FAQ: Die 7 häufigsten Fragen zum Thema SAP S/4HANA Output Management

In den vergangenen 2 Beiträgen zum Thema SAP S/4HANA Output Management konnten Sie bereits einiges über die Funktionsweise und die technischen Eigenschaften des neuen SAP Frameworks erfahren. Sollten Sie die Beiträge verpasst haben, schauen Sie gern mal rein:

• Kann das neue SAP S/4HANA Output Management alte Frameworks wie z. B. die Nachrichtensteuerung ersetzen?
• Wie funktioniert die Ausgabesteuerung unter SAP S/4HANA? Grundlagen und Wissenswertes zum Thema S/4HANA Output Management

In einem der beiden Beiträge hatte ich auch schon erwähnt, dass zum Thema Output Management unter S/4HANA noch nicht so viel Knowhow zur Verfügung steht. Immer mehr Kunden setzen jedoch auf S4/HANA und möchten damit auch die neuen Möglichkeiten der Ausgabesteuerung nutzen. Das da viele Fragen zur Umstellung, zu Features und zu Herausforderungen aufkommen, ist klar. Aus diesem Grund möchte ich heute Antworten auf die 7 meist gestellten Fragen zum Thema SAP S/4HANA Output Management liefern. Dabei starte ich mit der wohl fundamentalsten Frage.

Ist der Einsatz des neuen Output Managements vorgeschrieben?

Wie so oft ist auch diese Frage nicht mit Ja oder Nein zu beantworten. Es kommt ganz darauf an, für welche SAP S/4HANA Version Sie sich entschieden haben. Im SAP S/4HANA On-Premises ist der Einsatz des neuen Output Controls nicht vorgeschrieben. Die Empfehlung der SAP selbst ist, für bestehende Dokumente weiterhin die bereits im Einsatz befindlichen Frameworks zu nutzen. Für die Ausgabe von neuen Dokumenten wird empfohlen, das neue Framework unter S/4HANA zu nutzen. Anders sieht es aus, wenn Sie die S/4HANA Cloud nutzen. Hier ist der Einsatz des neuen Output Controls vorgeschrieben, weil die bereits vorhandenen Frameworks nicht von der Cloud-Lösung unterstützt werden. Die Empfehlung der SAP zur Implementierung des neuen Frameworks gibt auch schon Hinweis auf die Antwort der nächsten Frage.

Umstieg auf S/4HANA: Was hat das mit Ihren Formularen zu tun?

Der Umstieg auf S/4HANA birgt im Bereich der Formulare viele Chancen, wie auch Risiken. Mit S/4HANA kommen zwei Neuheiten in den Formularbereich.

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Umstieg auf S/4HANA: Was hat das mit Ihren Formularen zu tun?

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Kann das neue Output Management die bestehenden Frameworks gleichwertig ersetzen?

Die Antwort ist Nein. Laut Aussagen der SAP kann das neue S/4HANA Output Management die älteren Frameworks nicht gleichwertig ersetzen. Das liegt vor allem an der tiefen Integrierung der alten Frameworks in das SAP-System. Der Fokus der SAP lag bei der Entwicklung des neuen Frameworks besonders auf der Cloud-Variante. Das erklärt auch, weshalb der Einsatz vom S/4HANA Output Control in der S/4HANA Cloud zwingend notwendig ist.

Von den Fragen, die klären, ob und wie man mit dem neuen Framework arbeiten kann oder muss, komme ich jetzt zu den eher technischeren Fragen.

Welche Module werden vom neuen Output Management unterstützt?

Auf diese Frage fällt die Antwort kurz und knapp aus: Im S/4HANA On-Premises sind es die Bereiche Billing und Purchase. In der S/4HANA Cloud sind es alle Module, die das neue Output Management nutzen können.

Welche Formulartechnologie wird unter S/4HANA und dem neuen Output Management empfohlen?

Die SAP empfiehlt Adobe Forms als Formulartechnologie unter S/4HANA. Hier wird nicht zwischen On-Premises und Cloud-Edition unterschieden. Für beide Versionen gilt die klare Empfehlung, Adobe Forms zu nutzen. Die älteren Technologien SAPscript und Smart Forms können zwar weiterhin verwendet werden, jedoch wird davon abgeraten. Was Adobe Forms anders und zur teilweise besseren Technologie macht, können Sie in unserem Knwohow Adobe Forms lesen.

