SAP ECM bezeichnet Enterprise-Content-Management-Szenarien im SAP-Umfeld, mit denen Unternehmen Dokumente und andere Inhalte verwalten und mit Geschäftsprozessen verknüpfen. Dabei handelt es sich nicht um ein einzelnes SAP-Produkt, sondern um verschiedene Lösungen für unterschiedliche Content-Management-Anforderungen.  

Das Wichtigste im Überblick 

  • SAP ECM ermöglicht die strukturierte Verwaltung digitaler Unternehmensinhalte im SAP-Umfeld. 
  • Es stehen mehrere SAP- und OpenText-Lösungen für unterschiedliche Anforderungen zur Verfügung.  
  • SAP Extended ECM by OpenText verbindet Dokumente und andere Inhalte mit SAP-Geschäftsprozessen. 
  • Der SAP Document Management service stellt Dokumentenmanagement-Funktionen auf SAP BTP bereit. 
  • Welche Lösung passt, hängt von Systemlandschaft, Geschäftsprozessen, Berechtigungen und Bereitstellungsmodell ab.

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Was ist SAP ECM? 

ECM steht für Enterprise Content Management. Im SAP-Kontext wird der Begriff für verschiedene Lösungen zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung und Aufbewahrung digitaler Unternehmensinhalte verwendet. 

Dazu gehören: 

  • Verträge 
  • E-Mails 
  • technische Dokumente 
  • Projektunterlagen 
  • Kunden- oder Lieferantenakten 
  • weitere geschäftsrelevante Dokumente 

Der Unterschied zu einer einfachen Dateiablage: Ein ECM-System speichert Dokumente nicht nur, sondern kann sie mit Metadaten, Berechtigungen, Versionen und Geschäftsprozessen verbinden. 

So kann ein Dokument beispielsweise direkt einem Kunden, Auftrag, Projekt oder einem anderen Geschäftsobjekt zugeordnet werden. Mitarbeiter erhalten dadurch den Inhalt im jeweiligen Prozesskontext, anstatt ihn in unterschiedlichen Ablagen suchen zu müssen. 

Welche Funktionen bietet SAP ECM? 

Neben der Kernfunktion, Dokumente anderen Prozessen zur Verfügung zu stellen, bieten ECM-Lösungen noch weitere Funktionen an. Welche konkret, hängt vom jeweiligen Produkt ab. Einige Funktionen sind jedoch typisch für ECM-Szenarien. 

Dokumentenmanagement 

Dokumente können zentral gespeichert, strukturiert und mit Metadaten versehen werden. Versionierungsfunktionen helfen dabei, unterschiedliche Bearbeitungsstände nachvollziehbar zu halten. Zusätzlich können Zugriffsrechte festlegen, wer Dokumente sehen, bearbeiten oder verwalten darf. 

Digitale Akten 

Digitale Akten bündeln Dokumente zu einem gemeinsamen Geschäftskontext. Denkbar ist es beispielsweise, Dokumente in Kunden-, Lieferanten-, Projekt-, Vertrags- oder Personalakten zusammenzufassen. Statt Informationen aus verschiedenen Ablagen zusammenzusuchen, können relevante Inhalte an einem zentralen digitalen Ort abgerufen werden. 

Archivierung und Records Management 

ECM-Lösungen können Unternehmen bei der regelbasierten Aufbewahrung von Dokumenten unterstützen. SAP Content Management Core bietet beispielsweise Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Holds und Compliance-Reporting.  

Suche und Metadaten 

Bei großen Dokumentenmengen reicht eine reine Ordnerstruktur häufig nicht aus, um Informationen schnell zu finden. Metadaten, Klassifikationen und Suchfunktionen erleichtern den Vorgang.   

Berechtigungsmanagement 

ECM-Systeme enthalten häufig sensible oder geschäftskritische Informationen. Rollen- und Berechtigungskonzepte steuern deshalb, welche Personen Inhalte sehen oder bearbeiten dürfen.  

Zusammenarbeit und Workflows 

ECM-Lösungen können Freigaben, gemeinsame Bearbeitung oder die Weitergabe von Dokumenten unterstützen.  

