ZUGFeRD: Spezifikation für elektronische Rechnungen

ZUGFeRD ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelte einheitliche Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). 2014 ist die Technologie in der Version 1.0 veröffentlicht worden und seit dem Release 6.5 mit SAP kompatibel. ZUGFeRD ist ein Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Rechnungsautomatisierung.

Inhalt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Dateiformat, das einen Standard beschreibt, wie alle Informationen einer Rechnung, also Text und alle graphischen Elemente, in einer Datei gespeichert werden. Diese Datei kann das Papier ersetzen und damit für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt werden.

Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist im Grunde genommen eine ganz normale PDF-Datei. Diese kann mit jedem PDF-Anzeigeprogramm originalgetreu betrachtet und ausgedruckt werden. Somit kann jeder, der eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, diese wie gewohnt behandeln, auch wenn er die spezifischen Vorteile nicht nutzen möchte. Durch die Verwendung der Version PDF/A-3 ist die besondere Eignung für Langzeitarchivierung sichergestellt.

ZUGFeRD enthält Rechnungsdaten in standardisierter Form. Das Besondere: Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Der Standard ist so definiert, dass z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden.

Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch über die Grenzen Deutschlands hinaus kompatibel. Im Gegensatz zu bisherigen Verfahren können ZUGFeRD-Rechnungen ad hoc versendet und empfangen werden. Da für den Versand oder Empfang keine Registrierungen, Zertifizierungen, elektronische Signaturen oder die Anbindung an e-invoicing Netzwerke nötig sind, sind Aufwand und Kosten für die Integration minimal.

ZUGFeRD Funktionsweise

ZUGFeRD Funktionsweise

Exkurs: Elektronische Rechnungen

Rechtliche Anforderungen an die elektronische Rechnung

Das Europäische Parlament hat am 11. März 2014 die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Ziel ist nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten müssen und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Ab 2018 wird die Einhaltung der EU-Norm für alle großen Bundesministerien und Verfassungsbehörden Pflicht, 2019 gilt es auch für die restlichen öffentlichen Auftragsgeber, wie z.B. Gemeinden. Inwieweit ZUGFeRD vor diesem Hintergrund für Sie interessant ist, haben wir im Beitrag „Wird ZUGFeRD für mich zur Pflicht?“ zusammengefasst.

Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen
  2. sie muss in einem elektronischen Format (z. B. .pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
  3. menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
  4. es muss die Echtheit der Herkunft garantiert sein (z. B. digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren)
  5. es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein
  6. alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein

Dies haben Rechnungsempfänger und der Rechnungsaussteller unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um z. B. ein Portable-Document-Format (pdf) handelt oder die E-Rechnung als Bild (.jpg, .gif, .bmp, …) vorliegt. Unerheblich ist auch, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde. Sie muss nur elektronisch übermittelt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden. In Deutschland sind das gemäß § 14b UStG 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre.

Da ZUGFeRD eine EU-Norm darstellt, drängt sich die Frage auf, welche Bedeutung ZUGFeRD im internationalen Umfeld hat. Zu diesem Thema haben wir uns im Beitrag „Wie international ist ZUGFeRD?“ Gedanken gemacht.

Archivierung elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z. B. eine  empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Wenn Sie mehr Fragen zur Archivierung elektronischer Rechnungen haben, helfen Ihnen Steuerberater und spezialisierte DMS-, ECM- und IT-Beratungen gern weiter.

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Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil in der zwischenunternehmerischen Prozesskette. Dabei sollte man annehmen, dass der Rechnungsaustausch in der heutigen – auf Digitalisierung ausgerichteten – Welt, längst überwiegend elektronisch abgewickelt wird, nicht zuletzt, da damit erhebliche Kosteneinsparpotenziale verbunden sind.

Obwohl die mit elektronischen Rechnungen korrespondierenden Kosteneinsparpotenziale unzweifelhaft für die elektronische Variante sprechen, stellen papiergebundene Rechnungen weiterhin den Regelfall der Rechnungsstellung und -bearbeitung dar. Die daraus resultierenden Medienbrüche bringen unnötig hohe Kosten bzw. ungenutzte Kosteneinsparungen für die Unternehmen und die Gesamtwirtschaft mit sich.

Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst werden. Die Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen ergeben sich nicht nur durch den digitalen Versand, sondern auch aus der vereinfachten Weiterleitung im Unternehmen und der digitalen Archivierung.

Denn eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden. Die Papierablage entfällt daher und mit ihr Regale voller Aktenordner. Sollen Rechnungen weitergeleitet werden, gelangen Papierrechnungen oft erst über die Poststelle zur Buchhaltung. Die elektronische Rechnung erreicht den zuständigen Empfänger direkt. Dies beschleunigt die Zustellung und reduziert Prozesslaufzeiten. Der Erhalt von Skonti bzw. die Einhaltung anderer Zahlungsfristen kann sichergestellt werden.

Ziele von ZUGFeRD

ZUGFeRD konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Die Zielgruppe umfasst neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder sogar mit Partnern zu tun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen.

