Alex Wiefel

24. März 2024

4 Kommentare

Die drei SAP Formulartechnologien

SAP Formulare sind ein zentraler Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs und bilden oft den Abschluss von Geschäftsprozessen. In SAP-Umgebungen kommen vorrangig drei Schlüsseltechnologien zum Einsatz, um Dokumente auszugeben: SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms. Diese Technologien erlauben eine individuelle Formulargestaltung mithilfe grafischer Editoren, die das Layout visuell darstellen. Die Ausgabe der Formulare erfolgt einheitlich über die Standard-SAP-Medien oder eigene Schnittstellen.

Die Auswahl und Anpassung der SAP Formulare können flexibel über Customizing oder direkten Code erfolgen, wobei Texte und Elemente zur Steigerung der Wartungsfreundlichkeit wiederverwendbar sind. SAP stellt für alle drei Technologien Standardformulare zur Verfügung, die Sie nach Bedarf an die individuellen Prozesse und Anforderungen eines Unternehmens anpassen können.

Adobe Forms

Adobe Forms oder Adobe Interactive Forms ist dabei spätestens mit der Einführung der SAP Business Suite S/4HANA der aktuelle Standard für SAP Formulare und wurde in Zusammenarbeit mit Adobe entwickelt.

Nach knapp 20 Jahren der Entwicklung ist die Technik dabei längst soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und Smart Forms sowohl in Performanz als auch Design deutlich überholt hat.

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Smart Forms

Smart Forms ist historisch gesehen die zweitälteste Formulartechnologie von SAP und bildet die logische Weiterentwicklung von SAPscript, um eine strukturierte und gekapselte Form der Entwicklung zu bieten. Diese Formulartechnologie verwendete erstmals einen grafischen Editor. Smart Forms ist bereits seit dem Jahr 2001 in Verwendung.

SAPscript

SAPscript existiert seit 1980 und ist damit die älteste Formulartechnologie. Diese Technologie verfügt über keinen grafischen Layout Editor. Durch die sehr maschinennahe Generierung der Formulare existiert wenig bis keine Kapselung. Trotz ihres Alters nutzen sie die meisten Unternehmen noch heute.

Gemeinsamkeiten von SAP Formularen

Alle drei Technologien ermöglichen, Formulare selbst zu gestalten. Dazu haben sowohl Smart Forms als auch Adobe Forms einen grafischen Editor, der das Layout des Formulars darstellt. Die Ausgabe passiert bei allen Formularen über die Standard SAP Medien oder eigene Schnittstellen.

Zum Ablegen der fertigen Dokumente bietet SAP standardmäßig Archivierung an. Welches Formular Sie ausgeben, können Sie je nach Anwendung über Customizing oder Code festlegen.

Formulare können generell Texte und Elemente wiederverwenden, um die Wartbarkeit zu erhöhen (s. Textbausteine). In allen drei Technologien werden SAP Standard Formulare angeboten. Natürlich können Sie alle Formulare Prozessen anpassen, um individuellen Anforderungen zu entsprechen.

SAP Formulare: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Einarbeitung und Wartung

Die drei Technologien unterscheiden sich stark im Aspekt Einarbeitungszeit und Wartbarkeit. SAPscript ist eine Code-basierte Sprache. Anforderungen des Fachbereichs müssen größtenteils per Programmierung gelöst werden. Smart Forms und Adobe Forms weisen grafische Benutzeroberflächen auf, wobei in Adobe Forms die Einarbeitungszeit für Nutzer mit Kenntnissen in Adobe-Software am geringsten und die Benutzerfreundlichkeit am höchsten ist.

