SAP Dokumentenmanagement – Wozu überhaupt?

In Zeiten der Digitalisierung geht der Trend immer mehr zum papierlosen Büro. Doch das heißt nicht, dass plötzlich auch weniger Dokumente benötigt werden. Wo früher Anleitungen, Pläne oder Zeichnungen noch in Papierform auf der Werkbank lagen, werden diese heutzutage über Smartphones, Tablets oder sonstige Anzeigen dargestellt. Das Gleiche gilt natürlich auch für Rechnungen oder Verträge. Damit Sie den Überblick über die Masse an digitalen Dokumenten behalten, gibt es das SAP Dokumentenmanagement.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement in SAP?

Das Dokumentenmanagement in SAP funktioniert mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dieses stellt sicher, dass digitale Dokumente dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Eine Rechnung sollte beispielsweise mit der entsprechenden Bestellung verknüpft sein, damit die Nutzer schnell von einem Dokument aus auf weitere relevante Dokumente zugreifen können.

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Um diese Anforderung zu erfüllen, sind im SAP DMS die einzelnen Dokumente in Dokumenteninfosätzen (kurz: DIS) organisiert. An einen Dokumenteninfosatz können ein oder mehrere Dokumente (Bilder, Worddateien, …) angehängt werden. Über den Dokumenteninfosatz werden außerdem weitere Eigenschaften wie die Dokumentenart gesteuert.

Die DIS gehören immer genau einer Dokumentenart an, die Sie selbst anpassen können. Über die Dokumentenart können Sie dann die Dokumente gruppieren und organisieren. So können Sie zum Beispiel eine Dokumentenart für Rechnungen, eine für Anleitungen und eine für Bilder anlegen. Damit sind diese logisch voneinander getrennt. Nähere Informationen zu den DIS und den Dokumentenarten erhalten Sie in den weiteren Beiträgen dieser Blogserie.

Verknüpfung mit Objekten

Eine weitere wichtige Eigenschaft ist die Möglichkeit, einen DIS mit anderen SAP-Objekten zu verknüpfen. Nehmen wir als Beispiel einen Instandhaltungsauftrag zur Reparatur einer Maschine: Es ist sinnvoll, etwaige Anleitungen für diese Maschine immer schnell im Zugriff zu haben. Dazu legen Sie einen DIS an, dem Sie diese Anleitungen anhängen. Anschließend können Sie diesen DIS mit dem Instandhaltungsauftrag verknüpfen, um so direkt vom Auftrag aus Zugriff auf diese Dokumente zu haben.

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Nutzung von Vorlagen

Neben der Verknüpfung von DIS mit anderen SAP-Objekten gibt es noch einige weitere Anwendungsfälle, beispielsweise die Nutzung von Word- und Excelvorlagen. So gibt es eine Dokumentenart, die Excel- und Wordvorlagen beschreibt. Jeder Dokumenteninfosatz beinhaltet eine Datei, die Templates für Briefe, für Auswertungen oder andere Analysen beinhaltet. Diese Vorlagen werden dann in Programme geladen, ausgefüllt und als neuer Dokumenteninfosatz abgespeichert. Die neuen DIS haben dann eine andere Dokumentenart, die sie speziell als ausgefüllte Vorlagen kennzeichnet.

Archivierung von digitalen Dokumenten

Ein DMS kann auch dabei helfen, digitale Dokumente wie E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Damit die relevanten Dokumente im Falle einer Betriebsprüfung vollständig, geordnet und vor allem unverändert vorliegen, gibt es die GoBD. Dabei handelt es sich um offizielle Vorgaben zur Sicherstellung der korrekten Archivierung von digitalen Dokumenten in Unternehmen. SAP-Lösungen wie ArchiveLink oder die Content Management Interoperability Services (CMIS) helfen Ihnen dabei, diese Vorgaben einzuhalten.

Wie geht es jetzt weiter?

Im nächsten Blogbeitrag zum Thema SAP Dokumentenmanagement beschäftigen wir uns mit einem kurzen Beispiel zur Einführung.

Websession: SAP Dokumentenmanagement

Haben Sie an dieser Stelle schon Fragen? Dann kontaktieren Sie uns unverbindlich und wir beantworten Ihre Frage zum Dokumentenmanagement in SAP! 

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Sie interessieren sich auch für die anderen Beiträge der Blogreihe? Hier finden Sie die restlichen Beiträge:

1. SAP Dokumentenmanagement – Wozu überhaupt? (Dieser Beitrag)
2. SAP Dokumentenmanagement – Ein kurzes Beispiel
3. SAP Dokumentenmanagement: Dokumentenarten anlegen
4. SAP Dokumentenmanagement: Anzeige der Dokumente
5. SAP Dokumentenmanagement: Verknüpfung mit Objekten

Dieser Artikel erschien bereits im September 2020. Der Artikel wurde am 30.07.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

Was ist das SAP Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Das SAP DMS ist ein System zur Verwaltung digitaler Dokumente, das sicherstellt, dass Dateien wie Anleitungen, Rechnungen oder Verträge dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden. Dokumente werden über Dokumenteninfosätze (DIS) organisiert und können mit weiteren Eigenschaften wie der Dokumentenart versehen werden.

Was ist ein Dokumenteninfosatz (DIS) und welche Rolle spielt er?

Ein DIS ist die zentrale Einheit im SAP DMS, an die ein oder mehrere Dokumente angehängt werden können. Er steuert wichtige Eigenschaften wie die Dokumentenart und ermöglicht die Organisation und Gruppierung der Dokumente.

Wie funktioniert die Verknüpfung von DIS mit SAP-Objekten?

DIS können mit anderen SAP-Objekten, z. B. einem Instandhaltungsauftrag, verknüpft werden. Dadurch ist ein schneller Zugriff auf relevante Dokumente direkt aus dem jeweiligen Objekt heraus möglich.

Welche weiteren Funktionen bietet das SAP DMS?

Neben der Verknüpfung mit Objekten unterstützt das DMS auch die Nutzung von Word- und Excel-Vorlagen sowie die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Dabei werden offizielle Vorgaben wie die GoBD eingehalten, unterstützt durch SAP-Lösungen wie ArchiveLink oder CMIS.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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