Digitale Rechnungsverarbeitung
Inhaltsverzeichnis
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Von einer digitalen Rechnungsverarbeitung sprechen wir, wenn der gesamte Rechnungsworkflow digital abläuft. Im Idealfall basiert kein Prozess mehr auf Papierrechnungen oder -belegen. Das gilt neben den Eingangsrechnungen auch für die Abrechnung von Reisekosten und Spesen. Damit das funktioniert, muss eine Software vorhanden sein, mit der sich der Rechnungseingang und die Zahlungsfreigaben digital abbilden lassen.
Eine wichtige Rolle spielt das E-Invoicing für die digitale Verarbeitung von Rechnungen. E-Rechnungen ermöglichen den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferanten und Käufern in einem strukturierten Format. Das ist die Voraussetzung dafür, Prozesse in der Rechnungsverarbeitung effizient ablaufen lassen zu können. Die elektronische Rechnungsstellung enthält dabei alle Informationen, wie sie auch auf herkömmlichen Rechnungen zu finden sind. Alles ist hier aber in einem digitalen Format dargestellt.
Aktueller Stand: E-Rechnungspflicht für Unternehmen ab 01.01.2025
Unternehmen in Deutschland müssen sich darauf einstellen, dass die Nutzung von E-Rechnungen für sie bald verpflichtend ist. Ab dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmen und Rechnungsempfänger die E-Rechnungspflicht. Das bedeutet, dass ein Unternehmen in der Lage sein muss, Rechnungen in einem digitalen Format zu empfangen und diese auch verarbeiten zu können. Bisher war die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig, wenn jemand eine elektronische Rechnungsstellung vornehmen wollte. Ab 2025 soll sich dann jeder Lieferant darauf verlassen können, dass Unternehmen mit der E-Rechnung umgehen können.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht sind nur für Kleinbetragsrechnungen, für bestimmte steuerfreie Umsätze und für Rechnungen an Endverbraucher vorgesehen. Mit dem Wachstumschancengesetz zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) hat sich dabei die Definition für die E-Rechnung noch einmal verändert. Entscheidend ist, dass diese in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Eine elektronische Verarbeitung der Daten muss möglich sein. Gewährleiset ist das zum Beispiel durch die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Alle Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, heißen von nun an “sonstige Rechnungen”. Dazu gehören neben den Papierrechnungen auch andere elektronische Rechnungen, deren Versand zum Beispiel als PDF per E-Mail erfolgt. Diese Rechnungen sind zwar elektronisch, genügen aber nicht den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 und lassen zum Beispiel die strukturierten Daten vermissen.
Funktionsweise der digitalen Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung umfasst den gesamten Rechnungsprozess angefangen bei der Erstellung von Rechnungen über deren Versand und Empfang bis hin zur Handhabung in der Buchhaltung. Daher eignet sich die E-Rechnung auch in einem idealen Szenario für die vollständige Automatisierung des Workflows. Folgende Funktionsweisen sind in der digitalen Rechnungsverarbeitung besonders relevant:
- Erstellung der Rechnung im ERP oder in einer geeigneten Buchhaltungssoftware.
- Versand auf dem elektronischen Weg zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Plattformen wie PEPPOL.
- Empfang der Rechnungen und automatische Extrahierung der enthaltenen Daten (zum Beispiel per OCR).
- Freigabe nach automatischer Überprüfung und Veranlassung der Zahlung durch die Buchhaltung.
- Archivierung der Rechnung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.
Die Anwendungsgebiete einer solchen digitalen Rechnungsverarbeitung sind vielfältig. Insbesondere erleichtert sie die Rechnungsprozesse, wie sie in Unternehmen jeder Größe täglich anfallen. Sie spielt auch für die öffentliche Verwaltung eine große Rolle und ist bei öffentlichen Aufträgen bereits vorgeschrieben. Das sorgt für ein höheres Maß an Transparenz und kann die Verarbeitung solcher Aufträge beschleunigen. Weiterhin bietet eine digitale Rechnungsverarbeitung Erleichterungen bei grenzüberschreitenden Geschäften, etwa in Hinblick auf eine vereinfachte Einhaltung unterschiedlicher Steuervorschriften.
