Geschäftsdokumente zentral verwalten, gemeinsam bearbeiten und standortunabhängig nutzen: Dafür wurde das SAP Document Center entwickelt. Doch mit dem angekündigten Ende der SAP-BTP-Neo-Umgebung, auf der die Anwendung basiert, stellt sich für Unternehmen die Frage nach einer geeigneten Nachfolgelösung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Optionen SAP bietet und worauf es bei der Migration ankommt.
Das Wichtigste im Überblick
- Das SAP Document Center ermöglicht die zentrale Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Geschäftsdokumenten aus SAP- und Drittsystemen.
- Mitarbeiter können über verschiedene Endgeräte auf Dokumente zugreifen und diese, abhängig von der Konfiguration, auch offline nutzen.
- Die Basis des Document Center, SAP BTP Neo, soll zum 31. Dezember 2028 eingestellt werden. Individuelle Vertragsbedingungen sind zu beachten.
- Eine mögliche Nachfolgelösung ist der SAP Document Management Service in der Cloud-Foundry-Umgebung.
- SAP unterstützt die Migration bestehender Dokumentenbestände über APIs oder eine Weboberfläche. Unternehmen müssen dabei auch Berechtigungen und Systemintegrationen berücksichtigen.
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Was ist das SAP Document Center?
Das SAP Document Center ist eine cloudbasierte Anwendung zur Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Geschäftsdokumenten. Über eine zentrale Oberfläche können Mitarbeiter standortunabhängig und von allen Endgeräten auf Dokumente aus unterschiedlichen SAP- und Drittsystemen zugreifen, ohne jede Anwendung einzeln öffnen zu müssen. Dabei wird auch ein Offline-Zugriff unterstützt.
Vorteile und Grenzen von SAP Document Center
Das SAP Document Center vereinfacht den Zugriff auf Dokumente und die dokumentenbasierte Zusammenarbeit, vor allem für Unternehmen mit mehreren IT-Systemen und Standorten. Daraus ergeben sich diverse Vorteile:
- Weniger Suchaufwand: Dokumente aus verschiedenen Anwendungen können über eine zentrale Oberfläche gesucht werden.
- Standortunabhängige Nutzung: Mobile Anwendungen ermöglichen den Dokumentenzugriff auch außerhalb des Büros.
- Einfachere Zusammenarbeit: Dateien können gemeinsam genutzt und für berechtigte Personen bereitgestellt werden.
- Kontrollierte Freigaben: Zugriffsrechte unterstützen den Schutz vertraulicher Geschäftsdokumente.
Das SAP Document Center ersetzt allerdings kein umfassendes Dokumentenmanagementsystem. Für Anforderungen wie die revisionssichere Langzeitarchivierung, komplexe Freigabeprozesse oder spezielle Verknüpfungen mit SAP-Geschäftsobjekten können zusätzliche Lösungen notwendig sein.
Wird das SAP Document Center eingestellt?
SAP hat angekündigt, die Neo-Umgebung der SAP Business Technology Platform, auf der das SAP Document Center läuft, zum 31. Dezember 2028 einzustellen. Der Termin gilt vorbehaltlich der jeweiligen Kunden- und Partnerverträge.
Da es keine automatische Migration auf die neue BTP-Version gibt, müssen sich Unternehmen nach einer Nachfolgelösung umsehen.
Als mögliche Alternative nennt SAP den SAP Document Management Service. Welche Anpassungen erforderlich sind, hängt von der bisherigen Systemlandschaft und den genutzten Funktionen ab.
SAP Document Management Service als Alternative
Der SAP Document Management Service ist eine cloudbasierte Lösung, mit der Unternehmen Geschäftsdokumente speichern, verwalten und in Prozesse integrieren können. Anders als SAP Document Center läuft der Service in der Cloud-Foundry-Umgebung der SAP Business Technology Platform und ist damit zukunftssicher.
SAP bietet die Lösung in drei verschiedenen Varianten an, die unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentenverwaltung abdecken.
1. Application Option
Die Application Option stellt eine direkt nutzbare Webanwendung für das Dokumentenmanagement bereit.