Schnittstellen/Anpassungen der SAP Formulare

Anders als bei den Nachfolgern gibt es bei SAPscript keine transparente Schnittstelle zur Datenübertragung aus dem Druckprogramm zum SAPscript-Formular. SAPscript nutzt die Datenfelder aus dem Druckprogramm, deren Werte werden in das SAPscript-Formular übernommen. Dort können sie ausgegeben oder für Anweisungen verwendet werden. Dadurch sind seit der Einführung Druckprogramme mit mehreren tausend Zeilen entstanden. Adobe Forms hingegen bietet eine fortschrittlichere Integration und Flexibilität. Durch die Nutzung des Adobe LiveCycle Designers (oder des Adobe Experience Manager Forms für neuere Anwendungen) können Daten dynamisch und effizient in Formulare eingebunden werden. Dies ermöglicht eine nahtlose und direkte Verbindung zwischen SAP-Systemen und dem Formulardesign.

Versionierung von SAP Formularen

Eine Versionierung wird von SAPscript nicht unterstützt. Erst mit Smart Forms wurde eine Versionsverwaltung eingeführt. Diese Technik ermöglicht zwar nicht die gewohnte Versionsverwaltung, wie Sie es von anderen Objekten wie Reports oder Funktionsbausteinen gewohnt sind. Es ist allerdings möglich, die verschiedenen Versionen – in Form von Struktur-Uploads und -Downloads – ein manuelles Backup zu erstellen. Somit lassen sich die Versionen zumindest lokal ablegen. Eine echte und native Versionsverwaltung wurde erst mit Adobe Forms umgesetzt.

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Mehrsprachigkeit der SAP Formulare

In SAPscript existiert keine Möglichkeit, Formulare zu übersetzen. Daher muss ein Formular für jede Sprache neu erstellt werden. Dies kann schnell zu einer großen Unübersichtlichkeit und damit zu hohem und langem Wartungsaufwand führen. Seit Smart Forms ist ein Übersetzen von Formularen möglich. Dadurch ist für eine Anpassung der Formulare keine manuelle Korrektur an allen Versionen notwendig. Adobe Forms unterstützt effizient die Mehrsprachigkeit und erlaubt im Vergleich zu SAPscript eine einfache Verwaltung von Formularen in mehreren Sprachen mit reduziertem Wartungsaufwand.

Grafischer Editor

Ein echtes Layouten von Formularen ist mit SAPscript nicht möglich. Die Technologie ist sehr programmnah geschrieben. Fast jede Zeile in der Ausgabe wird mit Quellcodezeilen abgesetzt, sodass große Abhängigkeiten zwischen Anpassungen und anschließender Ausgabe bestehen.

Bei Smart Forms wurde erstmals der Versuch unternommen, Coding und Layout zu trennen. Ein grafischer Formulareditor ist mit Smart Forms selbstverständlich geworden und die Baumstruktur des Formulardesigns macht es dem Entwickler einfach, schnell die richtige Anpassungsstelle zu finden. Dadurch ist die Einarbeitungszeit für Anforderungen der Fachbereiche geringer und  Entwicklungszeit und Wartungsaufwand fallen ebenfalls kürzer aus. Da Smart Forms eine Weiterentwicklung von SAPscript ist, ist der Formulareditor auch für ABAP Entwickler noch verständlich.

Mit der Einführung von Adobe Forms wird die Wartbarkeit im Vergleich zu Smart Forms nochmal gesteigert. Layout und Coding sind in Adobe Forms sauber getrennt. Der ältere Editor Adobe LiveCycle Designer und besonders der aktuellere Adobe Experience Manager Forms (AEM Forms) erlauben es, das Ergebnis im Entwicklungsprozess zu betrachten. Die Kommunikation mit dem Fachbereich kann so regelmäßig geschehen, um Missverständnisse zu vermeiden und gerade auf das Ziel der Anforderung hinzuarbeiten.

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Templates der SAP Formulare

Für SAPscript stehen mehrere tausend Templates zur Verfügung, während die Versorgung mit Standardformularen und Druckprogrammen bei Smart Forms inkonsequent umgesetzt ist. Dies führt zu dem paradoxen Ergebnis, dass die jüngste Technologie besser mit Templates ausgestattet ist als eine ältere: Standardformulare auf Basis von SAPscript sind mittlerweile auch in Adobe Forms verfügbar, wurden aber nicht immer in Smart Forms konvertiert.

