Ein Content Repository dient als zentrale Ablage für Dokumente und andere unstrukturierte Inhalte. Welche Lösungen SAP anbietet, wie diese funktionieren und worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten.
Das Wichtigste im Überblick
- Content Repositories dienen der strukturierten Ablage und Verwaltung von Dokumenten und anderen unstrukturierten Inhalten.
- In klassischen SAP-Szenarien können Content Repositories beispielsweise mit SAP ArchiveLink, dem SAP Content Server und dem Knowledge Provider umgesetzt werden.
- Über die Transaktion OAC0 lassen sich Content Repositories für SAP-Szenarien definieren und verwalten.
- Mit dem SAP Document Management Service stehen zusätzlich Cloud-basierte Möglichkeiten zur Verfügung, die auf dem CMIS-Standard basieren und auch externe CMIS-konforme Repositories einbinden können.
- Ein Content Repository ist nicht automatisch eine Lösung für die revisionssichere Langzeitarchivierung. Die Anforderungen hängen vom jeweiligen Speicher-, Archivierungs- und Compliance-Konzept ab.
Was ist ein Content Repository?
Ein Content Repository ist ein logischer Ablagebereich für digitale Inhalte. Darin können beispielsweise Dokumente, Bilder, gescannte Belege oder andere unstrukturierte Informationen gespeichert und verwaltet werden.
Neben den eigentlichen Dateien können weitere Informationen hinterlegt werden. Dazu gehören beispielsweise Metadaten wie Dokumententyp, Erstellungsdatum oder weitere Eigenschaften, über die sich Inhalte organisieren und wiederfinden lassen.
Da nicht jedes Dokument für jeden Nutzer verfügbar sein soll, können in vielen Repositories Zugriffsrechte dediziert gesteuert werden.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten sowie Dokumente einfach, DSGVO-konform und zuverlässig aus dem SAP-System heraus archivieren können.
Content Repository vs. Content Server
In SAP ist dabei wichtig, zwischen Content Repository und Content Server zu unterscheiden.
Ein Content Server stellt die technische Speicherinfrastruktur bereit. Ein Content Repository bezeichnet den logischen Speicherbereich, über den SAP auf Dokumente innerhalb dieser Infrastruktur zugreift. Auf einem Content Server können mehrere Content Repositories vorhanden sein.
Der Einsatz mehrerer Content Repositories bietet sich an, um unterschiedliche Dokumentarten, Anwendungen oder Mandanten getrennt voneinander ablegen zu können.
Warum benötigen Unternehmen ein Content Repository?
In Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Dokumente, beispielsweise Rechnungen, Verträge, Bestellungen oder technische Unterlagen, die in verschiedenen Geschäftsprozessen verfügbar sein müssen.
Ein Content Repository bietet eine zentrale Ablage, aus der SAP- und Non-SAP-Anwendungen diese Dokumente bei Bedarf abrufen können. Dadurch müssen die Dateien nicht direkt in der SAP-Datenbank gespeichert werden.
Für Unternehmen ergeben sich daraus mehrere Vorteile:
- Schneller Zugriff auf Dokumente: Mitarbeiter können beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen direkt aus dem zugehörigen SAP-Geschäftsvorgang aufrufen.
- Strukturierte Dokumentenablage: Unterschiedliche Dokumentarten lassen sich gezielt verwalten und bei Bedarf auf verschiedene Repositories verteilen.
- Entlastung der SAP-Datenbank: Dokumentinhalte können in externen Speichersystemen abgelegt werden, statt die SAP-Datenbank zusätzlich zu belasten.
- Integration bestehender Systeme: Unternehmen können vorhandene Dokumentenmanagement- oder Speichersysteme über geeignete Schnittstellen in ihre SAP-Landschaft einbinden.
Wie funktioniert ein Content Repository in SAP?
In klassischen SAP-Landschaften werden Content Repositories unter anderem in Verbindung mit dem SAP Content Server, SAP ArchiveLink oder dem Knowledge Provider eingesetzt. Dabei fungiert das Content Repository als logische Verbindung zwischen der SAP-Anwendung und dem tatsächlichen Ablagesystem.