Werden IDocs von dem neuen Framework unterstützt?

Aktuell werden IDocs vom S/4HANA Output Management nicht vollständig unterstützt. Im SAP Note 2228611, der Ausgabeverwaltung des SAP S/4HANA, wird darauf hingewiesen, dass sich die Nutzung von IDocs nur auf Geschäftsanwendungen beschränkt, die zuvor die Nachrichtensteuerung genutzt haben. Zudem gibt es weitere Einschränkungen:

• Nur Ausgabearten mit der Möglichkeit einer 1-zu-1-Zuordnung zu NAST-KSCHL können IDocs verwenden.
• Es wird nur die Geschäftspartner-basierende Kommunikation unterstützt. Die Kommunikation mit logischen Systemen bleibt außen vor (also keine ALE-Unterstützung).
• Manuell angelegte Ausgabepositionen können für ein IDoc nicht verwendet werden, da die Partnerrolle für solche Positionen nicht definiert werden kann.

Gibt es einen Ansatz zur Konvertierung vom aktuell im Einsatz befindlichen Framework (bspw. die Nachrichtensteuerung) zum neuen Output Management?

Leider gibt es zum aktuellen Zeitpunkt (Mai 2020) keinen Ansatz, der einen einfachen Wechsel zum S/4HANA Output Management ermöglicht. Das liegt neben der Komplexität und den unterschiedlichen Herangehensweisen der älteren Frameworks vor allem auch an der Strategie hinter dem Systemwechsel zu S/4HANA. Es ist immer ratsam, das alte System nicht einfach 1-zu-1 in das neue zu konvertieren. Es ist wichtig, sich die vorhandenen Geschäftsprozesse einzeln anzuschauen und gegebenenfalls anzupassen oder sogar zu entfernen. Somit gestaltet sich die Konvertierung meist recht komplex. Der Wechsel eines gesamten ERP-Systems oder auch nur der Wechsel einer einzelnen Technologie, wie z. B. der Formulartechnologie oder dem Output Management Framework, bietet dem Unternehmen dabei immer die Chance, Altlasten loszuwerden. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

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Welche Neuerungen bietet das S/4HANA Output Management?

Neu an dem S/4HANA Output Management ist vor allem der Ansatz, den das Framework verfolgt. Es dient der zentralen Steuerung aller Ausgaben aus dem SAP-System heraus. Während zuvor für verschiedene Geschäftsbereiche auch verschiedene Frameworks benötigt wurden, soll das S/4HANA Output Management die Ausgabe in einem Framework bündeln. Zudem gibt es folgende Neuerungen bzw. Veränderungen zu den alten Frameworks:

• Die Anwender des neuen Output Managements benötigen nur wenig bis keine Erfahrung in der ABAP-Entwicklung.
• Das neue Framework liefert diverse E-Mail Vorlagen, die die Anpassung des Layouts auch ohne Eigenentwicklung ermöglichen.
• Die Archivierung ist ein fester Bestandteil des neuen Frameworks. Bisher war das immer ein Part, der optional integriert werden musste. Hier setzt die SAP allerdings auf den Knowledge-Provider und nicht auf den ArchivLink.
• Das neue Output Management kann mehrere Ausgaben gleichzeitig auslösen und diese über verschiedene Kanäle ausgeben.
• BRFplus ersetzt die Konditionstechnik. Informationen zu den BRFplus Geschäftsregeln finden Sie auf unserer Knowhow Seite BRF+.

Alle Fragen beantwortet?

Wie anfangs bereits kurz angeschnitten, bringen Neuerungen immer viele Fragen mit sich. Ich hoffe, dass ich mit diesem Beitrag bereits viele Ihrer Fragen zum neuen S/4HANA Output Management beantworten konnte. Sollten Sie weitere Fragen zu dem Thema haben, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Schreiben Sie mir direkt hier – oder per E-Mail an girke@mind-forms.de. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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