Inzwischen stehen über 3.700 Template Druckformulare im SAP für Adobe Forms bereit. Diese haben den großen Vorteil, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Design der SAP Formulare

In ihren Funktionen und ihrer Usability zeigen die drei Technologien große Unterschiede. SAPscript ist die älteste Technologie und wirkt dementsprechend auch nicht mehr zeitgemäß. Formulare aus der Ära sehen alt aus und liegen technologisch weit hinter dem heutigen Standard.

Smart Forms, der Nachfolger von SAPscript, ist moderner in der Erstellung, basiert im Hintergrund allerdings weiter auf SAPscript. Dadurch sieht das Formular auf dem Papier im Endeffekt gleich aus. Formulare, die mit Adobe Forms gestaltet wurden, sind auch im Design auf dem aktuellen Stand: Hohe Auflösungen, saubere Linien und zahlreiche Schriftarten lassen sich ebenso darstellen wie Bilder, Videos oder 3D-Grafiken aus CAT.

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Fazit: SAP Formulare

Alle drei SAP Formulartechnologien werden derzeit eingesetzt. Dabei hat Adobe Forms durch die Einführung von SAP S/4HANA an Verbreitung zugenommen und kann mittlerweile als Standard gelten.

Mit Smart Forms hat SAP einen logischen Nachfolger zu SAPscript entwickelt. Die Nähe zum ABAP Code und die SAPscript Basis sind an manchen Stellen noch spürbar. So wirkt Smart Forms eher wie die Entwickler-fertige Version von SAPscript als eine revolutionäre Neuerung.

Adobe Forms ist dagegen ein würdiger Nachfolger von Smart Forms und hebt das gesamte Formular-Wesen im SAP auf eine völlig andere Ebene. Die Anwendungsgebiete sind so vielseitig, dass die Adobe Forms einen echten Mehrwert generieren.

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Weitere Informationen

• Vergleich Smart Forms und Adobe Forms (Berater-Wiki)
• Adobe Experience Manager Forms (AEM Forms) – Herstellerseite
• Video-Playlist SAP Formulare (YouTube)

FAQ

Was sind die Hauptunterschiede zwischen SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms?

SAPscript ist code-basiert und ohne grafischen Editor, was die Gestaltung und Wartung komplex macht. Smart Forms und Adobe Forms bieten grafische Editoren, die die Entwicklung vereinfachen. Adobe Forms unterstützt darüber hinaus fortschrittliche Integration und Mehrsprachigkeit mit geringerem Wartungsaufwand.

Welche SAP Formulartechnologie ist für Mehrsprachigkeit am besten geeignet?

Adobe Forms bietet effiziente Unterstützung für Mehrsprachigkeit, erlaubt einfache Verwaltung von Formularen in verschiedenen Sprachen und reduziert den Wartungsaufwand im Vergleich zu SAPscript, wo für jede Sprache ein neues Formular erstellt werden muss.

Wie verbessern Smart Forms und Adobe Forms die Einarbeitungszeit und Benutzerfreundlichkeit?

Smart Forms und Adobe Forms verfügen über grafische Benutzeroberflächen, die die Einarbeitungszeit im Vergleich zu SAPscript reduzieren. Adobe Forms zeichnet sich durch die höchste Benutzerfreundlichkeit aus, besonders für Nutzer mit Adobe-Software-Kenntnissen.

Welche Formulartechnologie ist der aktuelle Standard und welche hat die höchste Verbreitung?

Adobe Forms ist der aktuelle Standard, insbesondere seit der Einführung von SAP S/4HANA, und entwickelt sich zur Formulartechnologie mit der höchsten Verbreitung. Durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung seitens SAP bietet Adobe Forms vielseitige Anwendungsmöglichkeiten und generiert einen echten Mehrwert für Unternehmen.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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