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SAP Forms Service by Adobe
Inhaltsverzeichnis
Was ist der SAP Forms Service by Adobe?
Mit SAP Interactive Forms by Adobe haben SAP und Adobe bereits vor Jahren einen neuen Standard für die SAP-Formulartechnologien etabliert. Interactive Forms löst ältere Lösungen wie Smart Forms und SAPscript ab. Auch die Platform-as-a-Service-Lösung SAP Cloud Platform Forms by Adobe wurde hierdurch abgelöst und ist nicht mehr aktuell.
SAP Forms Service by Adobe bietet Vorteile für die Entwicklung, Anwendung und Wartung von Formularen. Verbesserungen bestehen auch in Hinblick auf die optische Gestaltung der Dokumente. Wer mit Interactive Forms Formulare für interaktive Anwendungen oder Print erstellt, greift bisher auf die Adobe Document Services (ADS) On-Premise zurück. Nun führt die SAP einen cloud-basierten Service mit dem Namen: SAP Forms Service by Adobe ein. Dieser basiert auf der Cloud Foundry Umgebung und damit der aktuellen Cloud-Lösung der SAP.
Mit SAP Forms Service by Adobe stellen SAP und Adobe einen Dienst für die Verwaltung von Formularen bereit. Der Service ist auf der SAP BTP gehostet und findet damit in der Cloud Foundry-Umgebung Platz, ganz im Gegensatz zu einem On-Premise ADS auf AS Java. Mit SAP Forms Service by Adobe lassen sich interaktive Formulare und Dokumente für den Druckbereich erstellen. Sie sollen ein ansprechendes Design und einen hohen Komfort auf Nutzer- und Entwicklerseite bieten.
Ein solcher Service ist nützlich, weil praktisch jeder SAP-Geschäftsprozess betriebswirtschaftliche Daten erzeugt, die Unternehmen in vielen Fällen visualisieren möchten. Häufig erfolgt die Ausgabe der entsprechenden Dokumente als Formular. Es ist aber auch der umgekehrte Weg möglich. So lassen sich direkt über Formulare Daten in SAP eingeben. Der SAP Forms Service by Adobe dient dazu, alle in diesem Rahmen anfallenden Aufgaben zu erleichtern und die benötigten Funktionen dafür zur Verfügung zu stellen.
Features
Als Clouddienst bietet SAP Forms Service by Adobe – ebenso wie die On-Premise Varianten – die Möglichkeit, interaktive Formulare zu erstellen, die genau so aussehen wie die Papierformulare. Es ist möglich, PDF-Dokumente mit Anmerkungen und Eingabedaten zu versehen und gemeinsam im Team an der Überprüfung von PDF-Dokumenten zu arbeiten.
Der Nutzer kann über die Formulare Daten erfassen und diese direkt an sein SAP-System weiterleiten. Dafür stehen die notwendigen Import-Funktionen, bspw. per E-Mail oder Webservice, zur Verfügung. Weiterhin kann der Anwender seine PDF-Dokumente elektronisch unterschreiben. Möglich ist es auch, andere Dateiformate in die vorhandenen PDF-Dokumente in Form von Anhängen einzubetten, dies ist insbesondere interessant für elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD.
Funktionsweise
Wer SAP Forms Service by Adobe verwenden möchte, muss über ein Konto für die SAP BTP verfügen und dann den Service „SAP Forms Service“ abonnieren.
SAP BTP steht für SAP Business Technology Plattform, eine Cloud-Plattform, auf der Unternehmen Zugriff auf verschiedene Dienste und Funktionen haben. Die Services können direkt von SAP stammen, von anderen Anbietern oder aus der Eigenentwicklung. SAP Forms Service by Adobe ist hier gehostet.
Ihrer Funktionsweise nach basieren die SAP Forms Service auf den Adobe Document Services (ADS). Tatsächlich handelt es sich hierbei um eine der grundlegendsten technischen Voraussetzungen für die Adobe Forms, denn ADS ist zuständig für die Generierung der PDFs aus den relevanten Daten.
Wer möchte, kann den Dienst direkt aus eigenen Non-SAP-Anwendungen heraus nutzen. Dazu ist es notwendig, die eigens hierfür bereitgestellte SAP Forms Service by Adobe REST API zu verwenden. Sie bietet die Möglichkeit, den entsprechenden Aufruf für den Dienst vorzunehmen.
