ZUGFeRD Validierung
Damit ein- und ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen den geltenden Vorgaben entsprechen, müssen sie validiert werden. Wie die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung abläuft und welche Software sich dafür eignet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist neben XRechnung einer der beiden Standards für E-Rechnungen in Deutschland. Im Gegensatz zur XRechnung, die nur aus einer XML-Datei besteht, ist die XML-Datei bei ZUGFeRD in eine PDF-Datei eingebettet. Durch die eingebettete XML-Datei erfüllt ZUGFeRD die europäische Norm EN 16931 und wird von allen gängigen Softwarelösungen im Bereich Rechnungswesen als Format akzeptiert.
ZUGFeRD verbindet die XML-Datei mit einer PDF (Quelle: mindsquare)
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick also aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber im Anhang eine XML-Datei, die von Computern schnell und automatisiert gelesen und verarbeitet werden kann. Deshalb wird ZUGFeRD auch als hybrides Format bezeichnet, da es unkompliziert und ohne weiteren Aufwand sowohl von Menschen als auch von Computern gelesen werden kann.
Warum ist in ZUGFeRD eine Validierung notwendig?
Die Validierung beziehungsweise Überprüfung einer ZUGFeRD-Rechnung ist notwendig, um zu prüfen, ob die elektronische Rechnung den formalen und technischen Anforderungen wie beispielsweise der EN 16931 entspricht. Das ist sowohl für ausgehende als auch für eingehende Rechnungen wichtig.
So sollten Sie eingehende ZUGFeRD-Rechnungen zunächst validieren, da eine reibungslose automatisierte Verarbeitung nicht möglich ist, wenn die Rechnungen nicht alle Vorgaben erfüllen. Sollte eine Rechnung nicht den Vorgaben entsprechen, weil beispielsweise die XML-Datei eine Pflichtangabe nicht enthält, können Sie die ZUGFeRD-Rechnung zurückschicken mit der Bitte, die fehlerhaften Angaben zu korrigieren.
Genauso ist es sinnvoll, ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen zu validieren, um zu verhindern, dass ständig Rechnungen von Ihren Kunden zurückkommen. Die Validierung spart Ihnen hier nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine bessere Beziehung zu Ihren Kunden.
Schritte zur ZUGFeRD-Validierung
Geeignete Software
Zunächst benötigen Sie die passende Software zur Validierung der ZUGFeRD-Rechnung. Dafür gibt es kostenfreie Angebote wie den Invoice Portal Validator. Hier können Sie den Standard auswählen, auf dessen Vorgaben hin die Rechnung geprüft werden soll. Anschließend können Sie die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung hochladen und validieren lassen.
XML-Datei extrahieren
Wie Sie am Invoice Portal Validator sehen, erfolgt die Validierung der ZUGFeRD-Rechnung, indem eine Software die XML-Datei prüft, da diese maßgeblich für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben nach EN 16931 ist. Da die XML-Datei bei ZUGFeRD-Rechnungen in eine PDF-Datei eingebettet ist, muss sie zunächst extrahiert beziehungsweise herausgelöst werden.
Das ist manuell mit einem üblichen PDF-Reader wie Adobe Acrobat möglich. Die herausgelöste XML-Datei können Sie dann beispielsweise im Invoice Portal Validator hochladen und validieren lassen. Diese Vorgehensweise eignet sich allerdings nur für Tests oder bei seltenem Gebrauch. Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, extrahiert die Software automatisiert die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehler in der manuellen Bearbeitung.
Ergebnis der Validierung analysieren
Bestenfalls sind Ihre eingehenden und ausgehenden Rechnungen fehlerfrei und durchlaufen die Validierung ohne Probleme. Sollten Probleme auftreten, erhalten Sie einen Fehlerbericht über die Unstimmigkeiten der XML-Datei. Ausgehende Rechnungen können Sie dann noch einmal manuell korrigieren, eingehende Rechnungen können Sie an den Absender zur Korrektur zurückschicken.
ZUGFeRD-Validierung mit SAP DRC
Wie beschrieben ist eine automatisierte Lösung zur Validierung Ihrer ZUGFeRD-Rechnungen in jedem Fall der manuellen Variante vorzuziehen.
Eine oft genutzte Lösung von SAP zur Verarbeitung von E-Rechnungen ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Mit dieser Lösung ist auch die automatisierte Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen möglich.
Besonders für international agierende Unternehmen bietet sich die Nutzung von DRC an, da die Software darauf ausgelegt ist, die gesetzlichen Vorgaben verschiedener Länder zu beachten. Um das Maximum aus SAP herauszuholen, empfehlen wir unseren Kunden, DRC mit dem SAP Invoice Management von OpenText zu kombinieren. Einmal eingerichtet, lässt sich mit diesem Setup der gesamte Verarbeitungsprozess einschließlich der Validierung von E-Rechnungen automatisieren.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit
Die Validierung ist ein wichtiger Schritt in der Verarbeitung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Sie gewährleistet die Übereinstimmung der XML-Datei der E-Rechnung mit den gesetzlichen Vorgaben wie der EN 16931. So ist nicht nur der Gesetzgeber zufrieden. Die Validierung sorgt außerdem dafür, dass Ihre Buchhaltungssoftware die eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen gut verarbeiten kann.
Softwarelösungen wie SAP DRC oder andere Buchhaltungssoftware validieren die ein- und ausgehenden ZUGFeRD-Rechnungen automatisch. Entspricht eine E-Rechnung nicht den Vorgaben, bekommen Sie eine Fehlermeldung und können die XML-Datei korrigieren.
Wenn Sie bei der Validierung Ihrer E-Rechnungen Probleme haben oder allgemein nach einer passenden Lösung zur automatisierten Verarbeitung Ihrer E-Rechnungen suchen, sind wir Ihnen gerne behilflich. Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit unseren Formular-Experten und heben Sie Ihr Rechnungswesen auf das nächste Level!
