Alex Wiefel

27. Januar 2025

2 Kommentare

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.

ZUGFeRD erfüllt die Norm EN 16931, die vorschreibt, dass eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XML ist. Die Besonderheit dieses Formats ist, dass diese XML-Datei in eine PDF-Datei eingebettet ist. Die E-Rechnung sieht also zunächst aus, wie eine konventionelle PDF-Rechnung. Ein Computer kann die XML-Datei jedoch auslesen und verarbeiten.

Die E-Rechnung: Formate, Fristen, Tools [E-Book]

Formate, Fristen, Tools - Alles, was Sie für die rechtskonforme Verwendung wissen müssen.

Jetzt anfordern

Die E-Rechnung: Formate, Fristen, Tools [E-Book]

×

Technische Spezifikationen von ZUGFeRD

Stand Januar 2025 ist die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3.2, die im November 2024 veröffentlicht wurde. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung führt als wichtigste Neuerungen auf, dass ZUGFeRD dem französischen Format Factur-X noch stärker angeglichen wurde und außerdem die neuesten EU-Vorgaben erfüllt. Unternehmen wird geraten, das Update auf die neueste Version vorzunehmen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Darüber hinaus nutzt ZUGFeRD den Standard Cross Industry Invoice (CII). Das bedeutet, dass die XML-Datei nach dieser speziellen Syntax strukturiert ist. CII wurde speziell für die Rechnungsstellung entwickelt und ist ein international etablierter Standard.

Vorteile von ZUGFeRD

Der elektronische Rechnungsaustausch bietet Unternehmen einen grundsätzlichen Vorteil: langsame und fehleranfällige Übertragungs- und Verarbeitungsprozesse mittels Papierrechnungen werden durch ein präzises und sicheres, elektronisches Verfahren ersetzt.
Das ZUGFeRD-Format bietet darüber hinaus noch einige spezielle Vorteile für Unternehmen.

ZUGFeRD – Die zwei Bestandteile (Schaubild)

Unkomplizierte Prüfung der Rechnungen

Durch die Kombination aus PDF und XML kann eine ZUGFeRD-Rechnung unkompliziert von Menschen wie auch Maschinen verarbeitet werden. Während der Mensch wie gewohnt die Rechnung im PDF-Format anschauen kann, arbeitet der Computer mit der strukturierten XML-Datei. Zwar gibt es mittlerweile die Optical Character Recognition (OCR)-Technologie, die es Computern ermöglicht, auch reine PDF-Dateien auszulesen. Dies ist jedoch nach wie vor fehleranfällig und langsam. Generell kommt man dem Computer mit der strukturierten XML-Datei also entgegen, da er diese viel schneller automatisiert verarbeiten kann.

Revisionssichere Archivierung

ZUGFeRD nutzt das besondere PDF-Format PDF/A-3. Dieses spezielle Format ermöglicht nicht nur, eine XML-Datei als Anhang in die PDF-Datei einzufügen. PDF/A-3 erfüllt außerdem die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung, da dieses spezielle Format auch in 10 Jahren noch problemlos von Computern geöffnet und verarbeitet werden kann. Bei einer herkömmlichen PDF-Datei kann es passieren, dass hier Probleme auftreten, weshalb sie sich nicht gut für die langfristige Archivierung eignet.

Zusammenarbeit mit Frankreich

Das Format ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Frankreich entwickelt, wo es Factur-X heißt. Die beiden Formate sind nahezu identisch. So können Unternehmen, die viele E-Rechnungen mit französischen Partnern austauschen, von der Ähnlichkeit und Kompatibilität der Formate profitieren.

Flexible Anpassung

Durch die verschiedenen Profile können Unternehmen das Format flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen. So gibt es beispielsweise neben dem Profil „EN 16931“, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, auch das Format „XRechnung“, das eine E-Rechnung nur als strukturierte XML-Datei ohne PDF-Dokument ausgibt.

Webinar: E-Invoicing mit SAP sicher umsetzen

Erfahren Sie, wie Sie E-Invoicing mit SAP sicher umsetzen und Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und optimieren können. Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und machen Sie Ihr Rechnungswesen sicher, effizient und zukunftssicher!

Jetzt anmelden

ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

Während Länder wie Frankreich mit Factur-X oder Italien mit FatturaPA jeweils ein einziges Format für die E-Rechnungen vorschreiben, gibt es in Deutschland mit XRechnung und ZUGFeRD zwei Formate, welche alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Die beiden Formate unterscheiden sich in Aufbau und Anwendung voneinander.

Aufbau

Im Gegensatz zu ZUGFeRD besteht die XRechnung nur aus einer XML-Datei. Sie ist somit nicht direkt für einen Menschen lesbar, kann jedoch durch spezielle Tools wie den QUBA Viewer auch für Menschen lesbar gemacht werden.

Während das ZUGFeRD-Format ausschließlich auf den Standard CII setzt, unterstützt XRechnung neben CII auch die Universal Business Language (UBL). Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine XML-basierte Syntax, die jedoch neben E-Rechnungen auch für viele andere E-Dokumente eingesetzt wird. UBL ist ebenfalls international etabliert.

Anwendung

Von ZUGFeRD profitieren besonders KMU mit geringerer digitaler Infrastruktur. Sie erfüllen mit dem hybriden Format die gesetzlichen Vorgaben, können die Rechnungen jedoch wie gewohnt manuell prüfen und ablegen, ohne eine eigene Software für die Lesbarkeit einer XML-Datei anzuschaffen.

