ZUGFeRD

ZUGFeRD_250x250-80Im Juni 2014 ist die erste Version von ZUGFeRD erschienen. ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist eine Spezifikation für elektronische Rechnungen. Die Technologie soll den digitalen Rechnungsverkehr standardisieren und vereinfachen.

Inhalt

Ziel der Einführung von ZUGFeRD

ZUGFeRD konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden können.

Die Zielgruppe von ZUGFeRD umfasst neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder sogar mit Partnern zusammen arbeiten, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen.

Dabei wird erwartet, dass durch das neue ZUGFeRD-Format massiv Kosten gespart werden. Einerseits durch den Wegfall von Material und Portokosten, andererseits durch optimierte Prozesse.

Rechtliche Anforderungen an die elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung unterliegt den gleichen inhaltlichen Anforderungen und rechtlichen Regelungen wie eine Rechnung auf Papier. Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen.

Auch das Europäische Parlament hat am 11. März 2014 die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Ziel ist nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten müssen und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen
  2. sie muss in einem elektronischen Format (z. B. .pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
  3. menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
  4. es muss die Echtheit der Herkunft garantiert sein (z. B. digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren)
  5. es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein
  6. alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein

Dies haben Rechnungsempfänger und der Rechnungsaussteller unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um z. B. ein Portable-Document-Format (pdf) handelt oder die E-Rechnung als Bild (.jpg, .gif, .bmp, …) vorliegt. Unerheblich ist auch, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde. Sie muss nur elektronisch übermittelt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden. In Deutschland sind das gemäß § 14b UStG 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre.

Archivierung elektronischer Rechnungen

ZUGFeRD

Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z. B. eine  empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Wenn Sie mehr Fragen zur Archivierung elektronischer Rechnungen haben, helfen Ihnen Steuerberater und spezialisierte DMS-, ECM- und IT-Beratungen gern weiter.

Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil in der zwischenunternehmerischen Prozesskette. Dabei sollte man annehmen, dass der Rechnungsaustausch in der heutigen – auf Digitalisierung ausgerichteten – Welt, längst überwiegend elektronisch abgewickelt wird, nicht zuletzt, da damit erhebliche Kosteneinsparpotenziale verbunden sind.

Obwohl die mit elektronischen Rechnungen korrespondierenden Kosteneinsparpotenziale unzweifelhaft für die elektronische Variante sprechen, stellen papiergebundene Rechnungen weiterhin den Regelfall der Rechnungsstellung und -bearbeitung dar. Die daraus resultierenden Medienbrüche bringen unnötig hohe Kosten bzw. ungenutzte Kosteneinsparungen für die Unternehmen und die Gesamtwirtschaft mit sich.

Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst werden. Die Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen ergeben sich nicht nur durch den digitalen Versand, sondern auch aus der vereinfachten Weiterleitung im Unternehmen und der digitalen Archivierung.

Denn eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden. Die Papierablage entfällt daher und mit ihr Regale voller Aktenordner. Sollen Rechnungen weitergeleitet werden, gelangen Papierrechnungen oft erst über die Poststelle zur Buchhaltung. Die elektronische Rechnung erreicht den zuständigen Empfänger direkt. Dies beschleunigt die Zustellung und reduziert Prozesslaufzeiten. Der Erhalt von Skonti bzw. die Einhaltung anderer Zahlungsfristen kann sichergestellt werden.

ZUGFeRD im Unternehmensalltag

Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist zum einen eine ganz normale PDF-Datei. Man kann sie  mit jedem PDF-Anzeigeprogramm originalgetreu betrachten und ausdrucken. Damit kann jeder, der eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, diese wie gewohnt behandeln, auch wenn er die ZUGFeRD-spezifischen Vorteile nicht nutzen möchte. Durch die Verwendung der Version  PDF/A-3 ist die besondere Eignung für Langzeitarchivierung sichergestellt.

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt. Viele Anbieter unterstützen bereits ZUGFeRD und bieten entsprechende Lösungen an.

ZUGFeRD existiert in drei Versionen: ZUGFeRD Basic, ZUGFeRD Comfort und ZUGFeRD Extended.  Je nach Version stehen unterschiedlich tiefe Automationsmöglichkeiten für den Rechnungsversand zur Verfügung und ist auch eine unterschiedlich tiefe Integrationen in die rechnungserzeugenden und rechnungsempfangenden Programme erforderlich.

Architektur von ZUGFeRD

ZUGFeRD enthält Rechnungsdaten in standardisierter Form. Das ist das Besondere: Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist.

Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturieren Daten im XML-Format.

Der Standard ist so definiert, dass z.B. Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit  auch über die Grenzen Deutschlands hinaus kompatibel.

E-Book ZUGFeRD


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