Teil 4 – Wie du die Ablageorte deiner SAP Datenarchivierung bestimmst
In diesem Teil der Blogserie beschäftigen wir uns mit Ablageorten der SAP Datenarchivierung. Wie schon erwähnt, gibt es mehrere mögliche Datenablageorte für archivierte Daten.
Dank des technischen Fortschritts gibt es immer neuere Speicherorte. Daher kann heute nur schwer kategorisiert werden, welche Möglichkeit allgemeingültig als die Beste eingestuft werden kann. Um jedoch eine leichte Hilfestellung zu geben, solltest du für dich die folgenden Kriterien bewerten:
- Art der Technologie
- Sicherheit der Ablage
- Performance des Zugriffs
Im folgenden Abschnitt gehe ich auf mögliche Ablageorte in SAP Datenarchivierung ein. Generell kann die Ablage auf zwei Wegen geschehen.
Ablage in der Datenbank
Inhaltstabelle
Für Dokumente ist es möglich, eine Inhaltstabelle auf der Datenbank zu erstellen und in der Inhaltstabelle abzulegen. Für eine neue Tabelle kann die SAP-Standardtabelle FSYSCOUNT oder SDOKCONT1 genutzt werden. Diese Art der Ablage ist jedoch nur für kleinere Ablagen zu verwenden, da diese Art der Ablage die Performance beinträchtigen kann. Diese Ablageart kann bei Dokumenten mit geringem Speicherplatzbedarf, wie z.B. PDF Dateien, genutzt werden.
ILM Datenbankablage
Sekundäre externe Datenbanken können als zweite Alternative für die Ablage verwendet werden. Wie schon in Teil 2 der Serie zur SAP Datenarchivierung geschildert, kannst du mit dem SAP Content Server eine Instanz der SAP MaxDB verwenden.
Seit SAP NetWeaver 7.4 gibt es die Möglichkeit der Nutzung von SAP ILM. Dabei werden Archivdateien auch in einer separaten sekundären analytischen Datenbank abgelegt. Diese Ablage ist nur unter Verwendung der Datenbank SAP IQ möglich. Hierbei wird eine andere Technologie als bei relationalen Datenbanken genutzt. Die Daten werden nicht zeilen- sondern spaltenbasiert auf Festplatten archiviert. Diese Methode kommt auch bei SAP Hana zum Einsatz, nicht auf Festplatten, sondern im Arbeitsspeicher.
Ablage im Dateisystem
Archivdateien werden zuerst immer auf dem Filesystem des SAP Systems abgelegt. Dieses Verzeichnis wird im Rahmen der Archivierung als Austauschverzeichnis bezeichnet. Drittapplikationen könne die im Austauschverzeichnis befindlichen Daten in weitere Applikationen kopieren um hier entsprechende zusätzliche Prozessschritte auszuführen. Eine weitere Alternative ist der direkte Transfer auf den Archivserver. Im Falle, dass das SAP Dateisystem der finale Schritt der Archivierung ist, solltest du einige Vorbereitungen vornehmen. Die folgenden Schritte sind zu beachten:
- Erstellen einer Dateistruktur (Beispiel: \\Archiv\<SAP System>\<Mandant>\<SAP Modul>\<FILENAME>) Je nach Betriebssystem ist die Ablage unterschiedlich zu wählen
- Die erstellte Dateistruktur muss nun analog mittels Transaktion AL11 vorgenommen werden. Wichtig dabei ist, dass die Verzeichnisse in allen Stages deines SAP Systems vorgenommen werden müssen
- Kontrolliere im Customizing in der Transaktion FILE die physischen Pfadnamen. Prüfe auch die Customizing-Einstellungen in der Transaktion SARA
- Belege die entsprechenden Verzeichnisse mit unterschiedlichen Berechtigungen. So stellest du sicher, dass die Daten nicht manipuliert bzw. gelöscht werden.
Ablage im Archivsystem
Die meist genutzte Ablagemethode ist die Verwendung eines externen Archivsystems. Hersteller wie zum Beispiel OpenText haben sich hier spezialisiert und bieten Speichermedien und Archivierungslösungen, welche SAP zertifiziert sind. Was den Vorteil hat, dass die angebotenen Lösungen mit der ArchiveLink Schnittstelle und WebDav kompatibel sind. Die externen Lösungen bieten den Zusatz, dass die Ablage revisionssicher ist und so die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. So ist es nicht mehr möglich, Daten vor Ablauf der festgelegten Zeiträume zu löschen.
Für die Archivierung auf einen Archivserver musst du die im SAP System eingerichteten Content Repositories auch auf dem Archivserver eingerichtet. Die Verknüpfung der beiden Repositories wird in einer Mapping Tabelle des Archivservers hinterlegt. Die Verweildauer der Dokumente wird ausschließlich auf dem Archivserver verwaltet. Das SAP System verwaltet hingegen die Verknüpfungseinträge entsprechend der im Customizing festgelegten Verweilzeit.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine Einstellung der technischen Verbindung zwischen Archivserver und SAP System. Es müssen zwischen beiden Schnittstellen Zertifikate ausgetauscht werden, damit die Kommunikation reibungslos funktionieren kann. Die Verbindung kannst du bei der Erstellung der Content Repositories einrichten und testen.
Es gibt noch weitere Ablageorte wie die Nutzung von externen optischen Speichermedien. Hier werden externe Festplatten, USB-Sticks sowie optische Datenträger benutzt. Aufgrund der Revisionssicherheit ist die Archivierung nur auf einmal beschreibbaren Datenträgern wie Discs oder Magnetbändern erlaubt.
Du siehst, die Wahl des richtigen Archivierungsortes sollte genau überlegt sein. Grundsätzlich bietet jede Alternative ihre Vor- und Nachteile. Mir stellen sich nun folgende Fragen:
- Auf welche Archivierungsvariante greifst du zurück?
- Welche Lösung verwendest du?
- Nutzt du die für dich optimale Lösung?
- Wo ist derzeit dein größtes Problem?
Gern verweise ich auch auf den Mindforms Archivierungsworkshop. Schreibe mir deine Erfahrungen und Fragen zur SAP Datenarchivierung gern als Kommentar oder per Mail, ich freue mich auf deine Fragen und Anregungen.