Dennoch eignet sich das Format auch für größere und digitalisierte Unternehmen, die SAP nutzen. Gängige SAP-Software wie SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC), SAP Invoice Management von OpenText oder das SAP Ariba Invoice Management können ZUGFeRD-Rechnungen problemlos verarbeiten.

Demgegenüber hat die XRechnung starke Relevanz für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor, da sie hier als Standardlösung vorgeschrieben ist. Zwar hat das Beschaffungsamt des BMI verkündet, dass es auch ZUGFeRD-Rechnungen annimmt, die mit dem Profil „XRechnung“ erstellt wurden. Und auch auf der Website des FeRD zur aktuellen Version heißt es, die neueste Version 2.3.2 sei für den Rechnungsaustausch zwischen „Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung“ geeignet.

Jedoch ist die Informationslage hier Stand Januar 2025 immer noch nicht ganz klar und Unternehmen, die stark im B2G-Bereich vertreten sind, sollten in jedem Fall neben ZUGFeRD auch mit dem Format XRechnung umgehen können.

ZUGFeRD und SAP

SAP DRC

Mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) können Sie E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und verarbeiten. Gerade, wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, bietet sich DRC für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art an. DRC hilft Ihnen dabei, länderspezifische Anforderungen wie Umsatzsteuererklärungen oder Transportmeldungen durch Mapping und Authentifizierung der Daten zu erfüllen.

In Kombination mit dem SAP Invoice Management von OpenText können Sie E-Rechnungen optimal empfangen, automatisiert verarbeiten und übermitteln.

SAP Invoice Management von OpenText

Die Lösung von OpenText kann auch eigenständig verwendet werden, wenn Ihr Unternehmen DRC als umfassende Lösung für elektronische Dokumente aller Art nicht benötigt. Sie können Regeln festlegen, anhand derer die Software die E-Rechnungen automatisiert verarbeitet.

SAP Invoice Management unterstützt Sie dabei, aussagekräftige Managementberichte zu erstellen und sowohl Bilanzen als auch Informationen zum Betriebskapital aktuell zu halten.

Das Invoice Management von OpenText kann sehr gut mit Rechnungen im ZUGFeRD-Format umgehen und ist sowohl on-premise als auch in der Cloud verfügbar. Außerdem ist die Anwendung als Software-as-a-Service auch über den Webbrowser erreichbar. Gerade die Verbindung mit dem SAP Business Network verbessert den Workflow Ihrer Buchhaltung weiter und ermöglicht den Einblick in alle Rechnungsprozesse in Echtzeit.

Fazit

Aktuell ist noch nicht absehbar, welches der beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD sich künftig durchsetzen wird. Branchenverbände wie die Deutschsprachige SAP Anwendergruppe sehen die XRechnung auf dem Vormarsch, dennoch nutzen viele Unternehmen auch das ZUGFeRD-Format.

ZUGFeRD erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben, bietet eine unkomplizierte Einsicht für menschliche Nutzer und wird kontinuierlich durch Updates an die aktuellen Gegebenheiten angepasst. Im Zuge des vollständigen Umstiegs auf die elektronische Rechnungsstellung sollten Sie das Format also definitiv bedienen können.

Wenn Sie noch Fragen zu ZUGFeRD haben, was es bei der Implementierung zu beachten gilt oder welche Software besonders gut für die elektronische Rechnungsstellung geeignet ist, kommen Sie gerne auf uns zu.

Websession: ZUGFeRD

Ich hoffe, dass Sie sich viel aus dem Beitrag mitnehmen konnten und dem Thema ZUGFeRD bzw. E-Rechnung im Allgemeinen nähergekommen sind. Lassen Sie uns in einer kostenlosen Websession über Ihre Herausforderungen und Wünsche sprechen.

Websession anfragen

FAQ

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das die Norm EN 16931 erfüllt. Es kombiniert eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei, wodurch die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

Welche Vorteile hat ZUGFeRD?

Das Format ermöglicht eine unkomplizierte Prüfung von Rechnungen durch die Kombination aus PDF und XML. Die revisionssichere Archivierung wird durch die Verwendung des PDF/A-3-Formats gewährleistet. Durch verschiedene Profile ist eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse von Unternehmen möglich.

Was unterscheidet ZUGFeRD von XRechnung?

ZUGFeRD kombiniert PDF- und XML-Formate, während XRechnung ausschließlich aus einer XML-Datei besteht. ZUGFeRD ist besonders für KMU geeignet, da es ohne umfangreiche digitale Infrastruktur eingesetzt werden kann, wohingegen XRechnung als Standard im öffentlichen Sektor gilt. Zudem unterstützt XRechnung neben dem CII-Standard auch die Universal Business Language (UBL).

Wie unterstützt SAP die Nutzung des ZUGFeRD-Formats?

SAP bietet mit Lösungen wie SAP Document and Reporting Compliance (DRC) und SAP Invoice Management von OpenText umfassende Tools zur Erstellung, Verarbeitung und Verwaltung von ZUGFeRD-Rechnungen. Diese Softwarelösungen ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse, automatisierte Rechnungsverarbeitung und die Einhaltung länderspezifischer Anforderungen.

Weitere Informationen

• XRechnung (Knowhow)
• So gehen Sie die Einführung der E-Rechnung an (Artikel)
• Workflow für Rechnungen (SAP)
• Elektronische Rechnung (Wikipedia)

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!