Alex Wiefel

11. Mai 2023

2 Kommentare

ZUGFeRD im Überblick

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte, einheitliche Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch und somit eins von mehreren möglichen Datenmodellen. Im Jahr 2014 ist die Technologie in der Version 1.0 veröffentlicht worden und seit dem Release 6.5 mit SAP kompatibel. ZUGFeRD ist ein Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Rechnungsautomatisierung.

Vorteile ZUGFeRD

Der elektronische Rechnungsaustausch bietet Unternehmen viele Vorteile – langsame und fehleranfällige Übertragungs- und Verarbeitungsprozesse mittels Papierrechnungen werden durch ein präzises und sicheres, elektronisches Verfahren ersetzt.

Versender von Rechnungen

• Der Rechnungsversand per E-Mail spart Porto, Papier und viel Zeit durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte.
• Die elektronische Archivierung von Ausgangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopien für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.
• Den Kunden wird die Bezahlung einer ZUGFeRD-Rechnung erleichtert – dadurch wird der Zahlungseingang beschleunigt und die Liquidität verbessert.
• Dem Wunsch der Kunden, Rechnungen in einem geeigneten Format für die elektronische Weiterverarbeitung zu erhalten, kann leicht entsprochen werden.

Empfänger von Rechnungen

• Die vollautomatische, fehlerfreie und geordnete Ablage von Eingangsrechnungen spart durch den Wegfall von Kopien für die Mehrfachablage Papier, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.
• Die elektronische Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung beschleunigt den Freigabeprozess, erleichtert die Einhaltung von Skontofristen und verhindert Dokumentenverlust.
• Der automatische Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert den Bearbeitungsaufwand und spart somit Arbeitszeit.
• Die automatische Übernahme von Daten in das FiBu- und Zahlungssystem vermeidet Fehleingaben, beschleunigt die Verbuchung und spart somit Arbeitszeit.

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Analoge Rechnungen auszutauschen ist aufwendig und zeitraubend. ZUGFeRD ermöglicht hingegen einen schnellere und komfortablere Lösung!

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ZUGFeRD & XRechnung

Etwa 60 % der deutschen Unternehmen sind direkte oder indirekte Zulieferer von Ämtern und öffentlichen Dienstleistern. Somit werden auch diese sich früher oder später mit der Norm und mit der elektronischen Rechnungslegung auseinandersetzen müssen.

Derzeit sind dafür in Deutschland zwei Technologien im Umlauf, die es ermöglichen, diese Norm zu erfüllen. Sie können sich dies wie den Standard für kabelgebundene Datenübertragung vorstellen: Auch hier ist es das Ziel, eine einheitliche Lösung zu finden, um die Daten von A nach B zu übertragen. Trotzdem hat es die Wirtschaft geschafft, zwei führende und konkurrierende Technologien zu erfinden, die beide diesen Standard erfüllen: Bluetooth und Lightning. Ähnlich ist es mit den beiden Technologien für die elektronische Rechnungslegung: XRechnung und ZUGFeRD. Im nachfolgenden werden die beiden kurz vorgestellt.

Die XRechnung wird als der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gesehen. Die europäische Standardisierungsinstitution CEN hat Ende Mai 2017 die Normierung des einheitlichen europäischen Rechnungsformates abgeschlossen, woraus das Datenmodell XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards erarbeitet und im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht wurde.
Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance, d. h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.

Revisionssichere Archivierung

Wie einleitend erklärt, kann ZUGFeRD als Format für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger. ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD 2.0

ZUGFeRD in seiner ursprünglich veröffentlichten Form entspricht nicht der EU-Norm. Daher wird bereits seit geraumer Zeit an einer Version 2.0 gearbeitet, die mittlerweile verabschiedet wurde und in Kürze veröffentlich wird. Genau wie die erste Version ist auch ZUGFeRD 2.0 in verschiedenen Profilen erhältlich. Basic und Extended bleiben erhalten, zusätzlich gibt es das Profil Buchungshilfe. Aus dem Profil Comfort wird das Profil EN 16931, das die Vorgaben der EU-Norm „fully compliant“ erfüllt. Eine weitere Neuerung bei ZUGFeRD 2.0 betrifft den Status als Hybridformat. Ab ZUGFeRD 2.0 ist es möglich, die visuelle Rechnung (PDF) und die E-Rechnung (XML) in getrennten Dateien zu versenden. Ebenso wird es dadurch möglich, nur noch die rein strukturierten Daten in der Form einer XML-Datei zu versenden.

