SAP Formulare in S/4HANA
Inhaltsverzeichnis
Was sind SAP Formulare?
SAP-Formulare sind Formulare, mit denen Daten aus SAP-Systemen dargestellt werden können. SAP Formulare sind ein wichtiger Bestandteil von verschiedenen internen Geschäftsprozessen wie Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge und externen Geschäftsprozessen wie Bestell- und Lieferscheinen, Rechnungen oder Mahnungen.
Warum sind moderne SAP Formulare wichtig?
Oft wurde das SAP-Formular für einen bestimmten Prozess wie die Bestellung von Grundstoffen bei der generellen Einführung von SAP in dem Unternehmen angelegt und seitdem nicht mehr überarbeitet. So kommt es, dass viele Unternehmen immer noch mit veralteter Formulartechnologie arbeiten. Das ist ein Problem, da die Formulare dann nicht nur antiquiert aussehen, sondern wichtige Funktionen im Umgang mit den Formularen fehlen.
Gerade wenn Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren möchten, sollten auch die Formulare mit einer modernen Anwendung erzeugt werden. Das macht den Umgang mit Formularen nicht nur deutlich komfortabler, sondern spart langfristig auch bares Geld und ist ein wichtiger Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Welche Lösungen für Formulare gibt es für SAP S/4HANA?
Stand 2025 existieren drei Anwendungen, um Formulare in SAP S/4HANA zu erzeugen.
SAPscript
SAPscript wurde mit SAP R/2 1982 eingeführt und wird nach wie vor genutzt. Die Software funktioniert grundsätzlich auch in S/4HANA, allerdings sehen die Formulare veraltet aus und die Cloud-Möglichkeiten von S/4HANA können nicht genutzt werden. Zur Erzeugung der Formulare wird die Programmiersprache ABAP genutzt, es gibt keinen grafischen Editor.
SAP hat den Mainstream-Support für SAPscript für Ende 2025 gekündigt und die Technologie wird nicht mehr weiterentwickelt. Bei mindsquare raten wir Unternehmen, die nach wie vor auf SAPscript setzen, möglichst auf die neueste Formulartechnologie Adobe Forms zu migrieren.
Smart Forms
Smart Forms ist der Nachfolger von SAPscript und seit 2001 in Verwendung. Die Anwendung verfügt über einen grafischen Editor, in dem mittels Drag & Drop Formulare erstellt werden können.
Ein Nachteil an Smart Forms ist, dass SAP die Software nur unzureichend mit Standardformularen und -Druckprogrammen versorgt hat. Außerdem ist die Ausgabe von Formularen mit Barcodes nur bedingt möglich.
Smart Forms ist auch in S/4HANA nutzbar, allerdings sollten mit dem Umstieg auf S/4HANA auch die Formulare auf die aktuelle Formulartechnologie migriert werden, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden und die Formulare insgesamt auf den neuesten Stand zu bringen.
Adobe Forms
Adobe Forms, offiziell auch SAP Interactive Forms by Adobe genannt, ist die aktuelle Formulartechnologie von SAP und die Standard-Formulartechnologie für S/4HANA. Die Software ist bereits seit 20 Jahren in Gebrauch und hat in dieser Zeit schrittweise die älteren Technologien SAPscript und Smart Forms verdrängt. Diesen Technologien ist Adobe Forms hinsichtlich Design und Performance weit überlegen. Die Formulare können nicht nur einfacher erstellt werden, sondern sehen auch deutlich moderner und besser aus.
Interaktive Formulare
Mit Adobe Forms ist die Erstellung von interaktiven Formularen möglich. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter im Außendienst ohne Internetanbindung ein Formular an seinem Tablet ausfüllen. Das ausgefüllte Formular kann dann bei bestehender Internetverbindung automatisch an das SAP S/4HANA-System übermittelt werden.
Adobe LiveCycle Designer
Der Adobe LiveCycle Designer ist ein Tool innerhalb von Adobe Forms, mit dessen Hilfe Formulare unkompliziert im Drag & Drop-Verfahren erstellt werden können. Durch die Verwendung von Formularfragmenten ist es möglich, ein einzelnes Element wie ein Logo in vielen Formularen gleichzeitig zu ändern. Die Software ist bei vielen Unternehmen in Gebrauch, jedoch sollten Anwender beachten, dass der Mainstream-Support durch SAP bis Ende 2025 ausläuft.
Dennoch bleibt der LiveCycle Designer in vielen Unternehmen in Gebrauch, auch, da ein Umstieg auf den Nachfolger Adobe Experience Manager oft als zu kompliziert eingeschätzt wird.
