SAP DMS
Inhaltsverzeichnis
Was ist SAP DMS?
Obwohl SAP als datenbankbasierte Anwendung primär strukturierte Daten verarbeitet, sind Dokumente wichtige Informationsträger, insbesondere im Austausch mit Anwendern oder Fremdsystemen. Diese Kommunikation erfolgt häufig über XML-basierte Metadokumente oder klassische Formulare.
Um Dokumente innerhalb der SAP-Landschaft strukturiert zu verwalten, gibt es als zentrale Lösung das SAP Document Management System (SAP DMS, deutsch: SAP Dokumentenmanagement). Als Teil der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) unterstützt DMS Unternehmen dabei, geschäftskritische Inhalte sicher zu speichern, systematisch zu organisieren und direkt in operative Prozesse zu integrieren. Die Lösung ist dabei sowohl in der Cloud als auch On-Premises verfügbar.
Im Gegensatz zur traditionellen Sichtweise, in der Dokumente häufig lediglich als Anhänge oder Ergänzungen zu strukturierten Daten verstanden wurden, stellt SAP DMS ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System dar. Es ermöglicht die durchgängige Bearbeitung, Versionierung und Archivierung von Dokumenten direkt im SAP-Kontext. Dabei können Unternehmen frei wählen, ob sie die Anwendung als vorkonfigurierte Web-Applikation nutzen oder über moderne APIs und UI5-Komponenten tief in bestehende SAP-Lösungen integrieren.
Ein besonderes Merkmal von SAP DMS ist die Offenheit für verschiedene Speicherlösungen. Die Plattform erlaubt die Anbindung sowohl cloudbasierter als auch lokaler Repositories, sofern diese dem CMIS-Standard entsprechen. Unternehmen können damit eigene Infrastruktur nutzen oder auf SAPs sichere Cloud-Speicherung mit Lifecycle-Management zurückgreifen.
Funktionen von SAP DMS
SAP DMS bietet eine Vielzahl an Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, Dokumente effizient, sicher und prozessorientiert innerhalb ihrer SAP-Systemlandschaft zu verwalten.
Strukturierte Datei- und Ordnerhierarchien
SAP DMS ermöglicht die systematische Ablage von Dokumenten in klar definierten Ordnerstrukturen. Dies fördert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern vereinfacht auch den Zugriff auf projekt- oder vorgangsbezogene Dokumente.
Versionierung und Statusverfolgung
Die Lösung unterstützt eine lückenlose Versionierung von Dokumenten, sodass Änderungen jederzeit nachvollzogen werden können. Gleichzeitig lassen sich Statusinformationen wie “in Bearbeitung” oder “freigegeben” verwalten – ein wesentlicher Beitrag zur Prozesssicherheit.
Integration in SAP-Businessobjekte
Dokumente können direkt mit SAP-Businessobjekten wie Aufträgen, Materialien oder Geschäftspartnern verknüpft werden. Dadurch stehen sie im jeweiligen Kontext zur Verfügung und lassen sich gezielt abrufen.
Browserbasierte Oberfläche
SAP DMS ist über eine moderne Weboberfläche bedienbar, die eine komfortable Nutzung unabhängig vom Endgerät erlaubt. Die Benutzerführung orientiert sich an aktuellen UX-Standards.
Flexible Speicherarchitekturen
Dank der Unterstützung von CMIS können sowohl SAP-eigene als auch externe Speichersysteme eingebunden werden. Unternehmen haben damit die Wahl zwischen lokaler Speicherung und cloudbasierten Repositories – je nach Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
Document Viewer
SAP DMS stellt mit dem Document Viewer eine integrierte Lösung zur Anzeige und Bearbeitung bereit. Dokumente werden über ein Content Repository eindeutig identifiziert und verwaltet. Das Document Versioning System (DVS) ermöglicht zusätzlich die Organisation von Dokumenten und deren Verknüpfung mit SAP-Businessobjekten.
Dokumentenverwaltung mit SAP Content Server und ArchiveLink
Beim Thema Dokumentenmanagement stoßen SAP und generell alle ERP-Systeme schnell an ihre Grenzen. Weil SAP nicht auf das Arbeiten mit fachbezogenen E-Akten und eine revisionssichere Langzeitarchivierung ausgerichtet ist, sind manchmal ergänzende Lösungen notwendig.
