Alle Fachwörter, die Sie rund um das Thema E-Rechnung kennen sollten
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument, das digital erstellt und versendet wird und Rechnungen in Papierform ersetzt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich verarbeiten können. Im Zusammenhang mit dem Thema E-Rechnung gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Begriffen und Abkürzungen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen hier ein Glossar zusammengestellt, das die wichtigsten Begriffe und Standards rund um E-Rechnungen für Sie erklärt.
Inhaltsverzeichnis
Glossar: E-Rechnungen
CII
CII steht für Cross Industry Invoice und wurde von dem United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT) speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt. Der Standard ist erprobt und international etabliert. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützen diesen Standard.
CIUS
CIUS steht für „Core Invoice Usage Specification“ und beschreibt länderspezifische Anpassungen der Europäischen Norm EN 16931.
So hat beispielsweise jedes Land in der EU ein eigenes Format für E-Rechnungen. Auch einzelne Branchen können eigene CIUS festlegen. So kann beispielsweise die Gesundheitsbranche bestimmte CIUS für E-Rechnungen festlegen, die für die Rechnungsstellung für medizinisches Gerät wichtig sind.
EDI
EDI steht für Electronic Data Interchange, dem elektronischen Datenaustausch. Durch den EDI-Standard können Geschäftsdokumente elektronisch zwischen Unternehmen ausgetauscht und übermittelt werden.
EDIFACT
EDIFACT steht für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. Es ist als Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr einer von mehreren EDI-Standards.
EN 16931
Die Europäische Norm EN 16931 enthält die Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union. Die wichtigste Vorgabe dabei ist, dass eine E-Rechnung erst dann eine E-Rechnung ist, wenn sie die Rechnungsinformationen in einem strukturierten Format wie XML enthält. Alle Formate wie in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD müssen diese Norm erfüllen.
E-Rechnung (E-Invoicing)
E-Rechnung bezeichnet den elektronischen Rechnungsversand (engl. electronic invoicing).
Europaweit dürfen öffentliche Behörden seit 2020 nur noch E-Rechnungen annehmen. Eine E-Rechnung muss nach der Europäischen Norm EN 16931 die Rechnungsdaten (Empfänger, Datum, Betrag usw.) in einem strukturierten Format wie XMl enthalten. In Deutschland wird für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden die XRechnung genutzt.
Länder wie Deutschland oder Italien schreiben darüber hinaus die elektronische Rechnungsstellung auch für den B2B-Bereich vor. In Deutschland gilt diese Pflicht im B2B-Bereich seit 1. Januar 2025. Neben der XRechnung wird in Deutschland auch das ZUGFeRD-Format für den B2B-Bereich genutzt.
E-Rechnungs-Pflicht B2B
Neben den Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung (B2G) gilt seit 1. Januar 2025 in Deutschland die Vorgabe, dass Unternehmen im B2B-Bereich dazu in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Übergangsfristen gelten bis Ende 2027, ab da müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich sowohl empfangen als auch ausstellen können.
Factur-X
Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD. Die beiden Formate sind technisch wie inhaltlich identisch und werden in Zusammenarbeit der beiden Organisationen FeRD und FNFE-MPE weiterentwickelt.
FatturaPA
FatturaPA ist die italienische Lösung zum Versand elektronischer Rechnungen. Seit dem 01.01.2019 müssen alle Rechnungen im B2G- und B2B-Bereich für und innerhalb Italiens über die zentrale FatturaPA-Lösung ausgetauscht werden.
Der Hauptunterschied zu der deutschen Variante ist, dass alle Rechnungen auf über die zentrale Plattform Sistema di Interscambio (SdI) übermittelt werden müssen. Dies ist speziell für unsere deutschen Kunden eine Herausforderung.
FeRD
FeRD steht für “Forum elektronische Rechnung Deutschland”. Diese Organisation hat das ZUGFeRD-Format veröffentlicht und kümmert sich um die Updates des Formats.
Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk für den verschlüsselten Austausch von elektronischen Rechnungen und anderen Procurement-Formaten. Zugriff auf dieses Netzwerk erhalten zertifizierte ASP (Access Point Provider), die den Datenaustausch zwischen Partnern im Peppol-Netzwerk regeln.
PDF/A-3
PDF (= Portable Document Format) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente. Das PDF/A-3 ist ein spezielles Format, das für die Langzeitarchivierung optimiert wurde. Es ist das verpflichtende Trägerformat für hybride ZUGFeRD-Rechnungen.
