Digitale Rechnungsverarbeitung
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Der gesamte Rechnungsworkflow wird digitalisiert, wobei E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie XML verarbeitet werden, um manuelle Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze.
- Der Prozess umfasst die Erstellung, den Versand, den Empfang, die automatische Datenextraktion, die Freigabe und die Archivierung von Rechnungen, wobei Softwarelösungen wie SAP S/4HANA und DRC den gesamten Ablauf unterstützen.
- Vorteile umfassen Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und höhere Transparenz. Herausforderungen sind die anfänglichen Investitionskosten und Anforderungen an die IT-Infrastruktur, insbesondere für kleinere Unternehmen.
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Digitale Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass der gesamte Rechnungsworkflow digital abläuft. Im Idealfall wird im gesamten Prozess kein Papier mehr genutzt. Damit das funktioniert, muss eine Software vorhanden sein, mit der sich der Rechnungseingang und die Zahlungsfreigaben digital abbilden lassen.
Eine wichtige Rolle spielt das E-Invoicing für die digitale Verarbeitung von Rechnungen. E-Rechnungen ermöglichen den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferanten und Käufern in einem strukturierten Format wie XML. Das ist die Voraussetzung dafür, Prozesse in der Rechnungsverarbeitung effizient ablaufen lassen zu können. Eine R-Rechnung enthält dabei alle Informationen, wie sie auch auf herkömmlichen Rechnungen zu finden sind mit dem Unterschied, dass eine Software die Daten im XML-Format automatisiert verarbeiten kann.
Aktueller Stand: E-Rechnungspflicht für Unternehmen seit 01.01.2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmen und Rechnungsempfänger die E-Rechnungspflicht. Das bedeutet, dass ein Unternehmen in der Lage sein muss, Rechnungen in einem digitalen Format empfangen zu können. Bisher war die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig, wenn jemand eine E-Rechnung verschicken wollte. Seit Anfang 2025 sollte sich jeder Lieferant darauf verlassen können, dass Unternehmen mit der E-Rechnung umgehen können.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht sind nur für Kleinbetragsrechnungen, für bestimmte steuerfreie Umsätze und für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) vorgesehen. Mit dem Wachstumschancengesetz zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) hat sich dabei die Definition für die E-Rechnung noch einmal verändert. Entscheidend ist, dass diese in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Eine elektronische Verarbeitung der Daten muss möglich sein. Gewährleistet ist das durch die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Funktionsweise der digitalen Rechnungsverarbeitung
Grundsätzlich läuft der Rechnungsprozess folgendermaßen ab:
- Erstellung der Rechnung im ERP oder in einer geeigneten Buchhaltungssoftware.
- Versand auf dem elektronischen Weg zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Plattformen wie PEPPOL.
- Empfang der Rechnungen und automatische Extrahierung der enthaltenen Daten.
- Freigabe nach automatischer Überprüfung und Veranlassung der Zahlung durch die Buchhaltung.
- Archivierung der Rechnung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.
Die digitale Rechnungsverarbeitung bezeichnet üblicherweise den Umgang mit einer eingehenden E-Rechnung, also ab dem Empfang. Da ab 2027 für die meisten Unternehmen auch die Pflicht zur Stellung von E-Rechnungen gilt, sollte jedoch bei der digitalen Rechnungsverarbeitung auch der Rechnungsausgang immer mitbedacht werden.
Dabei setzen nicht nur Unternehmen, sondern auch die öffentliche Verwaltung auf die digitale Rechnungsverarbeitung. Hier ist die E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen bereits seit einigen Jahren vorgeschrieben. Das sorgt für ein höheres Maß an Transparenz und kann die Verarbeitung solcher Aufträge beschleunigen.
Für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland wurde XRechnung als XML-basiertes Format entwickelt. ZUGFeRD wiederum stellt eine Kombination aus XML für die maschinelle Verarbeitung und PDF für die visuelle Darstellung dar. Beide Formate finden breite Anwendung in der Privatwirtschaft.