Es wird erwartet, dass durch das neue ZUGFeRD-Format nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material und Portokosten sowie einer automatischen Verarbeitung stark reduziert bis komplett eliminiert werden, sondern auch das Rechnungswesen in Zukunft durch optimierte Prozesse wesentlich effizienter wird. Durch den Einsatz von ZUGFeRD werden die bestehenden Prozesse verschlankt ohne diese maßgeblich zu verändern. Durch die automatisierte Verarbeitung können der Versender und der Empfänger diese Rechnungen nun direkt und ohne weitere Schritte verarbeiten und archivieren. Manuelle Verarbeitungsschritte können entfallen.

ZUGFeRD Format

Über das ZUGFeRD-Datenmodell soll Unternehmen die Möglichkeit geboten werden, nicht nur Bilddateien, sondern auch strukturierte Daten mit ihren jeweiligen Geschäftspartnern auszutauschen und friktionslos weiterzuverarbeiten.

War es bislang den klassischen EDI-Anwendungen im bilateralen Verhältnis vorbehalten, Rechnungen strukturiert auszutauschen, ist es durch ZUGFeRD nunmehr möglich, dies auch systemisch in sog. „n:n-Beziehungen“ zu praktizieren, womit sich die Welt des automatisierten Rechnungsaustauschs und der Rechnungsvorgangsbearbeitung auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer öffnet.

Optisch und von der Handhabung ist die ZUGFeRD-Variante nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Möglich wird dies durch den formalen Aufbau. Eine ZUGFeRD-Rechnung stellt ein hybrides Rechnungsobjekt mit zwei inhaltlich identischen Repräsentationen der Rechnung, erstens einem bildhaften Dokumentformat (PDF) und zweitens einem strukturierten Datenformat (XML), dar. Die Nutzung der strukturierten Daten ist dabei stets optional. Über die XML-Komponente lassen sich spezifische Nutzdaten einer Rechnung in das PDF-Dokument einbetten, beim Rechnungsempfänger direkt extrahieren sowie in die Folgeprozesse (Rechnungsprüfung, Kontierung, Zahlwesen) einspeisen. Als Pflichtfelder sind insbesondere die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG hinterlegt, die – im Gegensatz zu einer reinen Papier- oder PDF-Rechnung – automatisiert Eingang in den Rechnungsprozess finden bzw. als XML-File importiert werden können.

Auf diese Weise werden Medienbrüche vermieden und der gesamte Rechnungsstellungs-, Rechnungserfassungs- und Rechnungsprüfungsprozess ist damit einer Automatisierung zugänglich. Die Akzentuierung von ZUGFeRD auf den Rechnungsprozess an sich abstrahiert von der reinen Formatdiskussion und rückt richtigerweise die Prozessoptimierung als Hauptziel ins Zentrum.

ZUGFeRD Software

Eine Schlüsselrolle für eine flächendeckende Nutzung von ZUGFeRD kommt den Anbietern von Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen zu. Erst eine Erweiterung der bestehenden Systeme um spezifische Softwarekomponenten schafft bei den Unternehmen die technische Voraussetzung dafür, das kombinierte Format aus XML-Datendatei und PDF-Bilddatei zu erzeugen bzw. zu interpretieren. Zusammengefasst bietet das ZUGFeRD-Format die elegante Möglichkeit, verarbeitungsfähige Daten und ein anzeigbares Rechnungsbild in einem Container zusammenhängend abzulegen und aufzubewahren.

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Was ist ZUGFeRD?: Ziele, Versionen und Anwendungsbeispiele

ZUGFeRD Versionen

ZUGFeRD existiert in drei Versionen, die unterschiedlich tiefe Automationsmöglichkeiten bieten und dabei auch unterschiedlich tiefe Integrationen in die rechnungserzeugenden und rechnungsempfangenden Programme erfordern.

ZUGFeRD Basic

Das Basic-Profil stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. Für darüber hinaus erforderliche Informationen ist es ausreichend, diese in Freitextform abzubilden. ZUGFeRD Basic ist für die automatische elektronische Archivierung ausreichend, ebenso für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung (Workflow).

Musterrechnung: blau

ZUGFeRD Comfort

Das Comfort-Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Ziel ist für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Daher werden die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt.

Musterrechnung: orange

ZUGFeRD Extended

Alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten werden in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant, jedoch üblich sind, können als Freitext übertragen werden (z.B. Hinweis auf eine Werbeaktion).

ZUGFeRD Rechnung Beispiel

ZUGFeRD Rechnung Beispiel

ZUGFeRD Rechnung Beispiel

ZUGFeRD Rechnung erstellen

Üblicherweise wird die ZUGFeRD-Rechnung dann erstellt, wenn die Rechnung gedruckt wird. Viele Rechnungsprogramme können schon bisher eine Rechnung als PDF-Datei erstellen und per E-Mail versenden. Das Programm holt sich die Empfänger-Mailadresse aus dem Kundenstamm und verschickt die Rechnung entweder automatisch mit einem Standardtext  oder es öffnet das Mailprogramm und der Anwender kann die Rechnung mit einem individuellen Text versenden.