Damit wird auf den europäischen Standard Rücksicht genommen, der keine Hybridrechnungen kennt. ZUGFeRD 2.0 wird auf der internationalen Ebene auch Factur-X genannt und inzwischen von Deutschland und Frankreich unterstützt. ZUGFeRD 2.0 kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.

ZUGFeRD 2.1

Die Version 2.1 wurde am 24. März 2020 veröffentlicht. ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind vollständig kompatible und technisch identische Formate. Beide Standards sind für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet, wobei sich ZUGFeRD mehr am deutschsprachigen Raum orientiert, während Factur-X in Frankreich zum Einsatz kommt. Die elektronische Rechnungsstellung wird ab den 27.11.2020 für Geschäftspartner des Bundes zur Pflicht. Auch private Unternehmen schreiben ihren Kreditoren immer häufiger die elektronische Rechnungserstellung vor und setzen dabei branchenspezifische Vorgaben, die sich mit den meisten Profilen von ZUGFeRD abdecken lassen. ZUGFeRD 2.1 ist langfristig die optimale Lösung zum E-Invoicing in Deutschland und Europa. Das Format ist zu 100% EU-Norm-16931-konform und macht die Rechnungsverarbeitung durch die Darstellung im PDF-Format für den Menschen und vor allem für die Wirtschaftsprüfer lesbar und wird dadurch mit hoher Wahrscheinlichkeit noch für mehrere Jahre nützlich sein.

++UPDATE++

Am 01. Juli 2020 wurde ZUGFeRD 2.1.1 released. Das Format ist, wie auch schon ZUGFeRD 2.1, zu 100% EU-Norm-16931-konform und eignet sich durch ein neues Profil auch zur Erstellung von XRechnungen (dem E-Invoicing-Format für Behörden).

EU-Norm EN 16931

Sind Sie von der EU-Norm EN 16931 direkt oder indirekt betroffen? Welche Formulare müssen dafür angefasst werden und wie? Auf welche Technologie sollten Sie dann setzen und wie können Sie diese in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Diese und ähnliche Fragen hören wir von vielen Kunden, die sich gerade erst mit dem Thema beschäftigen. Derzeit ist der Markt hier leider nicht sehr transparent und weist keine klaren Vorgaben auf.

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Umsetzung

Stufe 1: Workshop

Unser Mindforms-Team beschäftigt sich bereits seit mehreren Jahren mit dem Thema. Wir haben in den erfolgreich umgesetzten Kundenprojekten einige Fallstricke und Hürden kennengelernt, die vermeidbar gewesen wären. Daher sehen wir es als zwingend notwendigen Schritt, vor jeder Einführung einer elektronischen Rechnungslegung einen Workshop abzuhalten, um den aktuellen Stand und eine mögliche Strategie festzuhalten.

Stufe 2: Rechnungsausgang

Sie kennen durch den Workshop ihre anzufassenden Formulare und haben eine Strategie, um die elektronische Rechnungslegung einzuführen? Herzlichen Glückwunsch!

Wie Sie sicher im Workshop mitbekommen haben, empfehlen wir Ihnen als Unternehmen der freien Wirtschaft als erstes den Rechnungsausgang einzuführen. Schließlich möchten Sie einen Vorteil Ihrer Konkurrenz gegenüber haben und keine Kunden im öffentlichen Sektor verlieren.

Haben Sie einen Kundenstamm, der sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD als Rechnungsformate verlangt? Mit unserem Produkt können Sie beide Technologien einführen und benötigen keine zweite, teure Software. Damit Sie auch weiterhin upgrade-fähig bleiben und Ihre Datensicherheit garantieren können, haben wir unsere Lösung komplett in den SAP-Standard eingebettet und nutzen diesen dabei soweit es geht.

Mit unserem Rechnungsausgang kaufen Sie gleichzeitig viel Beratererfahrung mit ein, die wir Ihnen auch gerne zur Verfügung stellen. Eine dieser Erfahrungen ist es, dass Ihr Key-Account-User nicht gerne neue Software erlernen möchten. Daher haben wir unsere Lösung so gebaut, dass die Rechnungserstellung (inklusive E-Mail-Versand und Archivierung) kaum bis gar nicht betroffen ist. Der Rechnungseingang fügt sich intuitiv in Ihre Systemlandschaft ein und benötigt daher kaum Schulung und Einweisungen.

