Das müssen Sie im September 2021 zu E-Rechnung wissen: Aktuelle News & Infos
Vergangenen Monat habe ich Ihnen bereits einen ersten Ausblick auf die neue Version von ZUGFeRD gegeben. Daran möchte ich diesen Monat gerne anschließen und mit Ihnen neue Informationen zum Update ZUGFeRD 2.2 teilen. Im zweiten Teil dieses Beitrags thematisiere ich die Archivierung von elektronischen Rechnungen und gebe Ihnen nützliche Tipps an die Hand.
Neues zum Update auf ZUGFeRD 2.2
Es wird fleißig an ZUGFeRD 2.2 gearbeitet. Die Public Review ist am vergangenen Montag, den 06.09.2021, gestartet. In diesem Zuge wurde der Download der zu prüfenden Datei veröffentlicht, sodass jeder Feedback zum Release geben kann.
Das Ziel dieser Vorgehensweise ist, aus dem gesammelten Feedback eine Version zu erstellen, die die aktuellen Schwächen von ZUGFeRD behebt.
Im Folgenden habe ich Ihnen einige der Anpassungen, die in ZUGFeRD 2.2 umgesetzt werden, aufgeführt:
- Das EXTENDED-Profil wird um neue Felder erweitert:
- Referenz auf Überpositionen –> damit werden Unterpositionen in ZUGFeRD ermöglicht
- Referenz auf Vertragsdokumente auf Positionsebene
- Summen der Zu- und Abschläge auf Positionsebene
- Informationen über den Handelsvertreter (“Sales/Buyer Agent”) auf Dokumentebene
- Informationen über einen etwaigen Steuervertreter von Käufer und Verkäufer
- Referenz auf ein Angebot auf Dokumentebene
- Informationen über den “Payer” also den Bezahler der Rechnung (z. B. das Mutterunternehmen)
- Schematron-Validierungsfehler in Geschäftsregel BR-CO-17
- Geschäftsregel BR-CO-10 in Schematron-Dateien hinzugefügt
- Das Attribut schemeID ist nun “required” im Feld SpecifiedLegalOrganisation/ID im EXTENDED-Profil
Sie haben Wünsche bezüglich des ZUGFeRD-Updates? Dann formulieren Sie diese gerne als Kommentar unter diesem Blogbeitrag oder schicken Sie mir diese per Mail an steffens@mind-forms.de.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Oft herrscht Unwissen bei dem Thema Archivierung im Zusammenhang mit E-Rechnung. Viele Unternehmen archivieren noch klassische Papierrechnungen, was allerdings viel Platz in Anspruch nimmt und mit gewissen Gefahren verbunden ist. Ein Wasserschaden, ein Brand oder der Zugriff auf die Rechnungen durch Unbefugte kann Sie wertvolle Daten kosten und hat wohlmöglich rechtliche Konsequenzen für Sie. Dabei können E-Rechnungen, die auf Ihrer Festplatte gespeichert werden und durch smarte Technologien regelmäßig intern archiviert oder in die Cloud übertragen werden, Sie vor derlei Gefahren schützen. Unternehmen sind dazu verpflichtet,
das rechtlich relevante Rechnungsdokument (ZUGFeRD-PDF + XML oder XRechnung-XML) gemäß der Grundlage des GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für etwaige Prüfungen durch die Behörden für 10 Jahre aufzubewahren.
„Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Die ZUGFeRD-Rechnung erhalten Sie als PDF-Datei mit XML-Anhang und somit als elektronische Rechnung. Daher müssen Sie die ZUGFeRD-Rechnungen künftig, wie alle elektronischen Rechnungen auch, digital – in revisionssicherer Form gemäß den jeweils aktuell geltenden Rechtsvorschriften (u. a. GoBD) – archivieren.“ (Zitat: FeRD)
Was bedeutet das konkret für Sie? Wenn bei Ihnen aktuell noch optisch (papierbasiert) archiviert wird, dann empfehle ich Ihnen jetzt auf E-Rechnungen und eine digitale Archivierung umzustellen. Wenn Sie bisher nur die Rechnungs-PDF digital archivieren, sollten Sie jetzt auch die E-Rechnung archivieren. Falls Sie XRechnungen versenden, sollten Sie die entsprechenden XML-Dateien archivieren. Für den Fall, dass Sie keines Ihrer Dokumente archivieren, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf. Ich berate Sie gerne zu einem schnellen und sicheren Umstieg und stehe Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Falls Sie sich für weitere Informationen zum Thema Archivierung interessieren, lesen Sie gerne unsere Blogbeitragsreihe zu diesem Thema.
Ich hoffe, diese Zusammenfassung der aktuellen E-Rechnungs-News hat Ihnen weitergeholfen. Ich freue mich auf Ihr Feedback, Ihre Anmerkungen und Ihre Fragen in den Kommentaren.
