SAP Dokumentenmanagement – Ein kurzes Beispiel
Ich möchte diese Blogreihe zum SAP Dokumentenmanagement mit einem kurzen Beispiel beginnen. Ziel ist es, in Kürze alle notwendigen Schritte zu demonstrieren, um ein Dokument in SAP abzulegen und zu verknüpfen. In den weiteren Blogbeiträgen werde ich genauer auf die einzelnen Schritte eingehen.
Das Wichtigste im Überblick
- Neue Dokumentenarten können über SPRO oder Transaktion DC10 angelegt und individuell konfiguriert werden (z. B. Nummernvergabe, Verwendungszweck).
- Dokumente werden über Transaktion CV01N erstellt, mit Metadaten versehen und optional in ein Archiv eingecheckt, um sie zentral verfügbar zu machen.
- Die Suche nach bestehenden Dokumenten erfolgt über Transaktion CV04N mit vielfältigen Filtermöglichkeiten.
- Dokumente lassen sich mit SAP-Objekten verknüpfen, sofern dies im Customizing aktiviert ist – so wird ein direkter Zugriff aus dem Objekt heraus ermöglicht.
1. Dokumentenart auswählen
Bevor Sie einen neuen Dokumenteninfosatz (DIS) anlegen, benötigen Sie die passende Dokumentenart. Diese können Sie entweder über die SPRO oder über die Transaktion DC10 anlegen.
Ein einfaches Customizing für eine neue Dokumentenart ZAN kann zum Beispiel so aussehen:
Dokumentenart auswählen
Diese Dokumentenart ist für Anleitungen gedacht. Die Vergabe der Nummern geschieht über einen externen Nummernkreis. Dies ermöglicht die Vergabe von aussagekräftigen, leicht verständlichen Namen.
2. Dokument anlegen
Nachdem Sie die Dokumentenart erstellt haben, wird es Zeit, ein Dokument anzulegen. Dazu nutzen Sie die Dokumentenart CV01N.
Übersicht zum Dokument
Im anschließenden Fenster ist das Pflegen von Informationen zum DIS möglich. Nach dem Customizing ist eine Beschreibung erforderlich, die unbedingt eingegeben werden muss. Alle anderen Felder müssen nicht zwangsweise gepflegt werden. Im unteren Bereich können Sie Dokumente an den DIS anhängen. Über die Buttons unterhalb des Fensters können lokale Dateien ausgewählt und hochgeladen werden.
Bei der Abfrage nach der Ablagekategorie können Sie eine bereits bestehende Kategorie auswählen. Diese steuert, an welchem Ort das Dokument archiviert wird. Wird keine Ablagekategorie angegeben, so wird hinter dem Original lediglich eine Verlinkung zum lokalen Dokument hinterlegt, sodass es nur vom Uploader eingesehen werden kann. Erst, wenn das Dokument auch in ein Archiv eingecheckt wird, ist das Dokument korrekt archiviert und für alle einsehbar.
3. Nach dem Dokument suchen
Eine zentrale Transaktion in der Dokumentenverwaltung ist die Transaktion CV04N. Diese bietet die Möglichkeit, gezielt nach angelegten Dokumenten zu suchen.
Zum Beispiel können Sie sich alle Dokumente zu der neuen Dokumentenart anzeigen lassen.
CV04N – Suchmaske
In einer ALV werden dann alle gefundenen Dokumente dargestellt.
CV04N – Ergebnis
4. Dokument mit einem Objekt verknüpfen
Zu guter Letzt fehlt nur noch die Verknüpfung zum Objekt. Zu welchen Objekten das Dokument überhaupt verknüpft werden kann, muss erst im Customizing angepasst werden. Anschließend kann die Verknüpfung hergestellt werden. Am einfachsten ist es, das entsprechende Objekt (hier zum Beispiel ein Instandhaltungsauftrag) zu öffnen, und von dort aus die Verbindung herzustellen.
Verknüpfung mit einem IH-Auftrag
Ab jetzt kann jeder Bearbeiter des Auftrags auch direkt in die dazugehörige Anleitung springen. Es ist übrigens auch möglich, direkt von hier aus einen neuen DIS anzulegen und nicht über die CV01N. Das Ergebnis ist das gleiche.
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Wie geht es weiter?
Im nächsten Beitrag unserer Blogreihe beschäftigen wir uns mit dem Thema „Dokumentenarten anlegen“.
Wenn Sie sich für das Dokumentenmanagement in SAP interessieren, schauen Sie sich gerne auch die anderen Beiträge dieser Reihe an.
- SAP Dokumentenmanagement – Wozu überhaupt?
- Dokumentenmanagementsysteme – Ein kurzes Beispiel (Dieser Beitrag)
- SAP Dokumentenmanagement: Dokumentenarten anlegen
- SAP Dokumentenmanagement: Anzeige der Dokumente
- SAP Dokumentenmanagement: Verknüpfung mit Objekten
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Dieser Artikel erschien bereits im September 2020. Der Artikel wurde am 14.07.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Wie lege ich eine neue Dokumentenart in SAP an?
Eine neue Dokumentenart kann entweder über die SPRO oder direkt über die Transaktion DC10 angelegt werden. Im Customizing lässt sich beispielsweise festlegen, dass eine bestimmte Dokumentenart wie „ZAN“ für Anleitungen gedacht ist und über einen externen Nummernkreis beschreibende Namen erhält.
Wie wird ein neues Dokument in SAP angelegt und archiviert?
Zur Anlage eines neuen Dokuments verwenden Sie die Transaktion CV01N. Dort wird ein Dokumenteninfosatz (DIS) erstellt, dem lokale Dateien zugeordnet werden können. Wichtig: Erst mit Auswahl einer gültigen Ablagekategorie und dem Einchecken in ein Archiv ist das Dokument revisionssicher archiviert und für andere Nutzer einsehbar.
Wie finde ich bereits angelegte Dokumente wieder?
Die Transaktion CV04N ermöglicht eine gezielte Suche nach Dokumenten, beispielsweise nach Dokumentenart. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in einer ALV-Liste dargestellt und bieten direkten Zugriff auf die gefundenen Dokumente.
Wie verknüpfe ich ein Dokument mit einem SAP-Objekt?
Die Verknüpfung eines Dokuments mit einem SAP-Objekt – etwa einem Instandhaltungsauftrag – erfolgt idealerweise direkt aus dem Objekt heraus. Voraussetzung ist, dass im Customizing definiert wurde, welche Objekttypen verknüpfbar sind. Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, können alle Bearbeiter des Objekts direkt auf das zugehörige Dokument zugreifen.
