Content Repository in SAP
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Zweck von Content Repositories: Sie speichern unstrukturierte Inhalte wie Dokumente und Bilder effizient und mit Metadaten zur besseren Verwaltung und für einen schnellen Zugriff.
- SAP-Integration: Content Repositories werden in SAP verwendet, insbesondere in Verbindung mit ArchiveLink und dem SAP Content Server.
- Transaktion OAC0: In SAP wird die Transaktion OAC0 genutzt, um Content Repositories zu erstellen und zu verwalten.
- Knowledge Provider: Der Knowledge Provider ermöglicht die Integration von externen Content-Repositories in SAP und unterstützt das Dokumenten- und Content-Management.
Was ist ein Content Repository?
Ein Content Repository (deutsch: Inhaltsspeicher, Inhaltsablage) ist ein Ablagebereich auf einer Datenbank oder in einem Dateisystem für unstrukturierte digitale Inhalte wie elektronische Dokumente oder Bilder. Diese Inhalte sollen möglichst effizient, also platzsparend, gespeichert werden und einfach zugänglich sein. Bestenfalls können die Nutzer über eine Suchfunktion auf die Inhalte zugreifen. Außerdem sollen die Nutzer Änderungen an den Inhalten nachvollziehen können. Der einfache Zugriff auf die aktuelle Version eines Inhalts hat jedoch Priorität. Um diese Ziele zu erreichen, enthält ein Content Repository neben den gespeicherten Inhalten auch jeweils Metadaten mit weiteren Informationen wie dem Erstellungsdatum, dem Autor oder Zugriffsrechten.
Dabei ist ein Content Repository nicht dafür gedacht, besonders große Dokumente möglichst lange und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards zu verwahren. Vielmehr geht es darum, Dokumente und andere unstrukturierte Daten auf einer alltäglichen Basis möglichst unkompliziert und schnell zur Verfügung zu stellen. Dabei können eine längere Speicherung der Inhalte oder ein erhöhter Sicherheitsstandard im Fokus stehen. Für die revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der GOBD-Richtlinien ist ein Content Repository jedoch nicht geeignet.
Content Repositories sind Teil von Content Management Systemen (CMS) und werden generell im Dokumentenmanagement eingesetzt. Wichtig ist, dass verschiedene Nutzer auf die Inhalte zugreifen können und dafür keine tiefergehenden technischen Kenntnisse benötigen.
Das Content Repository in SAP
Auch in SAP werden Content-Repositories genutzt, um Dokumente und andere unstrukturierte Inhalte abzulegen und Nutzern zugänglich zu machen. So benötigen Sie beispielsweise ein Content Repository, wenn Sie mithilfe von ArchiveLink eine Schnittstelle zwischem Ihrem SAP-System und einem anderen System herstellen möchten. Content Repositories dienen aber auch der Organisation von Inhalten auf einem SAP Content Server, der als temporärer Ablageort beispielsweise für Dokumente fungieren kann. Für längere Speicherzeiten oder die GOBD-konforme Archivierung von Dokumenten über mehrere Jahre in SAP müssen Lösungen von Drittanbietern angebunden werden.
Neben dem Content Server sind Content Repositories beispielsweise auch im Bereich des SAP Business Warehouse nützlich, um digitale Inhalte abzulegen.
Verwaltung mit der Transaktion OAC0
Um in SAP ein Content Repository zu erstellen oder zu verwalten, benötigen Sie die Transaktion OAC0. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Content Repositories und können über den Button Ändern ein neues Content Repository anlegen. Eine genaue Anleitung für die Erstellung eines Content Repositories in SAP finden Sie hier. Über die Transaktion OAC0 erhalten Sie außerdem aktuelle Informationen über Ihre Content Repositories. Das erstellte Content Repository können Sie dann auf dem SAP Content Server einrichten.
SAP Content Repositories mit dem Knowledge Provider
Neben dem SAP Content Server spielen die Content Repositories auch im Zusammenhang mit dem Knowledge Provider (KPro) eine Rolle. Der Knowledge Provider ist ein Framework, mit dessen Hilfe ein SAP S/4HANA-System mit externen Content Repositories kommunizieren kann. In diesen externen Content Repositories können unstrukturierte Dokumente enthalten sein, die beispielsweise aufgrund ihrer Größe nicht direkt in der SAP-Datenbank gespeichert werden. Der Knowledge Provider bietet aufgrund seiner Flexibilität sowohl Funktionen im Bereich des Dokumentenmanagements als auch des Content-Managements im Allgemeinen.
Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten archivieren können.
Fazit
Ein Content Repository ist eine effiziente Lösung zur Speicherung und Verwaltung unstrukturierter digitaler Inhalte wie Dokumente und Bilder. Die zentral gespeicherten Inhalte sind den Nutzern ohne viel Aufwand gut zugänglich. In SAP-Systemen spielt das Content Repository im Zusammenhang mit der Integration von ArchiveLink und dem SAP Content Server eine zentrale Rolle. Die Nutzung des Knowledge Providers ermöglicht zudem eine effiziente Kommunikation zwischen dem SAP-System und externen Content Repositories.
Websession: Content Repository
Haben sich bei Ihnen noch weitere Fragen zum Thema Content Repository ergeben? Zögern Sie nicht und kommen Sie auf uns zu! Wir klären Ihre Fragen und beraten Sie zur optimalen Speicherung der Daten in Ihrem SAP-System.
FAQ
Was ist ein Content Repository?
Ein Content Repository ist ein zentraler Ablagebereich für unstrukturierte digitale Inhalte, wie Dokumente oder Bilder, der eine effiziente Speicherung und einfachen Zugriff ermöglicht. Es speichert nicht nur die Dokumente, sondern auch Metadaten wie Erstellungsdatum, Autor oder Zugriffsrechte.
Wie funktioniert ein Content Repository in SAP?
In SAP dienen Content Repositories der Speicherung von Dokumenten und unstrukturierten Inhalten. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Anbindung von SAP-Systemen an andere Systeme über ArchiveLink und werden auf dem SAP Content Server für die temporäre Ablage genutzt.
Was ist die Transaktion OAC0 in SAP?
Die Transaktion OAC0 wird in SAP verwendet, um Content Repositories zu erstellen und zu verwalten. Hier erhalten Nutzer eine Übersicht über alle Content Repositories und können neue Repositories anlegen oder bestehende bearbeiten.
Wie hängt der Knowledge Provider mit Content Repositories zusammen?
Der Knowledge Provider (KPro) ermöglicht die Kommunikation zwischen einem SAP S/4HANA-System und externen Content Repositories. Diese Repositories können unstrukturierte Dokumente enthalten, die aufgrund ihrer Größe nicht direkt in der SAP-Datenbank gespeichert werden können.
Wer kann mir beim Thema Content Repository in SAP helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Content Repository in SAP benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