Streng genommen erfolgt in diesem Fall kein direkter Aufruf des Services. Stattdessen ruft eine Cloud-Anwendung die SAP Forms Service REST API über HTTP auf. Über verschiedene URIs (Uniform Resource Identifiers) lassen sich die zur Verfügung gestellten Features nutzen und der Daten- und Dokumentenaustausch im Format JSON vornehmen.
Vor- und Nachteile der SAP Forms Service by Adobe
Zu den Vorteilen des Services gehört die Reduktion von Aufwand, der mit der Nutzung eines Cloud-Dienstes einhergeht. SAP kümmert sich um Patches und das Aufspielen von Updates. Der Nutzer muss in seinem Betrieb keine IT-Ressourcen zur Verfügung stellen und somit keine Wartungsarbeit verrichten. SAP übernimmt für den Anwender viele weitere Aufgaben wie zum Beispiel das Load Balancing und stellt die jederzeitige Verfügbarkeit des Dienstes sicher. Letzteres ist ein wichtiges Argument für Anwender, die sich in ihren Prozessen Ausfälle nicht leisten können.
Vorteile gegenüber Smart Forms
Für Anwender der älteren Technologie Smart Forms ist es interessant, welche Vorteile ihnen der Wechsel bietet. Der SAP Forms Service by Adobe bietet beispielweise zusätzlich die Ansprechbarkeit über externe Schnittstellen. Der Nutzer ist flexibler in der Art und Weise, wie er den Dienst nutzt. Ein On-Premises Java-Stack ist hier nicht notwendig.
Wer Adobe Forms nutzt, profitiert von der laufenden Überwachung der Datenfelder durch den Adobe LiveCycle Designer. So lassen sich zum Beispiel fehlende Verweise und Inkonsistenzen schneller erkennen. Die Formularausgabe erfolgt in PDF und damit in einem plattformübergreifenden Dateiformat. Zudem besteht eine Unterstützung für die wichtigen Druckersprachen PS, PCL und ZPL.
Es ist außerdem möglich, Grafiken direkt ins Formular einzubetten. Das ständige Nachladen des Applikationsservers kann damit entfallen. Der alte Weg über das MIME Repository oder die SE78 ist weiterhin möglich. Weiterhin ist die Trennung in Vordergrund und Seitenhintergrund (Masterseite) vorgesehen. Das verbessert den Überblick und der Seitenhintergrund lässt sich einfach zu anderen Formularen kopieren.
Nachteile von SAP Forms Service by Adobe
Der Service weist auch einige Beschränkungen auf. Diese können in Abhängigkeit von der gewünschten Art der Nutzung ein Nachteil sein. Dazu gehört, dass der Dienst keine Parallelisierung unterstützt. Diese steht also bei der Bewältigung von großen Druckaufträgen nicht zur Verfügung, wodurch sich die Laufzeit verlängern kann.
Es besteht weiterhin keine Unterstützung für HSM / MS-CAPI Credentials für digitale Signaturen. Außerdem ist es in der Cloud Foundry-Umgebung nicht möglich, den Service gemeinsam mit einer WebDynpro Java-Anwendung zu nutzen.
Während die ADS On-Premises für Druckformulare ausgenommen von den Serverkosten quasi kostenlos zur Verfügung standen rechnet die SAP bei den SAP Forms Service by Adobe pro Formularpaket ab. Das bedeutet, dass für eine feste Anzahl an Serviceanfragen ein bestimmter Betrag abgerechnet wird. Die Kosten sind damit weniger planbar.
Anwendungsfälle
Neben dem Aufruf des Dienstes per REST API bestehen weitere Anwendungsszenarien. Bei der REST API erfolgt der Aufruf über eine Cloud-Anwendung. Über die SAP Forms Service Configuration UI lässt sich konfigurieren, wie sich der Service dem Anwender im Browser präsentiert.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Dienst über eine ABAP-Anwendung aufzurufen, die auf SAP S/4HANA als On-Premises-Lösung läuft. In diesem Fall kümmert sich der Cloud Connector darum, die für Callbacks vom Backend zu den Formular-Diensten notwendigen Verbindungen herzustellen.
Eine dritte Möglichkeit besteht im Aufruf des Services über eine Anwendung, die in einer SAP BTP und ABAP-Umgebung läuft. In allen drei Fällen ist die Kommunikation zwischen der SAP-Seite und dem Anwender und dessen Browser durch eine Firewall geschützt.