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Welche SAP-Lösungen gibt es für Enterprise Content Management? 

SAP bietet für ECM aktuell verschiedene Produkte an: SAP Extended ECM, SAP Content Management Core by OpenText und SAP Document Management service. 

SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText 

SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText, kurz SAP Extended ECM, ist eine umfassende ECM-Lösung für die Integration unstrukturierter Inhalte in SAP-Geschäftsprozesse. 

SAP nennt unter anderem folgende Funktionen: 

  • Dokumentenerfassung 
  • gemeinsame Dokumentenbearbeitung 
  • Dokumentenmanagement 
  • Informationssuche 
  • Aktenmanagement 
  • Dabei können E-Mails, Dokumente und weitere Inhalte mit Kerngeschäftsprozessen verbunden werden. Die Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen mit komplexen SAP-Systemlandschaften, die große Dokumentenmengen verwalten und Inhalte eng mit SAP-Geschäftsprozessen verknüpfen möchten. 

SAP Content Management Core by OpenText 

SAP Content Management Core by OpenText ist ein Software-as-a-Service-Angebot, um Inhalte mit verschiedenen Geschäftsanwendungen zu verbinden. 

Die wichtigsten Funktionen: 

  • Dokumentenmanagement 
  • Versionierung 
  • Audit Trails 
  • Klassifikationen und Metadaten 
  • Records Management 
  • Aufbewahrungsregeln und Legal Holds 

Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf ein cloudbasiertes Content Management legen und Dokumente nicht nur in SAP-Anwendungen, sondern auch Microsoft 365 und weitere Geschäftsanwendungen integrieren möchten. 

SAP Document Management service 

Der SAP Document Management service läuft in der Cloud-Foundry-Umgebung der SAP Business Technology Platform. 

Der Service bietet zentrale Dokumentenmanagement-Funktionen wie: 

  • Versionsverwaltung 
  • Ordnerhierarchien 
  • Zugriffskontrolle 
  • Dokumentenlebenszyklusmanagement 
  • sichere Speicherung und Abruf 

Der Service eignet sich insbesondere für Unternehmen, die Dokumentenmanagement-Funktionen flexibel in eigene Cloud-Anwendungen integrieren oder CMIS-kompatible Dokumenten-Repositories anbinden möchten. 

Wie funktioniert die Integration von ECM in SAP? 

Der Integrationsweg richtet sich nach der gewählten ECM-Lösung, der bestehenden Systemlandschaft und den Anforderungen an die Geschäftsprozesse.  

Eine mögliche Struktur: SAP-Geschäftsanwendung → Content-/Dokumentenmanagement-System → Dokumenten-Repository 

Die Geschäftsanwendung liefert dabei den fachlichen Kontext. Das ECM- beziehungsweise Dokumentenmanagement-System übernimmt je nach Architektur Speicherung, Versionierung, Berechtigungen und weitere Content-Funktionen. 

Beim SAP Document Management service können Unternehmen sowohl den vom Service bereitgestellten Speicher nutzen als auch eigene CMIS-konforme Repositories anbinden. SAP nennt unter anderem OpenText und SAP S/4HANA DMS als mögliche Szenarien.  

Welche Vorteile bietet SAP ECM? 

Der Nutzen hängt vom jeweiligen Einsatzszenario ab. Typische Vorteile sind: 

Zentraler Zugriff: Dokumente können in einem definierten System beziehungsweise Prozesskontext bereitgestellt werden. 

Weniger verteilte Ablagen: Eine klare Content-Architektur kann verhindern, dass Informationen über Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und unterschiedliche Systeme verteilt sind. 

Nachvollziehbare Versionen: Versionsverwaltung und Audit-Funktionen erleichtern die Nachverfolgung von Änderungen. 

Integration in SAP-Prozesse: Dokumente können direkt dort verfügbar sein, wo Anwender sie im Geschäftsprozess benötigen. 

Kontrollierte Zugriffe: Rollen und Berechtigungen helfen dabei, sensible Inhalte gezielt verfügbar zu machen. 