In Hinblick auf die Standardisierung und Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse in der Rechnungsverarbeitung haben die beiden Formate ZUGFeRD und XRechnung eine hohe Bedeutung erlangt. Für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland wurde XRechnung als XML-basiertes Format entwickelt. Es soll Vorteile gerade bei der Überprüfung und Compliance bieten. ZUGFeRD wiederum stellt eine Kombination aus XML für die maschinelle Verarbeitung und PDF für die visuelle Darstellung dar und kommt auch in der Privatwirtschaft zum Einsatz.
Geeignete Software für die digitale Rechnungsverarbeitung
Der Markt bietet eine Vielzahl an Software-Lösungen an, mit denen sich eine digitale Rechnungsverarbeitung in den Unternehmen umsetzen lässt.
DATEV Rechnungswesen
Dieses Angebot von DATEV richtet sich an Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung digital erledigen möchten. Zu den Funktionen gehören zum Beispiel ein elektronischer Belegaustausch und die digitale Verarbeitung von Rechnungen. Dank der Integration in die Buchhaltung lassen sich Rechnungsdaten automatisch in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Zudem hilft die Software bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und bietet eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung von Belegen an.
Lexware faktura+auftrag
Das Angebot Lexware faktura+auftrag richtet sich insbesondere an KMU. Über eine einfach gehaltene Benutzeroberfläche erfolgt die Erstellung der digitalen Rechnungen. Für eine effiziente Kunden- und Artikelverwaltung mit schneller Zuordnung und Verwaltung ist eine integrierte Datenbank vorhanden. Die Software automatisiert das Mahnwesen und kümmert sich um die Zahlungsüberwachung.
SAP S/4HANA
Mit dem ERP-System von SAP lassen sich verschiedene Aufgaben im Rahmen der digitalen Rechnungsverwaltung bewältigen. Dazu gehören zum Beispiel eine automatisierte Rechnungsstellung und der elektronische Rechnungsversand und -empfang. Das System unterstützt auch bei der Einhaltung globaler Rechnungslegungsstandards und der lokalen steuerlichen Vorschriften. Zudem stehen automatisierte Workflows für die Prüfung und Freigabe der E-Rechnungen zur Verfügung. Rechnungen lassen sich direkt aus den Verkaufs- oder Lieferdaten erzeugen.
Anwendungsbeispiel: Digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP
Folgender Workflow stellt beispielhaft dar, wie die digitale Rechnungsverarbeitung aufseiten des Verkäufers und des Käufers aussehen könnte, wenn beide SAP S/4HANA bei sich einsetzen:
- Rechnungserstellung in S/4HANA: Die Daten für die elektronische Rechnung stammen direkt aus dem Modul Sales and Distribution (SD) und es erfolgt eine automatische Übernahme in die E-Rechnung. Die Rechnung liegt nach der Erstellung im PDF-Format und für die maschinelle Verarbeitung auch als integrierte XML-Datei vor.
- Rechnungsversand: Der Versand der E-Rechnung erfolgt entweder per E-Mail oder über eine EDI-Schnittstelle.
- Rechnungsempfang beim Kunden: Es folgt ein automatischer Import der E-Rechnung in das ERP des Empfängers. Dank XML ist eine automatisierte Verarbeitung möglich, zu der auch die Übernahme der relevanten Daten in die Finanzbuchhaltung gehört.
- Zahlungsfreigabe: Das Modul Financial Accounting (FI) überwacht das Zahlungsziel. Sobald dieses erreicht ist, erfolgt die Überweisung des Rechnungsbetrags. Hierfür können verschiedene elektronische Zahlungsmethoden zum Einsatz kommen.
