Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung in Deutschland für den Rechnungsausgang Pflicht – und damit bleibt vielen Unternehmen nur noch wenig Zeit. In dieser Folge des SAP-IT-Podcasts spricht Alex Wiefel, erster Ansprechpartner bei mindsquare für E-Rechnung, Formulare und SAP-Archivierung, mit Tobias Harmes darüber, was sich 2027 konkret ändert. Sie klären, warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist, welche Formatupdates anstehen, was international auf Unternehmen zukommt und wie man jetzt noch sinnvoll priorisiert.
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Ein PDF ist keine E-Rechnung
Wer heute Rechnungen als PDF per E-Mail versendet, hat damit noch keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Mit dem Wachstumschancengesetz von 2024 wurde festgelegt, dass die eigentliche Rechnung künftig ein strukturierter XML-Datensatz ist. In Deutschland sind dafür zwei Formate etabliert: Die XRechnung besteht ausschließlich aus der XML-Datei, beim ZUGFeRD-Format wird die XML mit einem PDF kombiniert. Im Ausland ist in der Regel nur die XML vorgesehen.
Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb im Wechsel von PDF zu XML und im Mapping der Felder. Denn die XML-Datei verlangt teilweise Angaben, die auf einer klassischen Rechnung gar nicht auftauchen – etwa die E-Mail-Adresse des Käufers.
Warum jetzt Druck entsteht
Die Pflicht, in Deutschland E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD auszustellen, greift zum 1. Januar 2027. Entsprechend laufen gerade viele Projekte, um die Umstellung noch rechtzeitig abzuschließen. Wer jetzt erst startet, trifft laut Alex auf einen Markt, in dem einige Dienstleister bereits ausgelastet sind.
Hinzu kommt, dass die Umstellung mehr ist als ein reines Formatthema: Unternehmen müssen genau prüfen, welche Prozesse und Anforderungen sie in der Rechnungsstellung haben. Gutschriften, Stornos und Anzahlungsrechnungen haben jeweils eigene Anforderungen und müssen sauber in die E-Rechnung überführt werden. Das Feldmapping ist dabei einer der größten Aufwände im Projekt.
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XRechnung 4.0 und ZUGFeRD 3.0: Der Standard bewegt sich
Neu ist in diesem Jahr außerdem, dass sich die zugrunde liegende EU-Norm EN 16931 aktualisiert. XRechnung und ZUGFeRD sind Ableitungen dieser Norm und ziehen entsprechend nach: Die XRechnung 4.0 wird für Herbst oder Winter 2026 erwartet, ZUGFeRD 3.0 folgt voraussichtlich 2027.
Für Unternehmen bedeutet das: Auch ein laufendes E-Rechnungsprojekt kann neue Anforderungen bekommen. Und wer bereits fertig ist, sollte prüfen, ob die eigene Lösung auch nach den Formatupdates auf dem aktuellen Stand ist.
Was Unternehmen jetzt konkret prüfen sollten
Ein erster, oft unterschätzter Punkt sind die Stammdaten. Für den in Deutschland verbreiteten Versand per E-Mail wird die E-Mail-Adresse des Empfängers benötigt, die längst nicht bei allen Unternehmen im System gepflegt ist. Daneben steht die grundsätzliche technische Frage: Wird die E-Rechnung integriert aus SAP erzeugt oder über eine Drittlösung außerhalb von SAP? Welches Format verwendet wird, können Unternehmen selbst wählen oder mit ihren Geschäftspartnern abstimmen.
Wichtig ist Alex außerdem, die Anwender mitzunehmen. Eine Lösung ist nur dann erfolgreich, wenn die Sachbearbeitung damit im Alltag gut arbeiten kann. Angst vor dem XML-Format muss dabei niemand haben: Kostenlose Viewer bereiten die XML visuell so auf, dass sie wie eine gewohnte Rechnung aussieht. Der eigentliche Mehrwert liegt aber in der automatisierten Verarbeitung und darin, dass jede Rechnung einheitlich aufgebaut ist.
Beim Rechnungseingang sind die meisten Unternehmen bereits aufgestellt, denn seit 2025 müssen sie E-Rechnungen empfangen können. Hier sieht Alex in der Praxis aktuell vor allem Migrationsprojekte: Unternehmen, die mit ihrer ersten Lösung unzufrieden sind, weil Funktionen fehlen oder Prozesse haken. Dasselbe gilt für den Rechnungsausgang, wenn eine anfängliche Schmalspurlösung durch etwas Robusteres und international Nutzbares ersetzt werden soll.
2027 wird für viele Unternehmen zum nächsten entscheidenden Schritt bei der E-Rechnung. Wer international aufgestellt ist, muss unterschiedliche Länderanforderungen und Fristen im Blick behalten und entscheiden, wie diese strukturiert umgesetzt werden. Gleichzeitig läuft in Deutschland Ende 2026 die zentrale Übergangsfrist aus. Hier bleibt nur noch wenig Zeit, eine belastbare Lösung aufzusetzen. In unserem Live-Webinar zeigen wir Ihnen, welche Umsetzungswege es gibt und wie andere Unternehmen die Umstellung bereits gemeistert haben oder strukturiert für 2027 angehen.
