So legen Sie XML-Dokumente für ZUGFeRD 2.1.1 an
Geringere Kosten bei einer gleichzeitig schnelleren Zustellung – genau diesen Vorteil bieten E-Rechnungen. Ein beliebtes E-Rechnungs-Format heißt ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Dabei handelt es sich um ein hybrides Format, das maschinell und für Menschen lesbar ist – ZUGFeRD-Rechnungen können daher auch automatisiert weiterverarbeitet werden. Zu diesem Zweck bestehen die Rechnungen aus einer für Nutzer lesbaren PDF und einem für Maschinen lesbaren XML-Datei-Anhang. Zu dem detaillierten Aufbau von ZUGFeRD existiert bereits ein Blogbeitrag. Sollten Sie diesen verpasst haben, schauen Sie gerne hier vorbei. Im heutigen Beitrag erkläre ich Ihnen ergänzend dazu, wie Sie ein XML-Dokument für ZUGFeRD 2.1.1 anlegen.
Allgemeine Informationen über die ZUGFeRD-Rechnung
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen, müssen Sie entsprechende XML-Dateien erstellen. Auf der Webseite FeRD können Sie zu diesem Zweck Dokumente herunterladen, die den Aufbau der XML-Dokumente erklären. Dabei bekommen Sie auch einfache Beispiele an die Hand, die ihnen das Format verständlich vermitteln sollen.
Abb 1. Die Begleitdokumente geben Nutzern Informationen und Beispiele an die Hand.
Neben Beispieldateien und XSD-Schemata, die den Aufbau der XML abhängig vom jeweiligen Profil definieren, finden Sie weitere Dokumente mit hilfreichen Informationen:
(1) Codelisten: Manche Knoten dürfen nur bestimmte Werte enthalten (z. B. das Attribut DateTimeFormat-format oder das Feld ExchangedDocument-TypeCode). Diese sind in Codelisten festgelegt, die in dieser Tabelle zusammengefasst sind.
(2) Spezifikation: Dieses Dokument enthält Informationen zum ZUGFeRD-2.1.1-Format. Für ein gutes Verständnis des Formats empfehle ich Ihnen, sich zu Beginn einmal mit diesem Dokument auseinanderzusetzen.
(3) Spezifikation – Technischer Anhang: Vereinfacht gesagt enthält dieses Dokument die Informationen aus den XSD-Schemata in lesbarer Form. Zusätzlich liefert es Informationen über die Relevanz aller ZUGFeRD-Felder für die jeweiligen Profile. Sehr hilfreich ist es, wenn Sie einen Überblick darüber haben möchten, welche Felder es gibt, ob ein Feld Pflicht in Ihrem gewählten Profil ist und welches Feld einer bestimmten betriebswirtschaftlichen Anforderung entspricht (z. B.: Suche nach „Rabatt“).
(4) Spezifikation – Technischer Anhang Anlage A: Dieses Dokument ist vorrangig nützlich für die IT. Es liefert Informationen darüber, wie eine Rechnungs-PDF technisch aufgebaut sein muss und welche Metadaten in die PDF/A-3-Datei angefügt werden müssen.
(5) Referenzprofile – In diesem Dokument werden die Bezüge für Referenzprofile (insbesondere XRechnung) hergestellt. Dort wird beschrieben, wo welche Informationen zu finden sind und wie sich diese Referenzen in ZUGFeRD integrieren.
Eine ZUGFeRD-Rechnung im Überblick
Das XML-Dokument besteht im Allgemeinen aus 7 unterschiedlichen Bereichen mit jeweils anderen Informationen:
Abb 2. Das XML-Dokument untergliedert sich in 7 verschiedene Bereiche.
Bereich 1: ExchangedDocumentContext – Eigenschaft der Nachricht
Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf. Hierunter fällt unter anderem das angewendete ZUGFeRD-Profil.
Abb 3. Der erste Bereich führt bestimmte Eigenschaften der E-Rechnung auf.
Bereich 2: ExchangedDocument – Dokumenteigenschaften
Unter diesem Knoten geben Sie die Kopfdaten der Rechnung an. Hierunter fallen zum Beispiel die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum. Über den Knoten IncludedNote können Sie weitere Informationen zur Rechnung hinzufügen.
Abb 4. In diesem Bereich geben Nutzer die Kopfdaten der Rechnung an.
Bereich 3: Informationen zum Geschäftsvorfall
In diesem Bereich halten Sie Informationen zum Geschäftsvorfall fest.
Bereich 4: IncludedSupplyChainTradeLineltem – Angaben zu einer Rechnungsposition
In diesem Bereich finden Sie Angaben zur Rechnungsposition. Hierunter fallen zum Beispiel allgemeine Positionsangaben wie die Positionsnummer als auch spezifischere Informationen, z. B. das Produkt. Auch alle Angaben zur Preiszusammensetzung geben Sie in diesem Knoten an. Dabei können auch Rabatte oder Zuschläge mit aufgeführt werden.
Bereich 5: ApplicableHeaderTradeAgreement – Vertragsangaben
In diesem Knoten halten Sie Vertragsangaben für Sender und Empfänger fest. Hierzu gehören zum Beispiel Name und Adresse des Rechnungsausstellers sowie die Verkäuferangaben.
Bereich 6: ApplicableHeaderTradeDelivery – Angaben zur Lieferung
In diesem Abschnitt dokumentieren Sie Lieferangaben. Diese sind zwar optional – dennoch muss der Knoten im XML auftauchen, auch wenn er leer bleibt.
Bereich 7: ApplicableHeaderTradeSettlement – Zahlungsangaben
In diesem Bereich halten Sie Angaben zur Zahlung der Rechnung fest. Hierzu zählen zum Beispiel die Rechnungswährung oder Kopfrabatte. Auch die Gesamtbeträge werden hier aufgeführt.
Fazit
E-Rechnungen bieten Ihnen viele Vorteile. Insbesondere mit dem Format ZUGFeRD können Sie maschinenlesbare Rechnungen erstellen, die automatisch weiterverarbeitet werden können. Hierzu müssen Sie ein XML-Dokument aufbauen und dort entsprechende Daten einpflegen.
Sie haben weitere Fragen zum Thema ZUGFeRD-Rechnungen? Kontaktieren Sie mich gerne persönlich – ich berate Sie dann unverbindlich.
XML-Dokumente für ZUGFeRD 2.1.1
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