Enterprise Content Management (ECM)
Inhaltsverzeichnis
Was ist Enterprise Content Management?
Das Enterprise Content Management stellt eine Sammlung von Methoden für die Zusammenfassung von Informationen im Unternehmen dar. Dabei soll sich eine gemeinsame Strategie für alle strukturierten und unstrukturierten Daten umsetzen lassen. Den Unternehmen steht damit ein Ansatz zur Verfügung, wie sie ihre verschiedenen Software-Lösungen im Rahmen einer vereinheitlichenden Strategie einsetzen können. Konkret umfasst das ECM die folgenden Bereiche bezüglich des Umgangs mit Daten:
- Aufbewahrung
- Bereitstellung
- Erfassung
- Speicherung
- Verwaltung
Diese Funktionen beziehen sich auf analoge und digitale Inhalte gleichermaßen. Wann immer die Frage aufkommt, wie ein Unternehmen mit den verschiedenen vorliegenden Dokumenten verfahren soll, kann das ECM darauf eine Antwort geben und stellt die entsprechenden Prozesse unternehmensweit für alle Anwender zur Verfügung.
Wer profitiert vom ECM?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmen mit der Herausforderung umgehen, dass ihre Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen stammen. Sie müssen daraus die relevanten Daten gewinnen und diese verarbeiten können. Das Problem besteht darin, dass häufig verschiedene Abteilungen jeweils ihre eigenen Lösungen entwickeln, die sich über die gesamte Unternehmung betrachtet als heterogen erweisen. Vom ECM kann daher jeder profitieren, der an dieser Stelle eine Vereinheitlichung erreichen möchte.
Aufbau
Ein ECM setzt sich in den meisten Fällen aus folgenden fünf Komponenten zusammen:
- Dokumentenmanagement: Die wichtigen Aufgaben umfassen hier die Erfassung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie deren Löschung am Ende der Lebenszeit.
- Collaboration: Das ECM soll bei der Beseitigung von Insellösungen helfen, für gleiche Informationsstände sorgen und die Zusammenarbeit durch direkte Kommunikationswege und einen intensivierten Wissensaustausch stärken.
- Web-Content-Management: Die Webpräsenz und deren Verwaltung über das ECM bezieht sich auf das Intranet und die öffentliche Website gleichermaßen.
- Records Management: Umfasst die ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung gemäß ISO 15489 und trägt zu einer transparenten, revisionssicheren und nachvollziehbaren Ablage bei.
- Workflowmanagement: Laufende Anpassungen und weitere Automatisierungen dienen der Optimierung der digitalen Geschäftsprozesse.
Vorteile von ECM
Unternehmen begegnen im Umgang mit ihren Inhalten immer wieder typischen Herausforderungen, auf die ECM im Idealfall eine Lösung liefern kann.
Automatische Erfassung von Dokumenten
Wesentlicher Bestandteil aller ECM-Lösungen ist eine optische Zeichenerkennung (OCR). Diese erfasst automatisch unstrukturierte Daten etwa aus Scanvorlagen oder PDFs. Ein weiterer wichtiger Baustein sind die Schnittstellen zu anderen Systemen wie DATEV, um von dort Daten automatisiert zu übernehmen.
Rechtskonforme Ablage der Daten
Die Compliance-Anforderungen an die Datenablage sind heute vielfältig und besonders anspruchsvoll. Fällt es Unternehmen schwer, die erforderliche Konformität herzustellen, kann ein ECM helfen. Damit lassen sich zum Beispiel Dateien manipulationssicher archivieren. Ist die Speicherung rechtlich nicht mehr erforderlich, gibt das System diese automatisch für die Löschung frei. Hinzu kommen Vorteile wie eine Versionierung.
Dateien unternehmensweit einfacher finden
ECM-Systeme bieten vielfältige Funktionen für die Recherche. Selbst bei einer riesigen Anzahl von Dateien kann zum Beispiel die Volltextsuche schnelle Ergebnisse liefern. Die Suche ist möglich anhand des Dateinamens und zusätzlicher Merkmale bzw. des Taggings.
Einfachere Bearbeitung
Haben die Mitarbeiter die gesuchten Dateien gefunden, möchten sie produktiver damit arbeiten. Ein ECM kann an dieser Stelle mit einem Berechtigungskonzept unterstützen, damit nur bestimmte Mitarbeiter Zugang erhalten. Dazu gehört auch, doppelte Bearbeitung und damit unnötigen Aufwand für den Nutzer zu vermeiden.
