Ob für aussagekräftige Analysen, teamübergreifende Zusammenarbeit oder Compliance – Unternehmen müssen eine umfassende Archivierung von Geschäftsdokumenten und -daten aufbauen. Mit Archivelink können sie externe Dokumente mit SAP Anwendungsbelegen verknüpfen und Archivierungskonzepte sauber umsetzen. Die wichtigsten Fakten zu Funktionsweise und Vorteilen sowie Praxisempfehlungen für die Einführung.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • SAP ArchiveLink verbindet SAP-Systeme mit externen Archivlösungen und ermöglicht die revisionssichere Ablage sowie den direkten Zugriff auf Dokumente aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang heraus.
  • Dokumente werden außerhalb der SAP-Datenbank gespeichert, was Speicherressourcen schont und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD, AO, HGB und DSGVO unterstützen kann.
  • Durch Content Repositories, Verknüpfungstabellen und Customizing lassen sich Dokumente strukturiert archivieren, schnell wiederfinden und langfristig verwalten.

ArchiveLink ist eine von SAP bereitgestellte Schnittstelle, die eine Verbindung zwischen einem SAP-System und einem Archivsystem ermöglicht. Das Programm schafft eine Ablageebene, mit der Unternehmen die Archivierung von Dokumenten und Tabelleninhalten komfortabel und revisionssicher abbilden können.

Neben der Schnittstelle bietet SAP mit SAP Content Server einen kostenlosen Archivserver an, der als temporärer Ablageort verwendet werden kann. Zur dauerhaften Archivierung sollten Unternehmen jedoch externe Lösungen, zum Beispiel von OpenText, nutzen.

Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung

Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten sowie Dokumente einfach, DSGVO-konform und zuverlässig aus dem SAP-System heraus archivieren können.

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SAP Datenarchivierung vs. SAP Dokumentenarchivierung

SAP ArchiveLink ist eine Schnittstelle für die Dokumentenarchivierung – und nicht für die SAP Datenarchivierung geeignet. Obwohl namentlich ähnlich, unterscheiden sich die beiden Einsatzfelder in der SAP-Archivierung grundlegend. Abb. 1: Vergleich der Datenarchivierung und der Dokumentenarchivierung

Abb. 1: Vergleich der Datenarchivierung und der Dokumentenarchivierung

Die zentralen Komponenten, mit denen ArchiveLink arbeitet, sind Content Repositories und Verknüpfungstabellen. Ebenfalls wichtig ist die Konfiguration im SAP-System.

Content Repositories

SAP ArchiveLink nutzt sogenannte Content Repositories als logische Ablageorte für archivierte Dokumente. Diese werden im SAP-System definiert und mit einem Archivsystem verknüpft. Dadurch weiß SAP, wo Dokumente gespeichert werden und von wo sie später wieder aufgerufen werden können. Unternehmen können so Dokumentenarten, Aufbewahrungszeiträume und Ablagestrukturen zentral steuern.

Verknüpfungstabellen

Die Verbindung zwischen einem SAP-Anwendungsbeleg und dem archivierten Dokument im Repository erfolgt über spezielle ArchiveLink-Verknüpfungstabellen. Sie enthalten die Referenzen auf die archivierten Dokumente und sorgen dafür, dass beispielsweise eine Rechnung oder ein Lieferschein jederzeit direkt aus dem zugehörigen Geschäftsvorgang heraus aufgerufen werden kann. Die Tabellen werden automatisch im laufenden Betrieb gepflegt.

Im ArchiveLink-Customizing werden unter anderem Dokumentenarten, Content Repositories und Objektzuordnungen definiert. Dadurch kann SAP Dokumente automatisch dem richtigen Archivspeicher zuordnen und eine konsistente Archivierungsstruktur sicherstellen.

Content Server und externe Archivsysteme

SAP ArchiveLink speichert Dokumente nicht selbst, sondern greift auf angebundene Content Server oder Archivsysteme zu.

SAP Content Server

Der SAP Content Server ist eine von SAP bereitgestellte Content-Management-Lösung, die als Repository für Dokumente genutzt werden kann. Er eignet sich vor allem für kleinere Archivierungsszenarien oder als temporärer Ablageort. Für die langfristige, revisionssichere Archivierung empfiehlt SAP in der Regel den Einsatz spezialisierter, externer Archivsysteme.

