E-Mails unter S/4HANA: Was ändert sich?
Mit der Einführung von E-Mails unter S/4HANA bietet SAP eine Chance zur Neugestaltung des E-Mail-Versands: Persönlichere, rechtlich konforme und optisch ansprechende Kundenkommunikation ohne Effizienzverlust. Doch was bedeutet das im Einzelnen - und welche Risiken bringt diese Umstellung eventuell mit sich?
E-Mail-Kommunikation: der bisherige SAP-Standard
Beim Versand von E-Mails aus SAP-Systemen stoßen viele Unternehmen auf Herausforderungen: so enthalten diese E-Mails in der Regel lediglich Dateianhänge, ohne einen begleitenden Nachrichtentext. Als Ergebnis dessen wird die Kommunikation spürbar unpersönlicher, da der direkte Draht zum Empfänger fehlt. Dieses Manko wird durch die fehlende HTML-Formatierung verschärft. So haben Unternehmen keine Möglichkeit, ihre Markenidentität durch Firmenlogos oder spezielle Designanpassungen zu stärken. Auch eine persönliche Note oder rechtlich notwendige Informationen, die eine individuell gestaltete Signatur vermitteln könnte, gehen verloren.
Limitationen des SAP Standard
Im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bieten herkömmliche SAP-Systeme mit Technologien wie SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms eher unzureichende Möglichkeiten. Sie schränken die Gestaltung und den Inhalt von E-Mails stark ein. Diese Systeme erlauben zwar eine gewisse Anpassung, bieten aber nur eine begrenzte Flexibilität. E-Mails werden nach der Erstellung direkt mit PDF-Anhängen versendet, was keine nachträgliche Kontrolle zulässt und Überwachungsfunktionen für die Zustellung fehlen gänzlich.
Der Umstieg auf S/4HANA adressiert diese Einschränkungen, indem erweiterte Gestaltungsoptionen und verbesserte Überwachungsmöglichkeiten für den Versandprozess eingeführt werden. Dies ermöglicht Unternehmen nicht nur eine personalisierte und markenkonforme Kommunikation, sondern sorgt auch für mehr Zuverlässigkeit und Effizienz im E-Mail-Verkehr.
Gegenüberstellung: E-Mails im SAP-Standard vs. vollintegrierte E-Mail-Lösung bzw. E-Mails unter S/4HANA
Weshalb E-Mail-Optimierung notwendig ist
Die potenziellen Vorteile einer verbesserten E-Mail-Kommunikation sind eng mit der digitalen Geschäftsentwicklung sowie Kundeninteraktion verknüpft. Unter anderem kann die visuelle und inhaltliche Qualität von E-Mails ein direkter Spiegel der Markenidentität sein. Der persönlichere Austausch stärkt die Kundenbindung und fördert langfristige Kundenbeziehungen, die für den Unternehmenserfolg von großer Bedeutung sind.
Darüber hinaus sind Unternehmen in vielen Branchen verpflichtet, in ihrer Kommunikation bestimmte Informationen bereitzustellen. Eine optimierte E-Mail-Plattform vereinfacht Compliance durch einfache Integration von Rechts- und Datenschutzbestimmungen.
Compliance-Anforderungen bei E-Mails unter S/4HANA
Bei der Einführung von S/4HANA, der modernen Business Suite von SAP, gewinnt die Neugestaltung der E-Mail-Kommunikation auch rechtliche Bedeutung: Dies wird insbesondere durch neue gesetzliche Richtlinien vorangetrieben, die von Unternehmen verlangen, auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Hinzu kommt die Notwendigkeit, sich von veralteten Kommunikationsmitteln wie dem Fax zu lösen. Diese Entwicklung, die einerseits eine Antwort auf die rechtlichen Anforderungen darstellt, reflektiert andererseits den Trend hin zur vollständigen Digitalisierung der Geschäftskommunikation.
Vor diesem Hintergrund erscheint es für Unternehmen zunehmend wichtiger, ihre E-Mail-Systeme zu aktualisieren und zu verfeinern, um eine Kommunikation zu ermöglichen, die nicht nur den aktuellen rechtlichen Anforderungen genügt, sondern auch effizient, sicher und an die moderne digitale Landschaft angepasst ist.
Benutzerfreundlichkeit durch E-Mails unter S/4HANA
S/4HANA erlaubt durch die Einführung von E-Mail-Templates wesentlich flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten. Die Unterstützung mehrerer Sprachen verbessert die internationale Anwendbarkeit, und bietet erweiterte Steuerungsoptionen im Ausgabemanagement. Anwender können nun reichhaltigere E-Mail-Inhalte erstellen, die besser auf individuelle und rechtliche Anforderungen zugeschnitten sind. Die Beschränkung auf einzelne Empfänger oder Gruppen und die Längenbegrenzung für E-Mail-Betreffzeilen fallen weg. Ebenso die Restriktionen bezüglich des Bodytexts und zusätzlicher Anhänge.
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E-Mails unter S/4HANA – wo sind die Limits?
- Standardisierung der E-Mail-Funktionalität: Obwohl S/4HANA erweiterte Möglichkeiten für die Gestaltung und den Versand von E-Mails bietet, bestehen möglicherweise dennoch Einschränkungen durch die vorgegebenen Standardfunktionen. Spezifische Anforderungen, die über diese Standards hinausgehen, könnten schwer umsetzbar sein
- Anpassungsaufwand: Die Anpassung der E-Mail-Vorlagen und -Funktionen an unternehmensspezifische Bedürfnisse erfordert technisches Knowhow und könnte demnach zeitintensiv werden. Dies stellt insbesondere eine Herausforderung für Unternehmen darstellen, die über keine umfangreichen IT-Ressourcen verfügen
- Integration mit Drittsystemen: Unternehmen, die E-Mail-Kommunikation über externe Systeme oder spezialisierte Marketing-Tools abwickeln, könnten auf Schwierigkeiten bei der Integration dieser Systeme mit S/4HANA stoßen. Die nahtlose Anbindung an bestehende E-Mail-Management-Systeme ist nicht immer gewährleistet.
- Überwachung und Berichterstattung: Zwar verbessert S/4HANA die Überwachungsfunktionen im Vergleich zu älteren SAP-Versionen, doch könnten Unternehmen feststellen, dass die Möglichkeiten für detaillierte Analysen und Berichte über E-Mail-Aktivitäten begrenzt sind, insbesondere im Vergleich zu spezialisierten E-Mail-Marketing-Tools.
Fazit
Die Einführung von S/4HANA stellt eine wesentliche Neuerung in der E-Mail-Kommunikation dar, die Unternehmen ermöglicht, ihre Kundenansprache zu personalisieren, rechtliche Konformität zu gewährleisten und die visuelle Präsentation ohne Effizienzverlust zu verbessern. Während S/4HANA die Einschränkungen herkömmlicher SAP-Systeme wie limitierte Gestaltungsoptionen und mangelnde Überwachungsfunktionen überwindet, bestehen weiterhin Herausforderungen in Bezug auf die Standardisierung, den Anpassungsaufwand, die Integration mit externen Systemen und die detaillierte Analyse von E-Mail-Aktivitäten.