Prozesse bezüglich Contents einfacher digitalisieren
Viele ECM-Lösungen umfassen vorkonfigurierte Workflows, um Unternehmen bei der Umsetzung ihrer digitalen Prozesse zu unterstützen. Denn viele Anwender verlassen sich zumindest teilweise noch auf analoge Abläufe. Zu nennen ist hier beispielhaft die häufig betroffene Rechnungseingangsverarbeitung. Die vordefinierten Workflows sollen dabei helfen, schneller in die produktive Verwendung des ECMs einsteigen zu können.
SAP ECM
SAP bietet mit seinem SAP Enterprise Content Management eine eigene Lösung für die Digitalisierung von Prozessen rund um das Content-Management und die Arbeit mit Echtzeitinformationen an. Dieses Lösung lässt sich On-Premise oder über eine private Cloud bereitstellen. Das System bietet Funktionen für die unternehmensweite Archivierung und Dokumentenerfassung und konzentriert sich auf inhaltsbezogene Arbeitsabläufe.
Wie funktioniert die prozessorientierte Zusammenarbeit mit SAP ECM?
Die Lösung umfasst eine Integration für Microsoft Office 365. Damit lassen sich zum Beispiel Dokumente wie Microsoft Forms oder Excel Spreadsheets online gemeinsam bearbeiten. Microsoft Teams ist ebenfalls integriert.
Welche Vorteile bietet SAP ECM für die Dokumentenverwaltung?
Zu den Funktionen gehören eine Versionierung und Zugriffskontrolle sowie Protokollierung. Die elektronischen Inhalte sind mit den Geschäftsprozessen verknüpft.
Wie lassen sich Dokumente mit der SAP Lösung erfassen?
Die Lösung bietet einen Scanprozess samt erweiterter Bilderfassung und automatischem Tagging an.
Wie funktioniert die Aktenverwaltung mit dem Content Managementsystem von SAP?
Elektronische und physische Aufzeichnungen lassen sich über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten. Inhalte finden aus SAP- und Fremdsystemen Berücksichtigung.
Wie sieht es mit der Archivierung aus?
Die Lösung speichert Daten im Petabyte-Bereich, bringt Zeitstempel an und bewahrt die Prüfpfade im Archiv auf. Hinzu kommt eine Erkennung doppelter Inhalte und die Beseitigung von Redundanzen.
Fazit
Das Enterprise Content Management (ECM) ist eine Sammlung von Methoden, die Unternehmen dabei helfen, einheitlich mit ihren strukturierten und unstrukturierten Daten umzugehen. Durch den Einsatz von Software können Aufbewahrung, Bereitstellung, Erfassung, Speicherung und Verwaltung von analogen und digitalen Inhalten verbessert werden. Das ECM besteht aus fünf Komponenten: Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Records Management und Workflowmanagement. ECM kann Unternehmen bei der automatischen Erfassung von Dokumenten, der rechtskonformen Ablage von Daten, der Suche nach Dateien, der einfachen Bearbeitung von Dateien und der Digitalisierung ihrer Prozesse helfen. Durch die Beseitigung von Insellösungen und eine intensivierte Zusammenarbeit kann das ECM zur Vereinheitlichung und Optimierung von Prozessen beitragen.
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FAQ
Was ist Enterprise Content Management?
Das Enterprise Content Management ist eine Methode zur Zusammenfassung von Informationen in Unternehmen. Es bietet eine gemeinsame Strategie für alle strukturierten und unstrukturierten Daten, die Unternehmen verwenden, indem sie verschiedene Software-Lösungen in einer vereinheitlichenden Strategie einsetzen. Die Funktionen umfassen die Aufbewahrung, Bereitstellung, Erfassung, Speicherung und Verwaltung von analogen und digitalen Inhalten.
Wer profitiert vom ECM?
Jeder profitiert vom ECM, der in einem Unternehmen eine Vereinheitlichung erreichen möchte. Es hilft Unternehmen, die aus einer Vielzahl von Quellen stammenden Informationen zu sammeln, relevante Daten zu gewinnen und diese zu verarbeiten. ECM kann helfen, heterogene Lösungen von verschiedenen Abteilungen zu beseitigen und für gleiche Informationsstände zu sorgen
Was sind die Komponenten von ECM?
Ein ECM setzt sich in den meisten Fällen aus folgenden fünf Komponenten zusammen:
- Dokumentenmanagement
- Collaboration
- Web-Content-Management
- Records Management
- Workflowmanagemen
Was sind die Vorteile von ECM?
CM-Lösungen bieten viele Vorteile für Unternehmen, wie z. B.:
- Automatische Erfassung von Dokumenten durch eine optische Zeichenerkennung
- Rechtskonforme Ablage der Daten
- Einfachere Unternehmensweite Suche nach Dateien
- Einfachere Bearbeitung von Dateien durch ein Berechtigungskonzept
- Einfachere Digitalisierung von Prozessen