ZUGFeRD Rechnung erstellen

ZUGFeRD Rechnung erstellen

Rechnungsprogramme mit vollintegrierter ZUGFeRD-Unterstützung erstellen eine um die ZUGFeRD-Informationen angereicherte PDF-Datei. Dazu erzeugen sie anhand der Rechnungsdaten die XML-Struktur, betten sie in die PDF-Datei ein und speichern sie im PDF/A-3 Format. Dann erfolgen der Versand und die Ablage der Rechnung im elektronischen Archiv. Das alles geschieht im Hintergrund, für den Anwender ändert sich nichts. Meist kann man dabei einstellen, ob eine zusätzliche Papierkopie für die Ablage ausgedruckt werden soll.

Für Rechnungsprogramme, die ZUGFeRD noch nicht unterstützen, sowie für Versender, die Rechnungen mit Word oder Excel schreiben, gibt es Zusatzprogramme, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und diese versenden. Dafür wird als Drucker ein spezieller ZUGFeRD-Druckertreiber gewählt, der zum einen eine PDF/A-3 erzeugt und zum anderen die Nutzdaten aus den Druckdaten ausliest und als XML-Daten in die PDF hineinschreibt. Dazu muss einmalig definiert werden, an welcher Stelle in der Rechnung welche Daten stehen, damit sie den ZUGFeRD-XML-Datenfeldern korrekt zugeordnet werden. Je nach Mächtigkeit dieser Zusatzlösungen werden die ZUGFeRD-Daten gleich per E-Mail verschickt, können zusätzlich Ausdrucke erzeugt und die Dateien elektronisch archiviert werden.

ZUGFeRD Rechnungen empfangen

Wer die Vorteile der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen noch nicht nutzen möchte oder kann, archiviert die ZUGFeRD-Rechnung elektronisch, druckt sie aus und bearbeitet die Papierversion weiter. Je nach betrieblicher Gegebenheit ist dieses Verfahren ggf. zu dokumentieren. Die elektronische Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung kann automatisch erfolgen.

ZUGFeRD Rechnung empfangen

ZUGFeRD Rechnung empfangen

Leistungsfähige Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme nehmen die Rechnungen vollautomatisch oder mit einfach zu bedienenden Funktionen aus dem Mailsystem entgegen, lesen die Ordnungskriterien für die Ablage, also Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. aus den XML-Daten der ZUGFeRD-Datei aus und speichern sie geordnet ab. Im Rahmen der Konfiguration wird festgelegt, welche ZUGFeRD-Datenfelder für welche Indexfelder des Archivs verwendet werden. Auch die Rechnungsprüfung mit Hilfe elektronischer Workflows wird erleichtert. Durch das Auslesen der Bestellnummer aus den ZUGFeRD-XML-Daten kann die Rechnung automatisch dem zuständigen Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung vorgelegt werden. Ebenso kann ab bestimmten Rechnungsbeträgen eine zusätzliche Genehmigungsschleife automatisch durchlaufen werden. Oft kann ein System die Rechnungsdaten gleich zu Beginn mit den Daten des Bestellwesens abgleichen und dabei eine Rechnung vollautomatisch freigeben.

Auch ohne integriertes Bestellwesen kann eine Buchführung ZUGFeRD-Rechnungen halbautomatisch vorkontieren: Lieferantenkonto, Rechnungsbetrag und Datum werden automatisch ausgelesen, unterstützen damit den Buchhalter und vermeiden Erfassungsfehler. Deutliche Erleichterung bietet ZUGFeRD für die Zahlung von Rechnungen. Die Bankverbindungsdaten, einschließlich der mittlerweile sehr umfangreichen IBAN, werden automatisch ausgelesen und vom Zahlungsprogramm oder vom Electronic Banking übernommen.

Vorteile von ZUGFeRD

Für den Versender von Rechnungen:

  • Der Rechnungsversand per E-Mail spart Porto, Papier und viel Zeit durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte.
  • Die elektronische Archivierung von Ausgangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopieren für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.
  • Die Erleichterung bei der Bezahlung einer ZUGFeRD-Rechnung durch die Kunden beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert so die Liquidität.
  • Dem Wunsch von immer mehr Kunden, Rechnungen in einem geeigneten Format für die elektronische Weiterverarbeitung zu erhalten, kann leicht entsprochen werden.

Für den Empfänger von Rechnungen:

  • Die vollautomatische, fehlerfreie geordnete Ablage von Eingangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopieren für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.
  • Die elektronische Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung beschleunigt den Freigabeprozess, erleichtert die Einhaltung von Skontofristen und verhindert Dokumentenverlust.
  • Der automatische Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert den Bearbeitungsaufwand und spart Arbeitszeit.
  • Die automatische Übernahme von Daten in das FiBu- und Zahlungssystem vermeidet Fehleingaben, beschleunigt die Verbuchung und spart somit Arbeitszeit.

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