Peppol
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Peppol ist ein sicheres Netzwerk für den internationalen Austausch von E-Rechnungen und Geschäftsinformationen.
- Ab 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich, wobei Peppol eine wichtige Rolle spielt.
- SAP ermöglicht die Integration von Peppol über „SAP Document and Reporting Compliance“ in SAP S/4HANA.
- Peppol bietet viele Vorteile wie Effizienz und reduzierte Fehlerquote, bringt jedoch auch Herausforderungen wie Größenbeschränkungen mit sich.
Was ist Peppol?
Das Pan-European Public Procurement Online dient als Infrastruktur für die Übermittlung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsinformationen. Der Austausch findet zwischen den Handelspartnern auf einem sicheren Weg statt. Dabei ist das Netzwerk trotz seiner Namensgebung nicht auf Europa beschränkt. Auch Länder wie die USA, Kanada, Australien, Singapur, Südafrika und einige andere Staaten nehmen heute an diesem Projekt teil.
Peppol im B2G-Bereich
Öffentliche Stellen müssen schon seit Ende 2020 E-Rechnungen empfangen können. Für E-Rechnungen an Bundesbehörden sind die beiden Plattformen ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) vorgesehen.
Wer E-Rechnungen an Auftraggeber übermitteln möchte, die an eine dieser beiden Rechnungseingangsplattformen angebunden sind, kann neben dem Versand per E-Mail oder der Nutzung einer Weboberfläche auch das Peppol-Netzwerk verwenden. Letzteres weist den Vorteil auf, dass es die einzige Option darstellt, bei der die Automatisierung Maschine-zu-Maschine und der Massenexport von E-Rechnungen möglich sind. Außerdem müssen seit dem 1. Oktober 2023 alle öffentlichen Auftraggeber das Peppol-Netzwerk unterstützen. Das Netzwerk ist also eine verlässliche Wahl für den Übertragungsweg von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Peppol im B2B-Bereich
Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Seitdem müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen Sie zudem auch E-Rechnungen ausstellen und übermitteln können. Dafür ist das Peppol-Netzwerk eine gute Wahl, da es bereits etabliert ist und die sichere und automatisierte Übermittlung von E-Rechnungen ermöglicht.
Wie funktioniert der E-Rechnungsversand über Peppol?
Anhand des sogenannten 4-Corner-Modells lässt sich einfach nachvollziehen, wie die Funktionsweise des Peppol-Netzwerks aussieht. Der Rechnungssender stellt Corner 1 dar und greift auf einen Access Point 2 (Corner 2) zu, um seine Nachricht zu versenden. Dafür benötigt er die Participant-ID des Empfängers. Der Access Point 2 verwendet diese UID, um den DNS-Namen des Rechnungsempfängers zu ermitteln und gelangt dadurch zum dazugehörigen SMP-Server. An diesem SMP-Server sind die Empfänger registriert und über den Access Point 3 (Corner 3) erreichbar. Die Rechnungsempfänger stellen dann am Ende dieser Kette die Corner 4 dar.
Visualisierung des Peppol 4-Corner Modells | Quelle: www.e-rechnung-bund.de
Für den Austausch der Dokumente im Peppol-Netzwerk ist mit den BIS (Business Interoperability Specification) ein eindeutiger Standard geregelt. Beim Versand einer XRechnung zum Beispiel ist diese in ein Standard Business Document (SBD) eingebettet, das hier als technischer Umschlag dient. Dadurch ist es möglich, das standardisierte Peppol-Netzwerk nutzen zu können, ohne etwas an der Rechnung verändern zu müssen.
Vorteile
Die Nutzung des Peppol-Netzwerks bietet allgemein viele Vorteile. Einige davon finden Sie hier aufgelistet:
Vollständige Automatisierung
Zwar sind der Empfang und die Übermittlung von E-Rechnungen grundsätzlich einfach per E-Mail-Postfach möglich. Jedoch steht dies der vollständigen Automatisierung des Rechnungsflows im Weg. Mithilfe der Übertragung von E-Rechnungen via Peppol können E-Rechnungen direkt aus der E-Rechnungssoftware an die Software des Empfängers übertragen werden.
