Peppol
Inhaltsverzeichnis
Was ist Peppol?
Das Pan-European Public Procurement Online dient als Infrastruktur für die Übermittlung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsinformationen. Der Austausch soll hier auf einem sicheren Weg erfolgen und das zwischen Handelspartnern weltweit. Interessierte Unternehmen finden sich im Rahmen von OpenPEPPOL regelmäßig zusammen, um die Infrastruktur weiterzuentwickeln und deren Effektivität auch in der Zukunft sicherzustellen. Länder in der EU aber auch die USA, Kanada, Australien und Singapur sowie Südafrika und andere Staaten nehmen heute an diesem Projekt teil.
Bedeutung im Rahmen der E-Rechnungsverordnung/ E-Rechnungspflicht (Wachstumschancengesetz)
Das Wachstumschancengesetz spielt für die E-Rechnung eine wichtige Rolle, weil es ihr den Weg in Deutschland ebnen soll. Das Gesetz soll am 1. Januar 2025 in Kraft treten und in der Bundesrepublik einen Digitalisierungsschub auslösen. Ab dann sollen E-Rechnung mit ihren strukturierten Prozessen für Inlandsumsätze verpflichtend sein. Das strukturierte Format ist durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) vorgegeben. Als Übertragungskanäle sieht der Bund die beiden Plattformen ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) vor. Wer E-Rechnungen an Auftraggeber übermitteln möchte, die an eine dieser beiden Rechnungseingangsplattformen angebunden sind, kann neben dem Versand per E-Mail oder der Nutzung einer Weboberfläche auch das Peppol-Netzwerk verwenden. Letzteres weist den Vorteil auf, dass es die einzige Option darstellt, bei der die Automatisierung Maschine-zu-Maschine und der Massenexport von E-Rechnungen möglich sind. Seit dem 1. Oktober 2023 müssen alle öffentlichen Auftraggeber das Peppol-Netzwerk unterstützen.
Wie funktioniert der E-Rechnungsversand über Peppol?
Anhand des sogenannten 4-Corner-Modells lässt sich einfach nachvollziehen, wie die Funktionsweise des Peppol-Netzwerks aussieht. Der Rechnungssender stellt Corner 1 dar und greift auf einen Access Point 2 (Corner 2) zu, um seine Nachricht zu versenden. Dafür benötigt er die Participant-ID des Empfängers. Der Access Point 2 verwendet diese UID, um den DNS-Namen des Rechnungsempfängers zu ermitteln und gelangt dadurch zum dazugehörigen SMP-Server. An diesem SMP-Server sind die Empfänger registriert und über den Access Point 3 (Corner 3) erreichbar. Die Rechnungsempfänger stellen dann am Ende dieser Kette die Corner 4 dar.
Visualisierung des Peppol 4-Corner Modells | Quelle: www.e-rechnung-bund.de
Für den Austausch der Dokumente im Peppol-Netzwerk ist mit den BIS (Business Interoperability Specification) ein eindeutiger Standard geregelt. Beim Versand einer XRechnung zum Beispiel ist diese in ein Standard Business Document (SBD) eingebettet, das hier als technischer Umschlag dient. Dadurch ist es möglich, das standardisierte Peppol-Netzwerk nutzen zu können, ohne etwas an der Rechnung verändern zu müssen.
Vorteile
Die Nutzung des Peppol-Netzwerks bietet allgemein viele Vorteile. Einige davon finden Sie hier aufgelistet:
- Internationaler Standard: Peppol ist ein internationales Projekt, das einen weltweit anerkannten Standard für den elektronischen Datenaustausch bietet.
- Breite Anwendung im öffentlichen Sektor: Der Standard wird im gesamten öffentlichen Sektor eingesetzt, wodurch Unternehmen erhebliche Vorteile beim Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsinformationen genießen.
- Fokus auf Effizienz: Die Effizienz der Prozesse steht im Mittelpunkt – nicht nur bei Rechnungen, sondern auch bei anderen Arten von Geschäftsdokumenten.
- Geringeres Risiko des Informationsverlusts: Im Vergleich zu Papierübermittlungen reduziert Peppol das Risiko des Verlusts oder der Verfälschung von Informationen.
- Reduzierte Fehleranfälligkeit: Elektronische Übermittlungen über Peppol sind weniger fehleranfällig als traditionelle Methoden.
- Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung: Peppol ermöglicht vielfältige Automatisierungsoptionen, die Prozesseffizienz erhöhen und zur Kostensenkung beitragen.
- Weite Verbreitung und Akzeptanz: Der Standard ist weit verbreitet und genießt hohe Akzeptanz bei den beteiligten Akteuren.
- Schnelles Wachstum: Peppol wächst schnell und erweitert kontinuierlich seinen Einflussbereich
Wie kann ich das Peppol-Netzwerk als Rechnungssender nutzen?
Die Teilnahme ist möglich auf drei Wegen. Interessierte Unternehmen können sich für einen bereits bestehenden und kostenpflichtigen Service Provider entscheiden, den kostenlosen Webservice des Bundes nutzen oder eine eigene Mitgliedschaft bei OpenPeppol anstreben und ihren eigenen Access Point aufbauen. Eine Liste mit zertifizierten Providern ist hier verfügbar. Wer einen eigenen Access Point registrieren möchte, kann sich an die Authority für Deutschland wenden.
Wie integriert sich Peppol mit ERP Systemen wie SAP S/4HANA?