Der Blick über die Grenze hinaus: Frankreich, Polen und ViDA
International gilt in der Regel: Die Regeln eines Landes greifen dann, wenn ein Unternehmen dort steuerlich ansässig ist oder eine Niederlassung hat. Für reine Lieferungen aus Deutschland ins Ausland ist eine E-Rechnung derzeit meist noch nicht vorgeschrieben.
Für Unternehmen mit europäischen Tochtergesellschaften ist das Thema dagegen schon heute akut: Frankreich ist im September 2026 gestartet, Polen aktiviert 2027 die Sanktionen, weitere Länder wie die Slowakei folgen. Spanien steht kurz vor der finalen gesetzlichen Festlegung, Großbritannien plant die Einführung nach Alex’ Kenntnisstand für 2029. Alex geht davon aus, dass bis etwa 2030 jedes europäische Land die EU-Norm umsetzen wird. Er empfiehlt deshalb, einen Zeitstrahl aufzubauen, der zeigt, wo das Unternehmen Niederlassungen und Geschäft hat und bis wann es jeweils umstellen muss.
Den übergreifenden Rahmen bildet ViDA (VAT in the Digital Age). Die 2025 beschlossene EU-Regelung sieht vor, dass ab 2030 auch grenzüberschreitend E-Rechnungen verwendet und die steuerlichen Meldesysteme vereinheitlicht werden. Damit rückt eine zweite Stufe in den Blick: transaktionale Meldesysteme, bei denen jede Rechnung direkt an die Finanzverwaltung gemeldet wird. In Polen, Frankreich und Italien ist das bereits Realität. Für Deutschland ist das 2027 noch kein Muss, Alex geht allerdings davon aus, dass ein solches Meldesystem auch in Deutschland kommen wird.
Priorisieren mit einem E-Rechnungs-Assessment
Wer mehrere Gesellschaften hat oder beim Rechnungsausgang noch keine Lösung besitzt, muss seinen Aufgabenstapel sortieren. Alex startet dafür nach einem ersten Gespräch mit einem E-Rechnungs-Assessment. Darin wird geklärt, was konkret umgesetzt werden muss, wie das zum bestehenden System passt, welche Lösung zum Einsatz kommt und wie Sonderfälle abgedeckt werden – etwa Anzahlungsrechnungen, Sonderfelder in der Preiskalkulation, Archivierung oder der E-Mail-Versand. Fehlt eine Lösung für ausgehende Rechnungen in Deutschland, hat genau das die höchste Priorität.
SAP DRC, integrierte Lösung oder schlanker Einstieg?
Aus dem Assessment ergibt sich der passende Lösungsweg. Die SAP-Standardlösung ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Sie ist global einsetzbar, auch über die EU hinaus, bringt eine Cloud-Komponente mit und wird nach Dokumentenanzahl abgerechnet. SAP DRC eignet sich besonders für Unternehmen, die sehr standardnah arbeiten oder das Thema international mit einer SAP-Lösung abdecken wollen.
Alternativ gibt es eine vollständig in SAP integrierte Lösung, mit der die E-Rechnung direkt im System erstellt wird und die mit einer Einmal-Lizenz auskommt. Sie wird aktuell zum Beispiel bei Stadtwerken eingesetzt, die ausschließlich in Deutschland E-Rechnungen stellen müssen, und deckt dort die Anforderungen vollständig ab.
Beide Wege sind Projekte von etwa zwei bis drei Monaten, mit Blick auf den Stichtag ist das für Nachzügler oft knapp. Als dritte Option bleibt deshalb ein schlanker Einstieg: E-Rechnungen werden zunächst mit einem Tool oder einer kleinen Lösung teilweise manuell erstellt, um die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen. Das Zielbild bleibt aber eine robuste Lösung, die den Prozess vollautomatisiert abbildet. Schließlich sollen Sachbearbeiter Rechnungen nicht dauerhaft von Hand erfassen.
Fazit
Mit dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung im Rechnungsausgang für deutsche Unternehmen verpflichtend. Wer noch keine Lösung hat, sollte jetzt handeln, denn Projektlaufzeiten von mehreren Monaten und ausgelastete Dienstleister lassen wenig Spielraum. Gleichzeitig bewegt sich der Standard weiter: XRechnung 4.0 und ZUGFeRD 3.0 können auch bereits umgesetzte Lösungen betreffen.
Der Schlüssel liegt in einer sauberen Bestandsaufnahme: Welche Rechnungstypen und Sonderfälle gibt es, sind die Stammdaten vollständig und welcher Lösungsweg passt zur eigenen Systemlandschaft? Wer zusätzlich international aufgestellt ist, sollte die Termine der einzelnen Länder und die kommenden Meldepflichten im Rahmen von ViDA schon heute einplanen und berücksichtigen. So wird die E-Rechnung nicht zur Last-Minute-Pflichtübung, sondern zur Grundlage für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung.