Dokumentenverwaltung im Kontext von SAP kann dabei auf zwei grundsätzliche Arten stattfinden: mit dem SAP Content Server oder über die Anbindung eines externen ECM/Archivsystems per SAP-eigener Standardschnittstelle ArchiveLink. Auch hier hat SAP S/4HANA für Besserungen gesorgt, wodurch die Notwendigkeit externer Archivsysteme abgenommen hat und diese besser in SAP integriert sind.
SAP Content Server
Im SAP Content Server als unabhängiger Komponente können beliebige Mengen elektronischer Dokumente jedweden Inhalts und Formats abgelegt werden. Die Sicherung findet wahlweise im Dateisystem bzw. über eine oder mehrere MaxDB-Instanzen statt. Als SAP-eigenes, kostenloses Tool legt der Content Server Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem CAS-System. Vom Charakter her handelt es sich dabei eher um eine einfache Speicherung lebender Dokumente; Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung werden damit nicht erfüllt.
ArchiveLink
Ein großer Teil der SAP-Anwenderunternehmen hat daher externe ECM-/Archivsysteme per ArchiveLink an sein SAP gekoppelt. Mit ArchiveLink können Sie SAP-Businessobjekte mit archivierten Dokumenten verknüpfen. Diese können Sie über die Schnittstelle im Archiv ablegen sowie aus ihm abrufen und anzeigen. Sie verwalten alle Metadaten, die für eine Suche erforderlich sind, in SAP, das damit das führende System ist. Eine eigene Metadatenverwaltung, eigene Viewer sowie ein gesondertes Berechtigungssystem, wie sie jedes ECM-System bietet, benötigen Sie nicht. SAP nutzt das Archiv als reine „Datensenke“ ohne zusätzliche Funktionen.
Archivierung in S/4HANA
Eingangs- und Ausgangsdokumente lassen sich digital archivieren. Dafür wird ein Outputmanagementsystem (OMS) benötigt. Das neue SAP S/4HANA Output Management erleichtert Konfiguration und Wartung deutlich und bietet mehr Flexibilität gegenüber den klassischen Methoden wie SAPscript oder Smart Forms.
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Fazi: SAP DMS
SAP DMS bietet eine zentrale Plattform für das effiziente Dokumentenmanagement innerhalb der SAP-Landschaft. S/4HANA verbessert durch integrierte Funktionen die Performance und reduziert den Bedarf an externen Archivsystemen. Unternehmen profitieren von schnellerem Zugriff, höherer Effizienz und einer besseren Datenstrukturierung im Zuge der digitalen Transformation.
SAP DMS trägt somit wesentlich dazu bei, Dokumente nicht nur als Nebenprodukt, sondern als aktiven Bestandteil der digitalen Prozesslandschaft zu behandeln. Insbesondere im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA entfaltet es sein volles Potenzial, indem es die Dokumentenverwaltung performant, revisionssicher und anwenderfreundlich gestaltet und dabei gleichzeitig die Systemlandschaft entschlackt.
Websession: SAP DMS
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Weitere Informationen
FAQ
Was ist SAP DMS?
SAP DMS (Document Management System) ist ein System zur zentralen Verwaltung von Dokumenten und Daten innerhalb der SAP-Umgebung, das die Effizienz und Zugriffsgeschwindigkeit erhöht.
Wie verbessert SAP S/4HANA das Dokumentenmanagement?
SAP S/4HANA nutzt die HANA-In-Memory-Technologie für schnellere Verarbeitung und integriert Dokumentenmanagement-Funktionen direkt, wodurch externe Systeme weniger benötigt werden.
Sind externe Archivsysteme mit SAP S/4HANA noch notwendig?
Je nach Anwendungsfall hat die Notwendigkeit abgenommen, denn SAP S/4HANA integriert verbesserte Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen, die die Abhängigkeit von externen Lösungen reduzieren.
Wie hilft SAP DMS bei der Handhabung großer Datenmengen?
SAP DMS ermöglicht eine strukturierte und zentrale Verwaltung von Dokumenten, was die Systemperformance optimiert und die Handhabung sowie den Zugriff auf große Datenmengen verbessert.
Wer kann mir beim Thema SAP DMS helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP DMS benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