Für S/4HANA Cloud-Editions stellt SAP den Service SAP Document and Reporting Compliance für den E-Rechnungsversand über Peppol zur Verfügung. Kurzum handelt es sich hierbei um eine Anwendung, die vom vollständigen Reporting bis zur automatisierten Übermittlung von e-Dokumenten alles abdeckt. Der Service läuft über die SAP Business Technology Platform BTP. Dabei dient SAP als Service-Provider im Peppol-Netzwerk. Kunden müssen sich also nicht zusätzlich um die Suche nach einem externen Service Provider kümmern.
Überblick Infrastruktur SAP System und PEPPOL | Quelle: SAP
Wer über S/4HANA on-premise XRechnungen an Behörden und andere Unternehmen versenden möchte, kann einen Cloud Connector verwenden, um sein On-Premise-System von SAP auf den Datenaustausch vorzubereiten. Damit lassen sich die ERP-Daten zum Dienst SAP Document and Reporting Compliance hin öffnen, damit Nachrichten von den Services für den Peppol-Austausch bereitgestellt werden können.
Neben dem Versand von Rechnungen ist nach der Integration auch eine Kommunikation in die andere Richtung möglich, wenn es zum Beispiel um den Empfang einer Bestellung über das Peppol-Netzwerk geht.
Service Provider vs. selbst einen Access Point schaffen?
Für die Nutzung eines bestehenden Service Providers spricht die Unkompliziertheit bei der Einreichung von Rechnungen. Unternehmen können mittlerweile aus einer großen Zahl von Providern, den passenden auswählen. Diese Services sind jedoch mit Kosten verbunden. Einen eigenen Access Point aufzubauen ist hingegen aufwendig und erfordert bestimmte technische Kenntnisse. Die sind vermutlich nicht in jedem Unternehmen vorhanden. Außerdem ist die hierfür erforderliche Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL kostenpflichtig.
Häufige Probleme
Aktuell besteht beim Versenden von Rechnungen und anderen Daten über das Peppol-Netzwerk noch eine Größenbeschränkung von 15 MB. Nur so lässt sich die Übermittlung sicherstellen. Probleme können auch auftreten, wenn bestimmte Schemata ausländischer Umsatzsteuer-IDs sich nicht für die Übermittelung von E-Rechnungen mittels dieses Standards eignen. Diese sind entsprechend im Netzwerk nicht freigegeben. Wer sich darüber informieren möchte, kann hier nachsehen.
Peppol-Plattform in der internationalen Landschaft
Im Vergleich zu bereits länger etablierten Alternativen wie EDI (Electronic Data Interchange) ist das Peppol-Netzwerk noch relativ neu. Seine Pilotphase hat das Projekt Ende 2012 beendet. Öffentliche Einrichtungen beispielsweise in Italien akzeptieren bereits seit 2015 nur noch E-Rechnungen, was zu einer recht schnellen Verbreitung des Peppol-Netzwerks beigetragen hat. In Europa befindet es sich mittlerweile auf dem Weg hin zu einer führenden Lösung für einen vereinheitlichten elektronischen Dokumentenaustausch.
EDI ist älter und in Geschäftsumgebungen vielfach tief integriert. Die Lösung weist jedoch Nachteile in Hinblick auf die Interoperabilität sowie eine geringere Flexibilität auf und ist schwieriger anzubinden.
Zukünftige Entwicklung des Peppol-Projekts
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass immer mehr Länder am Peppol-Netzwerk teilnehmen. Über die Peppol-Zugangspunkte wurden bereits im Steuerjahr 2019/2020 mehr als 130 Millionen Rechnungen verarbeitet. Ob es sich am Ende wirklich um einen weltweiten Standard für E-Rechnungen handeln kann, ist heute noch nicht abzusehen. Denn noch nehmen nicht alle Regionen daran teil. Jedenfalls lässt sich kurzfristig ziemlich sicher prognostizieren, dass mit der E-Rechnungspflicht 2025 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes
Fazit
Das Peppol-Netzwerk dient als zentrale Plattform für die Übermittlung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsinformationen. In Deutschland können sich Unternehmen darauf verlassen, dass die öffentlichen Auftraggeber diese mittlerweile unterstützen. Das gilt auch für andere EU-Länder. Der Versand gelingt darüber einfacher und die Anwender profitieren davon, dass der Standard zu einer zunehmend höheren Verbreitung findet.
FAQ
Was ist Peppol?
Peppol, das Pan-European Public Procurement Online, ist eine Infrastruktur für die Übertragung von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Es ermöglicht einen sicheren Datenaustausch zwischen Handelspartnern weltweit und wird kontinuierlich von den Mitgliedern der OpenPEPPOL-Gemeinschaft weiterentwickelt.
Wie funktioniert Peppol?
Peppol nutzt das 4-Corner-Modell, bei dem der Sender über einen Access Point seine Rechnung versendet, die dann über einen weiteren Access Point dem Empfänger zugestellt wird. Dies gewährleistet eine sichere und standardisierte Übertragung von Dokumenten unter Einhaltung des Business Interoperability Specification (BIS) Standards.
Ist E-Rechnungsversand verpflichtend?
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland der E-Rechnungsversand für Inlandsumsätze verpflichtend. Dies ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das einen Digitalisierungsschub im Land anstrebt, wobei Peppol als einer der Übertragungskanäle fungiert.
Ist Peppol kostenpflichtig?
Die Nutzung von Peppol kann kostenpflichtig sein, wenn Unternehmen sich für einen kommerziellen Service Provider entscheiden. Alternativ gibt es kostenlose Optionen, wie den Webservice des Bundes oder die Möglichkeit, den Access Point seines ERP-Anbieters zu verwenden, falls dieser einen besitzt.
