, sondern auch der Compliance. Gerade in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen und stetig wachsender Datenmengen ist es für Unternehmen essenziell, eine durchdachte Archivierungsstrategie zu verfolgen. Im Folgenden stellen wir vier zentrale Tools und Technologien zur SAP-Datenarchivierung vor.

SAP Content Server

Der SAP Content Server ist ein kostenloses, von SAP bereitgestelltes Repository zur Speicherung unstrukturierter Daten wie Dokumente, Bilder oder PDFs. Der Content Server ist tief in SAP integriert und ermöglicht die schnelle Bereitstellung zuvor abgespeicherter Dokumente. Die Dokumente werden außerdem recht stark komprimiert, wodurch diese Lösung vergleichsweise wenig Speicher benötigt.

Allerdings stößt der Content Server bei komplexen Archivierungsszenarien und hohen Compliance-Anforderungen schnell an seine Grenzen. In solchen Fällen empfiehlt sich die Anbindung eines zertifizierten Archivsystems beispielsweise über ArchiveLink.

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SAP ArchiveLink

SAP ArchiveLink ist eine bewährte Schnittstelle zur Verknüpfung von externen Dokumentenmanagementsystemen mit SAP-Anwendungen. ArchiveLink ermöglicht die Ablage von geschäftskritischen Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen in einem externen Archiv, wobei eine direkte Referenz im SAP-System erhalten bleibt. Hier sind die Daten in Ablageorten, sogenannten Content Repositories, verfügbar. Dies sorgt für eine effiziente Entlastung der SAP-Datenbank und ermöglicht gleichzeitig einen schnellen Zugriff auf archivierte Inhalte.

ArchiveLink ist außerdem gut in verschiedene Module in SAP S/4HANA integriert und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Daten gemäß den geltenden rechtlichen Vorschriften. Dennoch müssen Nutzer dieser Schnittstelle damit rechnen, dass SAP sie nicht mehr ewig unterstützt. Unternehmen, die sich zukunftssicher aufstellen möchten, sollten daher über modernere Lösungen wie beispielsweise CMIS nachdenken.

CMIS

CMIS (Content Management Interoperability Services) ist ein offener Standard, der die Interoperabilität zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen (CMS) fördert. In Verbindung mit SAP kommt CMIS vor allem dann zum Einsatz, wenn moderne Cloud-basierte oder hybride Archivierungsszenarien gewünscht sind.

Ein typisches Einsatzbeispiel ist die Archivierung von SAP-Daten in der S/4HANA Public Cloud. Nutzer können hier sowohl mit strukturierten als auch mit unstrukturierten Daten arbeiten. Mit CMIS können Sie außerdem mit verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) arbeiten. Mit CMIS ist in SAP außerdem die verschlüsselte Archivierung von Daten möglich. So erfüllt die Lösung auch aktuelle Compliance-Anforderungen.

SAP ILM

Gerade im Zusammenhang mit hohen Anforderungen an die Compliance der Daten ist das SAP Information Lifecycle Management (ILM) von herausragender Bedeutung. Es stellt die modernste und strategisch ausgereifteste Methode zur Archivierung und Datenverwaltung in SAP dar. ILM unterstützt Unternehmen dabei, Daten nicht nur zu archivieren, sondern sie gemäß definierter Regeln über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu steuern. Dabei hat die Lösung besonders die DSGVO im Blick. SAP ILM archiviert Daten nicht nur revisionssicher gemäß den aktuellen Datenschutzbestimmungen, sondern löscht sie auch automatisiert.

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SAP ILM ist sehr gut in SAP S/4HANA integriert und hilft hier Nutzern bei der effizienten Verwaltung, Archivierung und Löschung ihrer Daten.

Best Practices für die Archivierung von SAP-Daten

Bei mindsquare haben wir schon viele Projekte im Bereich der Archivierung von SAP-Daten umgesetzt. Dabei haben wir festgestellt, dass es vor allem auf die folgenden Punkte ankommt:

• Frühzeitige Planung: Die Archivierung sollte von Beginn an als fester Bestandteil Ihrer SAP-Roadmap eingeplant werden und nicht nur als nachträgliche technische Maßnahme.
• Datenklassifizierung: Definieren Sie klar, welche Daten archivierungswürdig sind und welche nicht.
• Compliance im Blick behalten: Arbeiten Sie eng mit der Rechtsabteilung zusammen, um gesetzliche Vorgaben sicher umzusetzen.
• Automatisierung nutzen: Wo möglich, sollten Archivierungsprozesse automatisiert werden.

Fazit: Archivierung von SAP-Daten

SAP bietet für die Archivierung von Daten verschiedene Tools an. Während der Content Server eine kostengünstige Möglichkeit für die Speicherung kleiner Datenmengen ist, bieten Lösungen wie ArchiveLink und CMIS die Anbindung an externe Archivierungssysteme. Für die DSGVO-konforme Verwaltung und Archivierung von sensiblen Daten ist insbesondere SAP ILM eine gute Lösung.

Wer diese Tools strategisch einsetzt, schafft nicht nur Entlastung für produktive Systeme, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit im Datenmanagement.

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Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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