Adobe Experience Manager
Der Adobe Experience Manager (AEM) ist nicht nur eine Software für die Erstellung von Formularen, sondern bietet auch weitere Funktionen wie die Erstellung und Verwaltung von mehreren Websites über eine Plattform sowie die Personalisierung von Inhalten. Das macht den Adobe Experience Manager zu einem leistungsstarken Content Management System (CMS). Er ist außerdem gut kompatibel mit anderen Adobe-Produkten.
Nachteile des AEM sind, dass die Software durch den großen Funktionsumfang etwas Einarbeitungszeit benötigt und zudem vergleichsweise teuer ist. Aus diesen Gründen eignet sich der AEM besonders für größere Unternehmen.
Adobe Document Services
Die Adobe Document Services (ADS) stellen die Basis für Adobe Forms dar und sorgen dafür, dass die Formulare, die mit dem LiveCycle Designer erstellt wurden, als fertige PDF generiert werden. Sie können außerdem PDF-Dokumente kommentieren, signieren oder weitere Dokumente in die PDF als Anhang einbetten.
Wenn Sie Adobe Forms On-Premise nutzten möchten, benötigen Sie einen eigenen SAP-Server mit einem Java Stack, der als Plattform für die Adobe Document Services dient. Dabei müssen Sie beachten, dass SAP nur noch bis Ende 2027 die Wartung dieser Variante anbietet. Danach können Sie entweder Zeit erkaufen und gegen einen Aufpreis die Wartung bis 2030 verlängern, oder Sie steigen auf die Cloud-Lösung um.
SAP Forms Service by Adobe
SAP Forms Service by Adobe ist die Cloud-Lösung von Adobe Forms und läuft auf der Business Technology Platform. Mit dem Forms Service by Adobe können Sie interaktive Formulare erstellen und fertige PDF-Dokumente bearbeiten. Sie können die Anwendung außerdem auch unabhängig von SAP nutzen. Dadurch, dass Forms Service by Adobe Cloud-basiert ist, müssen Sie sich nicht um Updates und den Betrieb einer IT-Infrastruktur kümmern. Ein Nachteil sind die Kosten, da SAP hier pro benutztes Formularpaket abrechnet, was auf Dauer teuer werden kann und wenig planbar ist.
Formular-Frameworks in SAP S/4HANA
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit vielen Formularen zu tun haben, bietet sich ein Formular-Framework an. Dabei handelt es sich um eine Struktur für die Formulare in einem Unternehmen, die aus wiederverwendbaren Elementen besteht. Diese Elemente wie Logos oder Adresszeilen können in allen Formularen eines Unternehmens benutzt werden.
Außerdem können Sie mit Formular-Frameworks Regeln für die Formulare festlegen, beispielsweise für die Gestaltung der Fußzeile der Formulare. Das sorgt nicht nur für die einheitliche Gestaltung der Formulare eines Unternehmens im Sinne eines gleichmäßigen Corporate Designs. Es vereinfacht zudem die Anpassung der Elemente. Wenn sich beispielsweise der Geschäftsführer Ihres Unternehmens ändert, können Sie diese Information im Framework zentral ändern. Die Änderung wird dann von allen Formularen übernommen, in denen das entsprechende Element eingebunden ist.
Nachrichtensteuerung
Ein bewährtes Standard-Framework in SAP seit den 1990ern ist die Nachrichtensteuerung (NAST). Sie ist gewöhnlich tief in bestehende SAP-Systeme integriert und wird auch in S/4HANA weiterhin genutzt, allerdings nur in der On-Premises-Variante. Die NAST basiert direkt auf der Programmiersprache ABAP, weshalb die Entwicklung neuer Prozesse Programmierkenntnisse voraussetzt.
Business Rule Framework plus
Das Business Rule Framework plus (BRF+) ist seit 2010 der Nachfolger der NAST und für S/4HANA die Standardlösung für die Ausgabesteuerung. Für die Cloud-Version von S/4HANA ist BRF+ zudem das einzig verfügbare Formular-Framework. Im Gegensatz zur NAST visualisiert BRF+ die Zusammenhänge der Geschäftsregeln, weshalb Änderungen auch für Nutzer ohne weitreichende Programmierkenntnisse möglich sind. Dennoch kann BRF+ die NAST nicht vollständig ersetzen und SAP empfiehlt, On-Premises weiterhin die NAST dort zu nutzen, wo die Software gut funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert.
Migration der Formulare zu SAP S/4HANA
Da Adobe Forms die standardmäßige Formulartechnologie für S/4HANA und für die Cloud-Variante zudem obligatorisch ist, sollten Sie bei der generellen Migration des SAP-Systems zu S/4HANA auch die Formulare zu Adobe Forms migrieren. Aus der Praxis wissen wir, dass es dafür am besten ist, zunächst eine Bestandsaufnahme der genutzten Formulare zu machen. Hier wird geklärt, welche Formulartechnologien in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind und welche Formulare besonders häufig genutzt werden.