- Archivierung: Nach Abschluss der Zahlung erfolgt die Archivierung der Rechnung gemäß der gesetzlichen Vorgaben. Dafür dient zum Beispiel die Standardkomponente zur Datenarchivierung (CA-ARC). Für die Speicherung kommt ein gesetzeskonformes Format zum Einsatz, die Daten stehen langfristig im System zur Verfügung.
- Reporting: Es können jetzt weitere Prozesse für die Erstellung von Analysen und Berichten anschließen. Damit lassen sich zum Beispiel Berechnungen bezüglich des Cashflows vornehmen oder das Kundenverhalten analysieren.
Vor-/Nachteile: Digitale Rechnungsverarbeitung
Das sind die wichtigsten Vorteile einer rein digital durchgeführten Rechnungsverarbeitung:
- Effizienzsteigerung: Rechnungsprozesse lassen sich automatisieren und nehmen deutlich weniger Zeit in Anspruch. Die Dauer bis zur Zahlung lässt sich erheblich verkürzen, sodass liquide Mittel schneller zur Verfügung stehen.
- Fehlerreduktion: Es entfallen manuelle Prozesse, die anfällig für Fehler bei der Dateneingabe sind.
- Höhere Transparenz: Die digitalen Rechnungen sind jederzeit mit allen Details einsehbar. Das erhöht die Nachverfolgbarkeit, erleichtert die Berichterstattung und sorgt für mehr Transparenz.
- Vereinfachte Compliance: Es fällt leichter, den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, wie sie sich zum Beispiel aus den DSGVO ergeben.
Folgende Nachteile gilt es zu berücksichtigen:
- Kosten: Bevor ein Unternehmen alle Rechnungsprozesse digital umstellen kann, sind Anfangsinvestitionen in die benötigten Systeme vorzunehmen.
- Anforderungen an die IT: Eine komplett digital ablaufende Rechnungsverarbeitung belastet die IT-Infrastruktur stärker. Das kann gerade für kleine Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
- Sicherheit: Die digitale Speicherung von Rechnungsdaten birgt die Gefahr von Cyberangriffen. Es sind Maßnahmen für die Vermeidung von Datenlecks zu treffen, die zu höheren Kosten für die IT-Sicherheit führen können.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit
Mit der digitalen Verarbeitung von Rechnungen schreitet die Digitalisierung im Rechnungswesen der Unternehmen voran. Wer auf Systeme wie S/4HANA setzt, kann die elektronischen Rechnungen direkt aus den bereits im ERP vorhandenen Daten erzeugen. Damit fällt es leicht, der nahenden E-Rechnungspflicht zu genügen und alle Vorteile zu nutzen, wie sie sich aus der Verwendung eines strukturierten Formats für E-Rechnungen ergeben.
FAQ
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Digitale Rechnungsverarbeitung bezeichnet den Prozess, bei dem Rechnungen vollständig digital erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden. Durch die Verwendung spezialisierter Software wird der gesamte Workflow automatisiert, was Papierdokumente überflüssig macht und Prozesseffizienz fördert.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten ab 2025 für die Nutzung von E-Rechnungen in Unternehmen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen verwenden und verarbeiten können. Diese Regelung schließt Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze aus, erfordert aber die Annahme und Verarbeitung digitaler Rechnungen in einem strukturierten Format.
Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung und welche Herausforderungen könnten dabei auftreten?
Die digitale Rechnungsverarbeitung steigert die Effizienz durch beschleunigte Zahlungsprozesse und reduziert Fehler, die bei manuellen Eingaben auftreten können. Sie bietet zudem eine verbesserte Transparenz und erleichtert die Compliance. Allerdings erfordert sie anfängliche Investitionen in Technologie und kann die IT-Infrastruktur belasten, was insbesondere für kleine Unternehmen eine Herausforderung darstellen kann.