Ein Beispiel: Geht eine Eingangsrechnung bei einem Unternehmen ein, kann sie über SAP ArchiveLink mit dem entsprechenden Rechnungsbeleg in SAP verknüpft werden. Die Rechnungsdatei selbst wird außerhalb der SAP-Datenbank in einem angebundenen Speichersystem abgelegt. Mitarbeiter können die Rechnung dennoch direkt aus dem zugehörigen SAP-Geschäftsvorgang aufrufen.
Neben klassischen On-Premises-Szenarien stehen heute Cloud-basierte Möglichkeiten über den SAP Document Management Service zur Verfügung.
Content Repositories mit SAP Content Server und ArchiveLink
Der SAP Content Server stellt die technische Infrastruktur bereit, auf der ein Content Repository angelegt wird und Dokumente gespeichert werden können. SAP-Anwendungen greifen dann über eine HTTP-Schnittstelle auf die dort abgelegten Inhalte zu. Sollen Dokumente aus externen Ablagesystemen mit SAP-Geschäftsobjekten verknüpft werden, kann SAP ArchiveLink zum Einsatz kommen. Welche Rolle spielt OAC0? Für klassische Repository-Szenarien steht in SAP die Transaktion OAC0 zur Verfügung. Dort werden Content Repositories definiert und den entsprechenden Ablagesystemen zugeordnet. Abhängig vom gewählten Speichertyp können unterschiedliche technische Ablagen genutzt werden.
SAP unterscheidet
- HTTP Content Server,
- SAP-System-Datenbank und
- RFC Storage.
Ein HTTP Content Server kann dabei sowohl der SAP Content Server als auch ein kompatibler Content Server eines Drittanbieters sein.
Content Repositories mit dem Knowledge Provider
Der Knowledge Provider (KPro) ist Bestandteil der ABAP-basierten SAP-Technologie und stellt Dienste für die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumenteninhalte bereit. Die eigentliche Speicherung kann über einen angebundenen Content Server erfolgen. SAP-Anwendungen greifen über die entsprechenden Repository-Strukturen darauf zu.
Ein Vorteil des Knowledge Providers: Repositories können mandantenabhängig konfiguriert werden. Inhalte verschiedener Mandanten lassen sich dadurch auch bei externer Ablage voneinander trennen.
Content Repositories in der SAP BTP
Für die Dokumentenverwaltung in Cloud- und hybriden SAP-Landschaften stellt SAP mit dem SAP Document Management Service einen Dienst in der Cloud-Foundry-Umgebung der SAP Business Technology Plattform bereit. Der Service ermöglicht es, Dokumentenfunktionen in Geschäftsanwendungen einzubinden oder Dokumente über eine fertige Webanwendung zu verwalten.
SAP Document Management Service
Der SAP Document Management Service stellt alle wichtigen Funktionen bereit, um Geschäftsdokumente zu speichern, zu verwalten und in Prozesse zu integrieren.
Je nach Szenario können diese Funktionen über APIs, wiederverwendbare Oberflächenkomponenten oder eine Webanwendung genutzt werden.
Welche Rolle spielt CMIS?
Der SAP Document Management Service unterstützt CMIS – Content Management Interoperability Services.
CMIS ist ein standardisiertes Schnittstellenmodell für den Zugriff auf Content-Management- und Dokumenten-Repositories. Dadurch können unterschiedliche Systeme über definierte Schnittstellen miteinander kommunizieren.
Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen nicht zwingend ein von SAP bereitgestelltes Repository einsetzen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem davon ab, welche Systeme bereits vorhanden sind und wie Dokumente zukünftig in die SAP-Landschaft integriert werden sollen.
Content Repository oder Archivierung: Wo liegt der Unterschied?
Content Repository und Archivierung werden häufig gleichgesetzt. Obwohl sich die Funktionen überschneiden, sind sie jedoch nicht dasselbe.
Ein Content Repository definiert zunächst nur einen Bereich, in dem Dokumente gespeichert und für Anwendungen verfügbar gemacht werden. Im Vordergrund stehen dabei Ablage, Verwaltung und Zugriff für den operativen Betrieb.
