Output Management Systeme: Fundamente moderner Unternehmenskommunikation
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Ein Output Management System (OMS) steuert die Erzeugung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und stellt sicher, dass diese korrekt formatiert und revisionssicher sind.
- Ein OMS verfolgt Ziele wie effiziente Ressourcennutzung, Kostenreduktion und die zentrale Verwaltung von Dokumenten und Formularen.
- Moderne OMS integrieren sich nahtlos in Geschäftsprozesse und ermöglichen die Automatisierung der Dokumentenerstellung am Ende eines Prozesses.
- Im SAP S/4HANA-Umfeld übernimmt die Ausgabesteuerung eine zentrale Rolle und bietet flexible Ausgabekanäle sowie eine Integration in bestehende Ausgabesysteme.
Was leistet ein Output Management System?
Output Management umfasst grundsätzlich die Erzeugung, Steuerung und Verteilung von Dokumenten – unabhängig davon, ob diese als Papierdokument oder digitales und interaktives Formular bereitgestellt werden.
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Ein Output Management System übernimmt dabei die Aufgabe, diese Inhalte so zu verarbeiten, dass sie:
- korrekt formatiert,
- über den passenden Kanal ausgegeben,
- revisionssicher archiviert
- und für den Empfänger möglichst gut nutzbar sind.
Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Systemlandschaften ermöglicht ein OMS die zentrale Steuerung, etwa indem Druckaufträge standortübergreifend ausgelöst oder alternative Ausgabekanäle genutzt werden, wenn ein Prozess fehlschlägt. Damit wird Output Management zu einem stabilisierenden Faktor innerhalb der IT- und Prozesslandschaft und gleichzeitig zu einer Komponente des Enterprise Content Managements.
Ziele von Output Management Systemen
Output Management Systeme verfolgen klare wirtschaftliche und organisatorische Ziele:
- Zügige Ausgabe für reibungslose Prozesse und zufriedene Kunden
- Effiziente Auslastung technischer Ressourcen
- Reduzierung der Kosten für die Dokumentenausgabe
- Zentrale und einheitliche Verwaltung von Dokumenten und Formularen
- Konsistentes Erscheinungsbild gemäß Corporate Design
- Flexible Ausgabemöglichkeiten über unterschiedliche Plattformen
- Revisionssichere Archivierung und lückenlose Nachvollziehbarkeit
Entwicklungsperspektiven moderner Output Management Systeme
Die Anforderungen an Output Management Systeme entwickeln sich kontinuierlich weiter. Ein wichtiger Aspekt moderener OMS ist die prozessintegrierte Ausgabe. Dokumente werden automatisiert am Ende eines Geschäftsprozesses erzeugt und ausgegeben, ohne dass Anwender manuell eingreifen müssen. Die notwendigen Parameter sind bereits vordefiniert, was die Fehleranfälligkeit reduziert und Prozesse beschleunigt.
Ein zentraler Treiber ist außerdem die zunehmende Individualisierung von Geschäftskommunikation. Inhalte müssen auf einzelne Empfänger zugeschnitten sein – sowohl inhaltlich als auch in Bezug auf den Ausgabekanal. Damit steigen die Anforderungen an Software, Drucktechnik und Weiterverarbeitung gleichermaßen.
Auf dieser Basis entstehen unternehmensweite Output-Management-Konzepte, die sämtliche Ausgabeprozesse aus ERP-, PLM-, Engineering- oder Office-Systemen in einer zentralen Lösung bündeln. Dieses als Enterprise Output Management bekannte Konzept zielt darauf ab, IT-Komplexität zu reduzieren, Kosten zu senken und Synergien zwischen Prozessen nutzbar zu machen.
Output Management System in SAP S/4HANA
Im Kontext von SAP S/4HANA nimmt Output Management eine zentrale Rolle ein. Die SAP-S/4HANA-Ausgabesteuerung dient als zentraler Einstiegspunkt für sämtliche Ausgabeprozesse, etwa Drucken, E-Mail-Versand oder die Pflege von digitalen Formularvorlagen. Sie bildet das übergreifende Framework für Ausgabebelege und sorgt dafür, dass Ausgabefunktionen strukturiert und wiederverwendbar zur Verfügung stehen.