Geeignete Software für die digitale Rechnungsverarbeitung
Der Markt bietet eine Vielzahl an Software-Lösungen an, mit denen sich eine digitale Rechnungsverarbeitung in den Unternehmen umsetzen lässt.
DATEV Rechnungswesen
Dieses Angebot von DATEV richtet sich an Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung digital erledigen möchten. Zu den Funktionen gehören zum Beispiel ein elektronischer Belegaustausch und die digitale Verarbeitung von Rechnungen. Dank der Integration in die Buchhaltung lassen sich Rechnungsdaten automatisch in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Zudem hilft die Software bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und bietet eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung von Belegen an.
Lexware faktura+auftrag
Das Angebot Lexware faktura+auftrag richtet sich insbesondere an KMU. Über eine einfach gehaltene Benutzeroberfläche erfolgt die Erstellung der digitalen Rechnungen. Für eine effiziente Kunden- und Artikelverwaltung mit schneller Zuordnung und Verwaltung ist eine integrierte Datenbank vorhanden. Die Software automatisiert das Mahnwesen und kümmert sich um die Zahlungsüberwachung.
SAP S/4HANA
Mit dem ERP-System von SAP lassen sich verschiedene Aufgaben im Rahmen der digitalen Rechnungsverwaltung bewältigen. Dazu gehören zum Beispiel eine automatisierte Rechnungsstellung und der elektronische Rechnungsversand und -empfang. Das System unterstützt auch bei der Einhaltung globaler Rechnungslegungsstandards und der lokalen steuerlichen Vorschriften. Zudem stehen automatisierte Workflows für die Prüfung und Freigabe der E-Rechnungen zur Verfügung. Rechnungen lassen sich direkt aus den Verkaufs- oder Lieferdaten erzeugen.
SAP DRC
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) ergänzt die digitale Rechnungsverarbeitung mit der Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Die Lösung unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung und ermöglicht den Zugang zum PEPPOL-Netzwerk und lässt sich nahtlos in SAP ERP oder S/4HANA integrieren. Über eine zentrale Schnittstelle können Nutzer den Status von E-Rechnungen überwachen und XML-Dateien visualisieren.
Für die Einführung müssen Unternehmen ihre Systeme anpassen, die BTP vorbereiten und das eDocument Framework anpassen. In Kombination Software für die Bearbeitung von eingehenden E-Rechnungen, beispieslweise von OpenText, wird der gesamte Prozess der digitale Verarbeitung von E-Rechnungen abgedckt. Besonders für international tätige Unternehmen ist DRC eine effiziente Lösung zur Einhaltung globaler Compliance-Vorgaben.
Anwendungsbeispiel: Digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP
Folgender Workflow stellt beispielhaft dar, wie die digitale Rechnungsverarbeitung aufseiten des Verkäufers und des Käufers aussehen könnte, wenn beide SAP S/4HANA bei sich einsetzen:
- Rechnungserstellung in S/4HANA: Die Daten für die elektronische Rechnung stammen direkt aus dem Modul Sales and Distribution (SD) und es erfolgt eine automatische Übernahme in die E-Rechnung. Die Rechnung liegt nach der Erstellung im PDF-Format und für die maschinelle Verarbeitung auch als integrierte XML-Datei vor.
- Rechnungsversand: Der Versand der E-Rechnung erfolgt entweder per E-Mail oder über eine EDI-Schnittstelle.
- Rechnungsempfang beim Kunden: Es folgt ein automatischer Import der E-Rechnung in das ERP des Empfängers. Dank XML ist eine automatisierte Verarbeitung möglich, zu der auch die Übernahme der relevanten Daten in die Finanzbuchhaltung gehört.
- Zahlungsfreigabe: Das Modul Financial Accounting (FI) überwacht das Zahlungsziel. Sobald dieses erreicht ist, erfolgt die Überweisung des Rechnungsbetrags. Hierfür können verschiedene elektronische Zahlungsmethoden zum Einsatz kommen.