Stufe 3: Rechnungseingang

Nachdem Sie den Rechnungseingang in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, sind Sie auf dem aktuellen Stand der Technik im Thema Rechnung. Damit Sie noch wettbewerbsfähiger werden und gleichzeitig Ihre Buchhaltung im zeitraubendenden Tagesgeschäft entlasten können, empfehlen wir Ihnen als dritten Schritt auch Ihren Rechnungseingang umzustellen.

Damit sind Sie mit Ihrer Rechnung endgültig in der Industrie 4.0 angekommen und dem papierlosen Büro wieder einen Schritt näher. Freuen Sie sich auf ein Produkt, das wir mit unseren Erfahrungen bei unseren Kunden entwickelt haben. Unsere Produkte werden grundsätzlich in Ihre SAP-Landschaft integriert und an diese angepasst. Greifen Sie in der Umsetzung auf unser umfassendes Beraterwissen zurück und genießen Sie die Maßkonfektion des Rechnungseingangs. Hierdurch genießen Sie den Vorteil von standardisierten Erfahrungswerten und eigenen Anforderungen.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

ZUGFeRD und die XRechnung sind inhaltlich identisch, weisen jedoch zwei Unterschiede auf:

• Dateiformat und -endung: ZUGFeRD verwendet ein hybrides Format (PDF/A-3), das aus einem sichtbaren PDF-Teil besteht, der für Menschen lesbar ist, und einem eingebetteten XML-Teil, der für Maschinen lesbar ist und immer den Namen zugferd-invoice.xml trägt. ZUGFeRD-Dateien haben die Endung .pdf, während XRechnungen reine XML-Dateien mit der Endung .xml sind.
• Syntax: Elektronische Rechnungen sollten nach der europäischen Norm XML-Schemata UBL (Universal Business Language) bzw. CII (Cross Industry Invoice) nutzen. XRechnung kann in beiden Syntaxen umgesetzt werden, während ZUGFeRD nur die CII-Syntax unterstützt.

Fazit

Die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches liegen auf der Hand: Papierbasierte Prozesse können vollständig abgelöst werden – was nicht nur den Versand, sondern auch die Weiterleitung sowie die Archivierung im Unternehmen betrifft. Unternehmen, die E-Rechnungen einsetzen, profitieren von enormen Kostenersparnissen, kürzerer Bearbeitungszeit und der Vermeidung von Kommunikationsverlusten.

Websession: ZUGFeRD

Ich hoffe, dass Sie sich viel aus dem Beitrag mitnehmen konnten und dem Thema ZUGFeRD bzw. E-Rechnung im Allgemeinen nähergekommen sind. Lassen Sie uns in einer kostenlosen Websession über Ihre Herausforderungen und Wünsche sprechen.

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FAQ

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. ZUGFeRD ist das einheitliche Rechnungsdatenformat vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Wann wird das ZUGFeRD-Format Pflicht?

Die öffentliche Verwaltung beschloss, dass elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten ab dem 20.11.2020 zur Pflicht werden. Zu diesem Zweck wurde das ZUGFeRD-Rechnungsformat entwickelt.

Wie wird eine ZUGFeRD Rechnung erstellt?

Für das Erstellen einer Rechnung, die ZUGFeRD konform ist, brauch es eine Software. Die existierende Rechnung wird mithilfe der Software umgewandelt oder die Software erstellt eine Rechnung als PDF, welche die entsprechenden Daten als XML beinhaltet.

Wer braucht ZUGFeRD?

Jedes Unternehmen kann ZUGFeRD nutzen. Ursprünglich wurde es für Unternehmen mittlerer bis großer Größe und die öffentliche Verwaltung entwickelt.

Was ist ein ZUGFeRD Format?

Beim ZUGFeRD-Format werden standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument eingebettet.

Wie heißt die aktuelle Version von ZUGFeRD?

ZUGFeRD 2.1.1 wurde am 01.06.2020 veröffentlicht und ist damit die aktuellste Version. Wie bereits ZUGFeRD 2.1 ist das Format gänzlich EU-Norm-16931-konform.

Weitere Informationen

• E-Rechnung (Knowhow)
• So gehen Sie die Einführung der E-Rechnung an (Artikel)
• Workflow für Rechnungen (SAP)
• Elektronische Rechnung (Wikipedia)

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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