SAP ermöglicht es sowohl neuen S/4HANA-Kunden als auch Bestandskunden der SAP Business Suite, auf Anwendungsebene zu entscheiden, welches Ausgabeframework für das jeweilige Szenario genutzt wird. Die SAP-S/4HANA-Ausgabeverwaltung existiert dabei parallel zu anderen etablierten Frameworks, etwa im Vertrieb, in der Finanzbuchhaltung, im Vertragskontokorrent oder im CRM-Umfeld.
Funktionsumfang der SAP-S/4HANA-Ausgabesteuerung
Die SAP-S/4HANA-Ausgabesteuerung unterstützt verschiedene Ausgabekanäle, darunter:
- Druck über das SAP-Spool-System
- E-Mail-Versand mit flexibel konfigurierbaren Absender- und Empfängereinstellungen
- elektronischer Datenaustausch über EDI-Szenarien
Als Benutzeroberflächen stehen SAP Fiori sowie klassische SAP-GUI-Technologien zur Verfügung. Bei den Formularen können sowohl moderne Ausgabeformulare über Gateway- oder DDIC-Schnittstellen als auch bewährte Technologien wie Smart Forms oder SAPscript eingesetzt werden. Für interaktive Formulare bietet sich die Formulartechnologie Adobe Forms als Bestandteil eines modernen und zeitgemäßen Output Management Systems an.
Einführung und Koexistenz mit bestehenden Ausgabeframeworks
Für Kunden, die von älteren Systemen wie SAP R/3 auf SAP S/4HANA wechseln, empfiehlt sich ein paralleler Betrieb der neuen Ausgabesteuerung neben den bestehenden Formular-Frameworks. Bestehende Belege werden weiterhin über die bisherigen Mechanismen verarbeitet, während neue Belege – sofern unterstützt – die SAP-S/4HANA-Ausgabesteuerung nutzen. Dadurch wird ein schrittweiser Übergang ermöglicht, ohne laufende Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen.
Fazit
Ein Output Management System ist heute weit mehr als eine technische Lösung für Druck und Versand. Es bildet die Grundlage für effiziente, transparente und konsistente Kommunikationsprozesse. In Verbindung mit SAP S/4HANA wird Output Management zu einem integralen Bestandteil der digitalen Prozesslandschaft, der unterschiedliche Kanäle, Technologien und Anwendungen zusammenführt und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kommunikation nachhaltig und zukunftssicher auszurichten.
Websession: Output Management System
Haben Sie noch Fragen zum Thema Output Management Systeme? Vereinbaren Sie gerne unverbindlich eine Websession und wir besprechen Ihre Fragen und gehen auf Ihre Anforderungen ein.
FAQ
Was ist ein Output Management System?
Ein OMS steuert die Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und sorgt für eine effiziente und sichere Ausgabe.
Welche Ziele verfolgt ein Output Management System?
OMS zielt auf die Effizienzsteigerung, Kostensenkung, zentrale Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten ab.
Wie funktioniert Output Management in SAP S/4HANA?
SAP S/4HANA bietet eine zentrale Ausgabesteuerung, die verschiedene Kanäle wie Druck, E-Mail und EDI integriert und die Ausgabeprozesse strukturiert und wiederverwendbar macht.
Wie wird Output Management in SAP S/4HANA eingeführt?
Bei einem Wechsel von älteren SAP-Systemen erfolgt die Einführung schrittweise, indem neue Ausgabefunktionen parallel zu bestehenden Frameworks genutzt werden.
Wer kann mir beim Thema Output Management Systeme: Fundamente moderner Unternehmenskommunikation helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Output Management Systeme: Fundamente moderner Unternehmenskommunikation benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