- Archivierung: Nach Abschluss der Zahlung erfolgt die Archivierung der Rechnung gemäß der gesetzlichen Vorgaben. Dafür dient zum Beispiel die Standardkomponente zur Datenarchivierung (CA-ARC). Für die Speicherung kommt ein gesetzeskonformes Format zum Einsatz, die Daten stehen langfristig im System zur Verfügung.
- Reporting: Es können jetzt weitere Prozesse für die Erstellung von Analysen und Berichten anschließen. Damit lassen sich zum Beispiel Berechnungen bezüglich des Cashflows vornehmen oder das Kundenverhalten analysieren.
Vorteile und Herausforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung
Das sind die wichtigsten Vorteile einer rein digital durchgeführten Rechnungsverarbeitung:
- Effizienzsteigerung: Rechnungsprozesse lassen sich automatisieren und nehmen deutlich weniger Zeit in Anspruch. Die Dauer bis zur Zahlung lässt sich erheblich verkürzen, sodass liquide Mittel schneller zur Verfügung stehen.
- Fehlerreduktion: Es entfallen manuelle Prozesse, die anfällig für Fehler bei der Dateneingabe sind.
- Höhere Transparenz: Die digitalen Rechnungen sind jederzeit mit allen Details einsehbar. Das erhöht die Nachverfolgbarkeit, erleichtert die Berichterstattung und sorgt für mehr Transparenz.
- Vereinfachte Compliance: Es fällt leichter, den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, wie sie sich zum Beispiel aus den DSGVO ergeben.
Folgende Herausforderungen gilt es zu berücksichtigen:
- Kosten: Bevor ein Unternehmen alle Rechnungsprozesse digital umstellen kann, sind Anfangsinvestitionen in die benötigten Systeme vorzunehmen.
- Anforderungen an die IT: Eine komplett digital ablaufende Rechnungsverarbeitung erfordert eine gute IT-Infrastruktur. Das kann gerade für kleine Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
- Sicherheit: Die digitale Speicherung von Rechnungsdaten birgt die Gefahr von Cyberangriffen. Es sind Maßnahmen für die Vermeidung von Datenlecks zu treffen, die zu höheren Kosten für die IT-Sicherheit führen können.
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Fazit
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen eine effiziente und zukunftsfähige Möglichkeit, Rechnungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Sie reduziert manuelle Fehler, verkürzt Bearbeitungszeiten und steigert die Effizienz. Durch die Einführung der E-Rechnungspflicht seit Januar 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten können, um gesetzeskonform zu bleiben. Softwarelösungen wie SAP S/4HANA und SAP DRC unterstützen dabei, den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung von E-Rechnungen zu automatisieren und die internationalen Compliance-Vorgaben einzuhalten.
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Dieser Artikel erschien bereits im Mai 2024. Der Artikel wurde am 21.10.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Digitale Rechnungsverarbeitung bezeichnet den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, -übertragung und -archivierung in einem digitalen Format, ohne den Einsatz von Papier. Dabei wird der Rechnungsworkflow automatisiert, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen.
Welche Softwarelösungen eignen sich für die digitale Rechnungsverarbeitung?
Softwarelösungen wie DATEV Rechnungswesen, Lexware faktura+auftrag, SAP S/4HANA und SAP DRC unterstützen Unternehmen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung. Diese Systeme ermöglichen die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen.
Was sind die Vorteile und Herausforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung?
Vorteile sind Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion, höhere Transparenz und vereinfachte Compliance. Herausforderungen umfassen die anfänglichen Kosten für die Systemumstellung, Anforderungen an die IT-Infrastruktur und die Notwendigkeit, Sicherheitsmaßnahmen gegen Cyberangriffe zu ergreifen.
Wer kann mir beim Thema Digitale Rechnungsverarbeitung helfen?
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