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Externe Archivsysteme

Als Archivsysteme stehen Lösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung, zum Beispiel von OpenText. Dort werden die im SAP-System definierten Content Repositories eingerichtet und die archivierten Dokumente gespeichert.

Über SAP ArchiveLink können Anwender Dokumente anschließend direkt aus dem jeweiligen SAP-Geschäftsvorgang aufrufen. Die Schnittstelle übergibt dabei die erforderlichen Informationen an das angebundene Archivsystem, das das gewünschte Dokument im passenden Viewer bereitstellt. Der Zugriff erfolgt je nach eingesetzter Lösung in der Regel webbasiert oder über entsprechende Integrationen in SAP GUI bzw. SAP Fiori.

Je nach Archivsystem und Einsatzszenario kommen unterschiedliche Viewer zum Einsatz. Viele Lösungen bieten heute browserbasierte Dokumentenviewer oder eine Integration in SAP Fiori an. Welche Darstellung verwendet wird, hängt vom eingesetzten Archivsystem und dessen Konfiguration ab.

Entscheiden sich Unternehmen für cloudbasierte Archivierungslösungen, sollten sie den Speicherort der Daten, die Einhaltung geltender Datenschutzvorgaben sowie die Verfügbarkeit der Cloud-Infrastruktur prüfen.

In SAP S/4HANA wird ArchiveLink weiterhin unterstützt und kann gemeinsam mit anderen SAP-Technologien wie dem Knowledge Provider (KPro) und dem Attachment Service eingesetzt werden. Dadurch lassen sich Dokumente zentral verwalten und unterschiedlichen Geschäftsobjekten zuordnen.
Unternehmen können bestehende ArchiveLink-Integrationen häufig weiter nutzen und ihre Archivierungslandschaft schrittweise an neue Anforderungen anpassen.

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SAP ArchiveLink bildet einen zentralen Baustein für eine gesetzeskonforme Dokumentenarchivierung im SAP-Umfeld. Sie muss jedoch in ein Archivierungskonzept eingebettet werden, das den technischen und organisatorischen Einsatz des Archivsystems festlegt. Bevor Sie sich um die Implementierung eines Archivsystems mit ArchiveLink kümmern, sollten Sie sich mit der Zielsetzung der Archivierung auseinandersetzen. Nur dann erreichen Sie Compliance und können Prozesse effizient aufsetzen.

Wir unterstützen Sie gerne dabei – im Rahmen unseres Workshops SAP Archivierung. Darin zeigen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte sowie die Möglichkeiten und Bedingungen der SAP Archivierung.

Websession: SAP Archivierung mit Archivelink

Sollten Sie Fragen zu unseren Leistungen oder einem konkreten Umstellungsprojekt haben, vereinbaren Sie gerne eine Websession mit uns.

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Dieser Artikel wurde bereits im Februar 2018 veröffentlicht und am 6. Juli 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

SAP ArchiveLink ist eine Schnittstellentechnologie zur Anbindung von Archivsystemen an SAP. In Verbindung mit einem geeigneten Archivsystem unterstützt ArchiveLink die revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Dateien. Mit ArchiveLink können Unternehmen außerdem den kostenlosen Archivserver der SAP als temporären Ablageort nutzen.

Viele Geschäftsdaten müssen aus Rechtsgründen viele Jahre aufbewahrt werden. ArchiveLink ist eine speziell für das SAP-Umfeld konzipierte Schnittstelle, die Unternehmen unterstützt, Archivsysteme an ihr SAP-System anzubinden und ein rechtskonformes und revisionssicheres Archivierungskonzept technisch umzusetzen.

3) Was sind Content Repositories?

Content Repositories sind Ablageorte, die Unternehmen im SAP-System anlegen und mit einem eigenen Archivserver verknüpfen können. Archivierte Dokumente werden dort strukturiert abgelegt und je nach Dokumentenart oder Aufbewahrungsfrist verwaltet. Über die im SAP-System hinterlegten Zuordnungen und Verknüpfungstabellen weiß SAP, in welchem Content Repository ein Dokument gespeichert ist, und kann es bei Bedarf direkt aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang aufrufen.

Um eine saubere und rechtskonforme Archivierung von SAP-Daten mit ArchiveLink umzusetzen, folgen Unternehmen der Anleitung, die in diesem Know-how beschrieben ist.