Nutzer können Dokumente hochladen, organisieren, suchen und verwalten. Je nach angebundenem Repository stehen weitere Funktionen wie Versionierung und Metadatenverwaltung zur Verfügung.
Die Option eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf ortsunabhängigen Zugriff und eine eigenständige Anwendungsoberfläche legen.
2. Integration Option
Mit der Integration Option lassen sich Dokumentenmanagementfunktionen in bestehende Geschäftsanwendungen einbinden.
Dafür stellt SAP APIs und wiederverwendbare Oberflächenkomponenten bereit. Unternehmen können beispielsweise Dokumente mit Geschäftsobjekten verknüpfen und direkt innerhalb einer Anwendung zugänglich machen.
Auch die Anbindung kompatibler externer Content-Repositories ist möglich. Die Integration Option ist daher vor allem für Unternehmen interessant, die Dokumentenfunktionen nahtlos in vorhandene SAP-Prozesse integrieren möchten.
3. Repository Option
Mit der Repository Option können Unternehmen Dokumente in einem cloudbasierten Repository speichern und verwalten.
Wichtig: Die Option wird zusammen mit der Application Option oder Integration Option genutzt und ist keine eigenständige Benutzeranwendung.
Was unterscheidet den Document Management Service vom Document Center?
Der wesentliche Unterschied zwischen dem SAP Document Management Service und dem früheren Document Center liegt in der technischen Ausrichtung. Das Document Center fokussiert auf den zentralen Zugriff auf Dokumente und deren gemeinsame Bearbeitung. Der Document Management Service bietet mehr Möglichkeiten für die Integration der Dokumentenverwaltung in SAP-Anwendungen und Geschäftsprozesse.
Die grundlegenden Funktionen zur Dokumentenverwaltung überschneiden sich, allerdings bedeutet ein Wechsel zum Document Management Service nicht automatisch einen größeren Funktionsumfang. Vielmehr sollten Unternehmen prüfen, ob bisher genutzte Funktionen weiterhin verfügbar sind. Das betrifft vor allem den mobilen Dokumentenzugriff, die Synchronisierung und bestehende Integrationen.
Wie funktioniert die Migration vom SAP Document Center?
SAP stellt Verfahren bereit, um vorhandene Dokumentenbestände aus dem SAP Document Center in den SAP Document Management Service zu übertragen. Die Migration kann über entsprechende APIs oder die Weboberfläche des Document Management Service durchgeführt werden.
Für Unternehmen empfiehlt sich ein Vorgehen in vier Schritten.
1. Bestehende Dokumentenlandschaft analysieren
Zunächst sollten Unternehmen erfassen, welche Dokumente, Repositories und Anwendungen aktuell mit dem SAP Document Center verbunden sind.
Welche Dokumente und Ordnerstrukturen müssen übernommen werden?
- Welche SAP- und Drittsysteme sind angebunden?
- Welche Benutzer und Zugriffsrechte bestehen?
- Welche Funktionen werden im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt?
Auf dieser Grundlage lässt sich bestimmen, ob zusätzliche Anpassungen vor der Migration erforderlich sind.
2. Zielumgebung vorbereiten
Im nächsten Schritt wird der SAP Document Management Service in der Cloud-Foundry-Umgebung eingerichtet. Dazu gehört es, Service-Optionen bereitzustellen, Berechtigungen zu vergeben und Verbindungen zum bisherigen Document Center zu konfigurieren.
Je nach Migrationsverfahren müssen außerdem technische Zugangsdaten, eine HTTP-Destination zur Quellumgebung und ein Ziel-Repository vorbereitet werden.
Die konkreten Vorbereitungsschritte sind in der jeweiligen SAP-Migrationsdokumentation beschrieben.
3. Dokumente migrieren
Die eigentliche Datenübertragung kann über Migrations-APIs oder die Weboberfläche erfolgen.
Hierfür werden das bisherige Repository und die gewünschte Zielumgebung angegeben. Falls Benutzer in beiden Umgebungen unterschiedliche Kennungen besitzen, kann ein sogenanntes User Mapping erforderlich sein.
Während der Übertragung lässt sich der Migrationsstatus überprüfen. Bei der Migration über die Weboberfläche stehen außerdem Protokolle zur Fehleranalyse zur Verfügung.