Das spezielle PDF/A-3 Format erlaubt nicht nur den langfristigen Zugriff auf das PDF-Dokument, sondern ermöglicht auch die Einbettung eines Anhangs in das PDF-Dokument. Im ZUGFeRD-Format wird diese Eigenschaft genutzt, um eine strukturierte XML-Datei mit den Rechnungsinformationen in die PDF einzubetten.
SAP DRC
SAP DRC (Document and Reporting Compliance) ist eine Softwarelösung von SAP für die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. DRC kann auch für die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen eingesetzt werden. Dann sollte die Anwendung jedoch mit Software von Drittanbietern wie dem SAP Invoice Management von OpenText ergänzt werden.
Insgesamt hilft DRC bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben für Dokumente in vielen verschiedenen Ländern. Es stellt aktuell die Standardlösung von SAP für diesen Zweck dar.
SAP IDOC
SAP IDOC (Intermediate Document) ist das zentrale Format zum Datenaustausch zwischen SAP-Systemen. Mit Daten sind Geschäftsbelege wie Rechnungen gemeint.
UBL
Bei UBL (Universal Business Language) handelt es sich um den internationalen Standard für den elektronischen Austausch von geschäftlichen Dokumenten wie Rechnungen, Bestell- oder Lieferscheine. Er umfasst Dokumente in allen relevanten Bereichen wie Einkauf, Logistik und Buchhaltung.
UBL unterstützt neben anderen Programmiersprachen auch XML, die für die elektronische Rechnungsstellung mit E-Rechnungen in Deutschland ab 1. Januar 2025 genutzt wird. Das deutsche Format XRechnung unterstützt sowohl UBL als auch CII, während ZUGFeRD nur CII unterstützt.
XML
XML ist die Abkürzung für Extensible Markup Language (dt. erweiterbare Auszeichnungssprache). Dabei handelt es sich um ein weit verbreitetes Format zum Austausch elektronisch strukturierter Daten. Während eine XML-Datei für einen Menschen nahezu unlesbar ist, können Computer damit sehr gut umgehen und eine XML-Datei automatisch verarbeiten.
Im Rahmen von eInvoicing sind zwei Syntaxen anzutreffen: CII (Crossindustry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Erstere ist die Sprache des ZUGFeRD-Formats, wohingegen letztere die Sprache des Peppol-Netzwerkes ist. XRechnung erlaubt beide Syntaxen.
XRechnung
Die XRechnung ist ein deutsches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch. Deutsche Behörden sind seit November 2019 dazu verpflichtet, XRechnungen elektronisch verarbeiten zu können. Ab dem 27.11.2020 dürfen Behörden auf Bundesebene keine Papierrechnungen mehr annehmen.
Die XRechnung enthält ausschließlich eine XML-Datei, ist für Menschen also nicht direkt lesbar. Um sie lesbar zu machen, gibt es spezielle Tools, die die XML-Datei für Menschen visuell aufbereiten. Das Format unterstützt sowohl UBL als auch CII und kann von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen in Deutschland verarbeitet werden.
XSD
XSD steht für „XML Schema Definition“ und legt fest, wie eine XML aufgebaut sein sollte und welche Werte/Formen der Daten erlaubt sind. So kann verhindert werden, dass eine XML-Datei fehlerhafte Informationen enthält.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein deutsches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es wurde mit Frankreich gemeinsam entwickelt und heißt dort Factur-X. Die beiden Formate sind inhaltlich und technisch identisch.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für E-Rechnungen. Das bedeutet, dass die durch die EN 16931 vorgeschriebene strukturierte XML-Datei mit den Rechnungsinformationen in ein PDF-Dokument eingebettet ist. So können Menschen wie gewohnt die Rechnung als PDF-Dokument lesen, während Computer die XML-Datei automatisiert verarbeiten können. Die gängigen Buchhaltungsprogramme in Deutschland können mit Rechnungen im ZUGFeRD-Format umgehen.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Sie haben weitere Fragen zum Thema E-Rechnungen oder es gibt noch Begriffe, die Ihnen unklar erscheinen? Kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen dann bei Ihrem individuellen Anliegen.
Ein Kommentar zu "Alle Fachwörter, die Sie rund um das Thema E-Rechnung kennen sollten"
Die Bearbeitung der Daten durch EDIFACT-Software ist sicherlich zeitsparend und somit auch steigernd in der Effizienz. Vor allem bei der Bearbeitung von Rechnungen greife ich auf diese Software zurück. Die standardisierte Bearbeitung von EDIFACT-Daten ist durch die richtige Software optimierbar. Vielen Dank für die Erklärungen der Begrifflichkeiten!