Internationaler Standard
Peppol lohnt sich für Unternehmen, die mit Kunden in anderen Ländern zusammenarbeiten. Das Netzwerk ist ein internationales Projekt, das einen weltweit anerkannten Standard für den elektronischen Datenaustausch bietet und in über 32 Ländern genutzt wird. Anstatt also auf individuelle Übertragungswege oder länderspezifische Portale Rücksicht nehmen zu müssen, kann die Übertragung von E-Rechnungen mithilfe des Peppol-Netzwerks international einheitlich erfolgen.
Breite Anwendung im öffentlichen Sektor
Der Standard wird im gesamten öffentlichen Sektor eingesetzt. Dadurch profitieren Unternehmen auch hier davon, dass eine einzige Lösung ausreicht, um E-Rechnungen an verschiedene Behörden auszustellen.
Wie kann ich das Peppol-Netzwerk als Rechnungssender nutzen?
Da Sie für die Übermittlung E-Rechnungen via Peppol einen Access Point benötigen, haben Unternehmen zwei Möglichkeiten: Einen bestehenden Provider nutzen oder einen eignen Access Point einrichten.
Nutzung eines bestehenden Service-Providers
Die Nutzung eines bestehenden Service-Providers für die E-Rechnungs-Übermittlung über Peppol bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, das Peppol-Netzwerk schnell und kostengünstig zu nutzen. Der Provider übernimmt den Aufbau und Betrieb des Peppol Access Points, sodass keine zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich ist. Zudem benötigen Unternehmen keine eigene Mitgliedschaft bei OpenPeppol, da der Provider bereits Mitglied ist. Eine Liste mit zertifizierten Providern ist hier verfügbar.
Ein wesentlicher Vorteil ist die Flexibilität, da neben E-Rechnungen auch andere Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine über Peppol ausgetauscht werden können. Außerdem bieten viele Anbieter transparente Kostenkontrollen und garantieren die Verfügbarkeit des Netzwerks. Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Anbietern zu wählen, um das passende Angebot auszuwählen.
Ein Nachteil ist die Abhängigkeit von den Kosten und Technologien des Service-Providers. Unternehmen haben nur begrenzte Kontrolle über den Access Point und können keine schnellen Änderungen vornehmen, falls ihre Anforderungen sich ändern. Zudem sind sie an die Preisgestaltung des Anbieters gebunden, was die Flexibilität einschränkt.
Aufbau eines eigenen Access Points
Der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points ermöglicht es Unternehmen, Unabhängigkeit und Kontrolle über den gesamten Prozess zu behalten. Sie können den Access Point nach eigenen Bedürfnissen gestalten und direkt Einfluss auf die Zukunft von Peppol nehmen, da sie Mitglied bei OpenPeppol sind. Unternehmen können den Access Point auch als Einnahmequelle nutzen, indem sie anderen Unternehmen Zugang gewähren. Wer einen eigenen Access Point registrieren möchte, kann sich an die Authority für Deutschland wenden.
Allerdings sind mit dem Aufbau Kosten und technischer Aufwand verbunden. Neben der Mitgliedschaft bei OpenPeppol müssen Unternehmen den Access Point selbst entwickeln und betreiben, was zusätzliche Ressourcen erfordert. Auch die Wartung und regelmäßige Anpassung des Systems fallen in den Aufgabenbereich des Unternehmens, was zu einem höheren organisatorischen Aufwand führt.
Zusammengefasst bietet der Aufbau eines eigenen Access Points Unabhängigkeit und die Möglichkeit, das System individuell zu gestalten, ist jedoch mit hohen Kosten und Komplexität verbunden. Diese Option eignet sich vor allem für Unternehmen, die langfristig auf eine maßgeschneiderte Lösung setzen möchten.