4. Migration überprüfen und System umstellen
Nach der Datenübertragung sollten Unternehmen kontrollieren, ob die benötigten Dokumente vollständig übernommen wurden und die Zugriffe funktionieren.
Besonders wichtig ist eine Prüfung auf:
- Vollständigkeit der Dokumente und Ordnerstrukturen
- Korrekte Benutzerzuordnungen und Berechtigungen
- Funktionsfähigkeit angebundener Anwendungen
- Verfügbarkeit benötigter Dokumentenfunktionen
Erst nach erfolgreichen Tests sollte die bisherige Lösung außer Betrieb genommen werden. So lässt sich das Risiko von Datenverlusten und Unterbrechungen im Arbeitsalltag reduzieren.
Was sollten Unternehmen vor der Migration beachten?
Nicht jede bisherige Funktion des SAP Document Centers lässt sich automatisch durch eine einzelne Option des SAP Document Management Service ersetzen.
Vor dem Wechsel sollten Unternehmen deshalb folgende Punkte klären:
- Funktionsumfang: Welche bisherigen Funktionen werden weiterhin benötigt?
- Systemintegration: Müssen bestehende Anwendungen und Schnittstellen angepasst werden?
- Berechtigungen: Können vorhandene Zugriffsrechte übernommen werden oder ist eine neue Konfiguration notwendig?
- Lizenzierung: Welche Service-Optionen und Nutzungsmodelle benötigt das Unternehmen?
- Archivierung: Welche Anforderungen bestehen an die langfristige und gegebenenfalls revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten?
- Betrieb: Wer übernimmt künftig Administration, Wartung und Benutzerverwaltung?
Ein frühzeitiger Vergleich der bestehenden Funktionen mit den Möglichkeiten des Document Management Service hilft, technische Lücken zu erkennen und den Migrationsaufwand realistisch einzuschätzen.
Fazit
Das SAP Document Center ermöglicht den zentralen Zugriff auf Geschäftsdokumente und unterstützt die Zusammenarbeit über verschiedene Systeme hinweg. Mit dem angekündigten Ende der SAP-BTP-Neo-Umgebung sollten Sie jedoch rechtzeitig prüfen, wie Sie Ihre bisherige Dokumentenverwaltung künftig umsetzen möchten.
Der SAP Document Management Service bietet dafür verschiedene Möglichkeiten. Entscheidend ist, dass Sie Ihre bestehenden Dokumentenbestände, Integrationen und Anforderungen kennen und den Wechsel entsprechend vorbereiten.
FAQ
Was ist das SAP Document Center?
Das SAP Document Center ist eine cloudbasierte Anwendung, mit der Unternehmen Dokumente aus unterschiedlichen SAP- und Drittsystemen zentral bereitstellen, verwalten und gemeinsam nutzen können. Die Lösung basiert auf der SAP-BTP-Neo-Umgebung.
Wird das SAP Document Center eingestellt?
Die zugrunde liegende SAP-BTP-Neo-Umgebung soll zum 31. Dezember 2028 eingestellt werden, vorbehaltlich der jeweiligen Vertragsbedingungen. Unternehmen, die das SAP Document Center dort einsetzen, sollten deshalb rechtzeitig ihre Migration vorbereiten.
Was ist der Nachfolger des SAP Document Centers?
Der SAP Document Management Service ist eine mögliche Nachfolgelösung. Er bietet verschiedene Optionen zur Speicherung, Verwaltung und Integration von Dokumenten in der Cloud-Foundry-Umgebung. Welche Optionen benötigt werden, hängt von den bisherigen Funktionen und Anforderungen ab.
Können Dokumente aus dem SAP Document Center migriert werden?
Ja. SAP stellt Migrationsverfahren bereit, mit denen bestehende Dokumentenbestände in den SAP Document Management Service übertragen werden können. Dafür stehen APIs und eine Weboberfläche zur Verfügung.
Ist das SAP Document Center On-Premise verfügbar?
Das SAP Document Center ist eine cloudbasierte Anwendung. Abhängig von der Konfiguration können jedoch auch Dokumente aus angebundenen On-Premise-Systemen bereitgestellt werden.