Bei einer langfristigen oder revisionssicheren Archivierung kommen zusätzliche Anforderungen hinzu:
- Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Schutz vor Änderungen
- Nachvollziehbarkeit
- langfristige Verfügbarkeit
- Zugriffskontrollen
- Unterstützung von Löschkonzepten
Ob ein Repository für ein bestimmtes Archivierungsszenario geeignet ist, hängt deshalb von der eingesetzten Speicherlösung, ihrer Konfiguration und den organisatorischen Prozessen ab. Hier gilt es im Einzelfall zu prüfen, welche Archivierungslösungen geeignet sind.
Den SAP Content Server positioniert SAP explizit für dokumentenzentrierte Szenarien, die keine spezielle Langzeitarchivierungslösung benötigen.
Welche Repository-Variante passt zu welchem Szenario?
Welche Content-Repository-Lösung für ein Unternehmen geeignet ist, hängt von der bestehenden SAP-Landschaft, den Integrationsanforderungen und der geplanten Nutzung der Dokumente ab.
Klassische SAP-ABAP-Landschaften: Sollen Dokumente außerhalb der SAP-Datenbank gespeichert und mit Geschäftsprozessen verknüpft werden, bieten sich der SAP Content Server oder kompatible externe Content Server in Verbindung mit ArchiveLink oder dem Knowledge Provider an.
Cloud- und hybride SAP-Landschaften: Für die Integration und Verwaltung von Dokumenten in Cloud-Anwendungen ist der SAP Document Management Service die naheliegende Wahl. Über CMIS können auch kompatible externe Repositories angebunden werden.
Langfristige Archivierung: Müssen Dokumente über gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinweg revisionssicher archiviert werden, ist zusätzlich eine entsprechend ausgelegte Archivierungslösung erforderlich. Ein Content Repository allein erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen außerdem prüfen, welche Dokumentarten gespeichert werden, welche Systeme darauf zugreifen müssen und ob bereits ein Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist. Weitere wichtige Kriterien sind Berechtigungen, Speicherbedarf und Compliance-Anforderungen.
Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob ein bestehendes Repository weitergenutzt, ein externes System angebunden oder eine neue Lösung eingeführt werden sollte.
Fazit
Die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen hat die Anforderungen an die Verwaltung von Geschäftsdokumenten in den letzten Jahren deutlich erhöht. Auch unstrukturierte Informationen müssen nun systemübergreifend verfügbar sein und sich nahtlos in Geschäftsprozesse einfügen. Content Repositories schaffen dafür eine wichtige technische Grundlage.
Die Wahl des Speichersystems ist jedoch nur der erste Schritt, um das Dokumentenmanagement zu optimieren. Genauso wichtig ist eine durchdachte Repository-Strategie, um Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten und die IT-Architektur auf zukünftige Anforderungen auszurichten.
FAQ
Was ist ein Content Repository in SAP?
Ein Content Repository ist ein logischer Ablagebereich für Dokumente und andere unstrukturierte Inhalte. Es verbindet SAP-Anwendungen mit dem jeweiligen Speichersystem.
Was ist der Unterschied zwischen Content Repository und Content Server?
Das Content Repository bezeichnet den logischen Ablagebereich. Der Content Server stellt dagegen die technische Infrastruktur für die Speicherung bereit. Auf einem Content Server können mehrere Content Repositories vorhanden sein.
Wofür wird OAC0 verwendet?
Mit der SAP-Transaktion OAC0 lassen sich Content Repositories für klassische SAP-Szenarien definieren und verwalten. Dabei wird unter anderem festgelegt, welches Ablagesystem verwendet wird.
Können auch Cloud-Repositories angebunden werden?
Ja. Der SAP Document Management Service unterstützt Cloud- und hybride Dokumentenszenarien und basiert auf dem CMIS-Standard. Neben dem von SAP bereitgestellten Speicher können auch kompatible externe Repositories angebunden werden.
Ist ein Content Repository für die revisionssichere Archivierung geeignet?
Das hängt von der eingesetzten Lösung und dem gesamten Archivierungskonzept ab. Ein Content Repository allein stellt noch keine revisionssichere Langzeitarchivierung sicher. Anforderungen an Aufbewahrung, Integrität und Nachvollziehbarkeit müssen separat berücksichtigt werden.
Wer kann mir beim Thema Content Repository in SAP helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Content Repository in SAP benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