Anschließend erstellen wir einen Plan für die möglichst effiziente Migration der Formulare hin zu Adobe Forms, wobei wir uns zunächst auf die meistgenutzten Formulare konzentrieren. So haben Sie relativ schnell 80% Ihrer Formulare im neuen Tool verfügbar und der Betrieb kann möglichst störungsfrei weiterlaufen. Danach kümmern wir uns um spezielle Formulare und solche, die seltener genutzt werden.
Adobe Forms Einführungsworkshop – Fahrplan durch den Formular-Dschungel
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Fazit: Formulare in SAP S/4HANA
Adobe Forms ist für SAP S/4HANA der Standard für die Erstellung und Ausgabe von Formularen. Sie können zwar auf S/4HANA migrieren und weiterhin alte Formulartechnologien wie SAPscript oder Smart Forms nutzen. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da der Support dieser älteren Technologien ausläuft und es außerdem zu Problemen in der Kompatibilität kommen kann.
Als moderne aber trotzdem schon etablierte Formulartechnologie erfüllt Adobe Forms alle Anforderungen, die zukunftsorientierte Unternehmen an Ihre Formulare haben. Die Erstellung funktioniert unkompliziert mithilfe einer grafischen Oberfläche. Außerdem können dank der Einbindung von Frameworks wie BRF+ Änderungen an Formularen effizient umgesetzt werden. Gerade in S/4HANA kann Adobe Forms seine umfangreichen Funktionen perfekt ausspielen und harmoniert bestens mit der Cloud-Variante des modernen SAP-Systems.
Wenn Sie sich für die Erstellung von Formularen mithilfe von Adobe Forms interessieren oder den Wechsel zur neuen Formulartechnologie in Erwägung ziehen, kontaktieren Sie uns gerne. Als Experten auf dem Gebiet der Formulare helfen wir Ihnen gerne bei Ihren Fragen oder Problemen in diesem Bereich.
Weitere Informationen
- Dokumentation von SAP Interactive Forms by Adobe im SAP Help-Portal
- Adobe Experience Manager (AEM) Forms (Herstellerseite)
FAQ
Warum sollte mein Unternehmen auf moderne SAP Formulare umsteigen?
Viele Unternehmen nutzen noch veraltete Formulartechnologien, die oft nicht mehr den heutigen Anforderungen entsprechen. Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA bietet sich die Gelegenheit, auch die Formulartechnologie zu modernisieren. Moderne SAP Formulare bieten nicht nur eine ansprechende Optik, sondern auch bessere Funktionalitäten, die den Umgang mit Dokumenten erleichtern. Zudem sind sie besser für digitale Prozesse und die Cloud-Nutzung optimiert, was langfristig Kosten spart und die Effizienz erhöht.
Welche Formulartechnologien gibt es für SAP S/4HANA?
Es gibt drei Technologien für Formulare in SAP S/4HANA:
- SAPscript: Eine sehr alte Technologie (eingeführt 1982), die optisch veraltet ist und ab Ende 2025 nicht mehr von SAP unterstützt wird.
- Smart Forms: Der Nachfolger von SAPscript mit grafischer Gestaltungsmöglichkeit, aber begrenzter Standardisierung und eingeschränkter Barcode-Unterstützung.
- Adobe Forms: Die moderne Standardtechnologie für SAP S/4HANA, die eine benutzerfreundliche Gestaltung, bessere Performance und umfassende Funktionalitäten bietet.
Welche Vorteile bietet Adobe Forms gegenüber älteren Formulartechnologien?
Adobe Forms ist die bevorzugte Formulartechnologie für SAP S/4HANA, da sie:
- Eine moderne, intuitive Gestaltung durch den Adobe LiveCycle Designer ermöglicht.
- Interaktive Formulare für mobile und offline Nutzung bereitstellt.
- In der Cloud (SAP Forms Service by Adobe) oder On-Premises genutzt werden kann.
- Wartungs- und Kompatibilitätsprobleme mit veralteten Technologien vermeidet.
- Effiziente Anpassungen durch Formular-Frameworks wie BRF+ erlaubt.
Wie funktioniert die Migration von bestehenden Formularen auf Adobe Forms?
Die Migration erfolgt in mehreren Schritten:
- Bestandsaufnahme: Analyse der bestehenden Formulartechnologien und Häufigkeit der Nutzung.
- Priorisierung: Wichtige Formulare werden zuerst migriert, um den laufenden Betrieb nicht zu stören.
- Technische Umsetzung: Umsetzung der Formulare in Adobe Forms mit optimierter Gestaltung und Funktionalität.
- Testing & Rollout: Gründliche Prüfung der neuen Formulare vor der finalen Implementierung.