Unterstützung von Governance und Compliance: Aufbewahrungs-, Records-Management- und Audit-Funktionen können Unternehmen bei der technischen Umsetzung definierter Vorgaben unterstützen.  

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten? 

Wichtig ist, dass Unternehmen ihre Anforderungen klären. Zentrale Fragen, die für die Auswahl eines ECM-Produkts relevant sind:  

  • Welche Dokumente und Inhalte sollen verwaltet werden? 
  • In welchen Systemen liegen diese heute? 
  • Welche SAP-Anwendungen sollen angebunden werden? 
  • Existieren bereits Archive oder Dokumenten-Repositories? 
  • Welche Benutzer benötigen Zugriff? 
  • Welche Berechtigungen werden benötigt? 
  • Welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten? 
  • Soll die Lösung On-Premise, in der Private Cloud oder als SaaS betrieben werden? 
  • Welche Schnittstellen werden benötigt? 
  • Müssen bestehende Dokumentbestände migriert werden? 

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung? 

Viele Unternehmen starten bereits mit großen Dokumentbeständen, wenn sie sich für die Einführung einer ECM-Lösung entscheiden. Vor einer Migration sollten sie deshalb klären, welche Dokumente übernommen werden, welche Metadaten benötigt werden und welche Inhalte nicht mehr relevant sind. 

Über Berechtigungen sollte nicht erst nach der Migration entschieden werden. Besonders bei sensiblen Inhalten ist frühzeitig zu definieren, welche Rollen auf welche Dokumente zugreifen dürfen. 

Funktionen für Records Management, Aufbewahrung oder Audit Trails können Compliance-Prozesse unterstützen. Ob gesetzliche und interne Anforderungen tatsächlich eingehalten werden, hängt jedoch von Konfiguration, Prozessen und organisatorischen Regeln ab. 

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Fazit 

Richtig eingesetzt, schaffen Enterprise-Content-Management-Lösungen die Grundlage für transparente Informationsflüsse, effizientere Abläufe und zukunftsfähige Geschäftsprozesse. Damit kann ECM für Unternehmen jeder Größe relevant sein. 

Nicht immer müssen Unternehmen aber eine umfassende ECM-Plattform einführen. Wichtig ist es, eine Lösung zu wählen, die zu den individuellen Anforderungen, der bestehenden IT-Landschaft und den langfristigen Unternehmenszielen passt. SAP bietet mittlerweile verschiedene Optionen, um Informationssilos abzubauen und das Potenzial bestehender Systeme besser auszuschöpfen. 

Sie möchten herausfinden, welche ECM-Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Integration einer passenden Lösung. 

 

FAQ 

Wofür steht ECM? 

ECM steht für Enterprise Content Management. Gemeint ist die strukturierte Verwaltung, Bereitstellung und Aufbewahrung digitaler Unternehmensinhalte. 

Ist SAP ECM ein einzelnes Produkt? 

Nein. SAP bietet unterschiedliche Produkte und Services für Dokumenten- und Content-Management-Szenarien an, die sich in Funktionsumfang und Bereitstellungsmodell unterscheiden.  

Welche Funktionen bietet SAP ECM? 

Typische Funktionen sind Dokumentenmanagement, digitale Akten, Versionierung, Suche, Zugriffskontrolle, Archivierung, Records Management und die Integration von Content in Geschäftsprozesse. 

Was ist SAP Extended ECM by OpenText? 

SAP Extended ECM by OpenText verbindet E-Mails, Dokumente und andere unstrukturierte Inhalte mit SAP-Geschäftsprozessen. Zusätzlich bietet es Funktionen für Dokumenten- und Aktenmanagement, Informationssuche, Zusammenarbeit und Archivierung.  

Was ist SAP Document Management service? 

Der SAP Document Management service ist ein Service auf SAP BTP. Er bietet unter anderem Versionsverwaltung, Ordnerhierarchien, Zugriffskontrolle und Dokumentenlebenszyklusmanagement und kann über APIs oder UI-Komponenten in Anwendungen eingebunden werden.  

Wer kann mir beim Thema SAP ECM (Enterprise Content Management) helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP ECM (Enterprise Content Management) benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.