- Quelle: sap.com
Sicherheit
SAP ergreift für seinen Service einige Maßnahmen, um das Sicherheitsniveau bei der Verwendung des Dienstes zu erhöhen. Dazu gehört, dass sich einzelnen Nutzern Rollen zuweisen lassen. Damit lässt sich steuern, wer auf welche Daten Zugriff erhält. Zu den Empfehlungen gehört es, OAuth einzurichten, um die Kommunikation über die SAP Forms Service REST API zu schützen. Es bleibt in der Verantwortung des Nutzers des Services, für einen ausreichenden Datenschutz zu sorgen und die Privatsphäre zu wahren, wennder Umgang mit Kundendaten erforderlich ist.
Fazit
Die Vorteile von Adobe Forms liegen auf der Hand: Einfachere Erstellung von Formularen, schnellere Änderungen, gerade bei kleinen Feldanpassungen und mehr Formatierungsmöglichkeiten für ansehnlichere Formulare. Mit den ADS On-Premise war dies bereits jahrelang möglich und die Empfehlung der SAP.
Das Angebot der SAP Forms Service by Adobe soll nun den Weg in die Cloud bereiten. Bis auf wenige Einschränkungen sollen alle Features der ADS übernommen werden. Die Öffnung der Services auch für Non-SAP-Systeme bietet die Chance, alle Dokumente in einer Welt abzudecken. Preislich interessant ist aber sicherlich die Abrechnung nach Service-Anfragen. Perspektivisch führt aber kein Weg an der Technologie vorbei, die Weichen der SAP stehen ja bereits seit längerem auf „Cloud“. Eine Umstellung auf Adobe Forms wäre daher ein erster Schritt, um spätere hohe Aufwände abzumildern.
Websession: SAP Forms Service by Adobe
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FAQ
Was ist SAP Forms Service by Adobe?
SAP Forms Service by Adobe ist ein von SAP und Adobe bereitgestellter Dienst, welcher der Entwicklung, Anwendung, Wartung und Verwaltung von interaktiven Formularen dient. Dem Nutzer wird es ermöglicht, Daten aus SAP in Formularen darzustellen bzw. umgekehrt Daten in SAP über interaktive Formulare einzupflegen. Im Vergleich zum Vorgänger SAP Smart Forms, basiert SAP Forms Service by Adobe als Teil der SAP BTP auf der Cloud-Foundry Umgebung und ist dementsprechend in seiner Nutzung vorteilhafter.
Welche Vorteile hat SAP Forms Service by Adobe?
Ein großer Vorteil von SAP Forms Service by Adobe ist die Cloudbasiertheit des Dienstes. Hierdurch werden IT-Ressourcen, die mit zusätzlichem Aufwand wie Wartungsarbeiten, Serverupdates o.Ä. verbunden sind, eingespart. SAP übernimmt zudem weitere Aufgaben, wie das Load Balancing und ermöglicht ein Rollenzuweisungssystem, das sich förderlich auf die Datensicherheit auswirkt.
Weiterhin profitieren Nutzer davon, dass wichtige Druckersprachen wie PS, PCL und ZPL unterstützt werden und dass die Überwachung der Daten durch die Nutzung des Adobe LifeCycle Designers erleichtert wird.
Welche Nachteile hat SAP Forms Service by Adobe?
Zu den Nachteilen des Dienstes gehört, dass keine Parallelisierung unterstützt wird. Dies kann die Laufzeit bei großen Druckaufträgen erheblich verlängern. Des Weiteren kann der Service in der Cloud-Foundry-Umgebung nicht mit einer WebDynpro Java-Anwendung genutzt werden. Nachteilig ist außerdem, dass SAP neben den Serverkosten pro Formularpaket abrechnet, was die Kalkulierbarkeit der Kosten um einiges erschwert.
Welche Anwendungsfälle gibt es für SAP Forms Service by Adobe?
Am häufigsten existieren die drei folgenden Anwendungsmöglichkeiten für die Nutzung von SAP Forms Service by Adobe:
- Aufruf des Dienstes per REST API
- Aufruf des Dienstes über eine ABAP-Applikation, die auf SAP S/4 HANA on Premise läuft.
- Aufruf des Dienstes über eine Applikation, die in einer SAP BTP und ABAP-Umgebung läuft.