Integration von Peppol in SAP-Systemen
Um E-Rechnungen in SAP-Systemen zu erstellen und via Peppol zu übermitteln, bietet sich das Tool SAP Document and Reporting Compliance (DRC) an. Der Service läuft über die SAP Business Technology Platform (BTP) und als Service-Provider im Peppol-Netzwerk dient SAP. Kunden müssen sich also nicht zusätzlich um die Suche nach einem externen Service Provider kümmern.
Überblick Infrastruktur SAP System und PEPPOL | Quelle: SAP
Wer über S/4HANA On-Premises E-Rechnungen an Behörden und andere Unternehmen versenden möchte, kann einen Cloud Connector verwenden, um sein On-Premises-System von SAP auf den Datenaustausch vorzubereiten. Damit lassen sich die ERP-Daten zu DRC hin öffnen, damit Nachrichten von den Services für den Peppol-Austausch bereitgestellt werden können.
Neben dem Versand von Rechnungen ist nach der Integration auch eine Kommunikation in die andere Richtung möglich, wenn es zum Beispiel um den Empfang einer Bestellung über das Peppol-Netzwerk geht.
Zukünftige Entwicklung des Peppol-Projekts
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass immer mehr Länder am Peppol-Netzwerk teilnehmen. Über die Peppol-Zugangspunkte wurden bereits im Steuerjahr 2019/2020 mehr als 130 Millionen Rechnungen verarbeitet. Einiges spricht dafür, dass Peppol im Zuge der Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung mit XML-Rechnungen weiter an Relevanz zulegen wird.
Unternehmen, die sich für die Nutzung des Peppol-Netzwerks entscheiden, entweder mithilfe eines Providers oder indem sie einen eigenen Access Point aufbauen, setzen in jedem Fall auf eine zukunftsfähige Lösung. Die Einrichtung für die Übertragung von E-Rechnungen kann außerdem die Tür öffnen für die Übertragung weiterer elektronischer Geschäftsdokumente über Peppol wie Bestellungen oder Gutschriften.
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Fazit
Das Peppol-Netzwerk dient als zentrale Plattform für die Übermittlung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsinformationen. In Deutschland können sich Unternehmen darauf verlassen, dass die öffentlichen Auftraggeber diese mittlerweile unterstützen. Das gilt auch für andere EU-Länder. Der Versand gelingt darüber einfacher und die Anwender profitieren davon, dass der Standard zu einer zunehmend höheren Verbreitung findet.
Websession: Peppol
Haben Sie noch weitere Fragen zu Peppol oder hätten Sie gerne eine Einschätzung, wie Sie Peppol in Ihrem Unternehmen einsetzen können? Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin mit unseren Experten!
Dieser Artikel erschien bereits im Dezember 2023. Der Artikel wurde am 06.11.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist Peppol?
Peppol, das Pan-European Public Procurement Online, ist eine Infrastruktur für die Übertragung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Es ermöglicht einen sicheren Datenaustausch zwischen Handelspartnern weltweit und wird kontinuierlich von den Mitgliedern der OpenPEPPOL-Gemeinschaft weiterentwickelt.
Wie funktioniert Peppol?
Peppol nutzt das 4-Corner-Modell, bei dem der Sender über einen Access Point seine Rechnung versendet, die dann über einen weiteren Access Point dem Empfänger zugestellt wird. Dies gewährleistet eine sichere und standardisierte Übertragung von Dokumenten unter Einhaltung des Business Interoperability Specification (BIS) Standards.
Ist E-Rechnungsversand verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab Anfang 2027 gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro auch die Pflicht zum Versand.
Ist Peppol kostenpflichtig?
Die Nutzung von Peppol kann kostenpflichtig sein, wenn Unternehmen sich für einen kommerziellen Service Provider entscheiden. Alternativ gibt es die Möglichkeit, den Access Point seines ERP-Anbieters zu verwenden, falls dieser einen besitzt oder kostenpflichtig einen eigenen Access Point einzuführen.
Wer kann mir beim Thema Peppol helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Peppol benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
