Howto: Druckformulare im SAP Customizing umstellen

Unternehmen haben ein berechtigtes Interesse daran, all ihre Dokumente im Corporate Design auszugeben, um so einen Wiedererkennungswert für den Kunden zu schaffen. Die Rechnung und der Lieferschein gehören dabei zu den Dokumenten, die am häufigsten im Kundenkontakt verwendet werden. Gerade bei diesen ist es also wichtig, dass die Formulare im Corporate Design gestaltet sind.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie die Formulare und Druckprogramme im SAP Customizing ausgetauscht werden können und stelle die Möglichkeiten des Customizings für Rechnungen und Lieferscheine dar. Beispielhaft soll die Standard-Rechnung durch ein neu erstelltes Adobe Interactive Form mit eigenem Logo ersetzt werden.

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Nachrichtenart suchen und anzeigen

Als Einstieg lassen wir uns die Informationen zu den bisher genutzten Formularen anzeigen. Dazu wird im Customizing (SPRO) der Einführungsleitfaden aufgerufen. Die benötigten Informationen befinden sich in den Nachrichtenarten. Diese sind für die Rechnung und den Lieferbeleg über folgenden Pfad zu erreichen:

Vertrieb -> Grundfunktionen -> Nachrichtensteuerung -> Nachrichtenfindung -> Nachrichtenfindung über Konditionstechnik -> Nachrichtenfindung für Fakturen pflegen -> Nachrichtenarten Pflegen

Beispielhaft sollen hier die Daten für die Rechnung angezeigt werden. Dazu wird die Nachrichtenart für die Rechnung ausgewählt und anschließend in die Verarbeitungsroutinen gewechselt.

Abbildung 1: Sicht „Nachrichtenarten“ anzeigen: Übersicht

In den Verarbeitungsroutinen ist zu sehen, welche Formulare, Druckprogramme und Routinen für die einzelnen Ausgabemedien genutzt werden. Genau an dieser Stelle kann auch das Customizing vorgenommen werden.

Abbildung 2: Sicht „Verarbeitungsroutinen“ anzeigen: Übersicht

Formulare austauschen

Über die Verarbeitungsroutinen der Nachrichtenart können die Formulare ausgetauscht oder neue Ausgabemedien hinzugefügt werden. Bisher erfolgte die Druckausgabe der Rechnung über ein Smart Form. Dieses soll nun durch ein Adobe Interactive Form (AIF) ausgetauscht werden. Wie in dem folgenden Bild zu sehen ist, wird bereits für die Medien “Telefax” sowie “externes Senden” ein AIF genutzt. Aus diesem Grund kann das Druckprogramm dieser Ausgabemedien samt Formroutine übernommen werden.

Bei der Druckausgabe, dem Telefax und dem externen Senden handelt es sich um Ausgabemedien, die in direkten Kontakt mit Personen kommen. Daher sollten diese Formulare identisch aussehen und das Logo des Unternehmens enthalten sein.

Abbildung 3: Verarbeitungsroutinen- Ausgabemedien

Ausgabe des neuen Formulars

Die Ausgabe des neuen Formulars kann über die Transaktion “Faktura anzeigen” (VF03) erfolgen. Über den Menüpunkt “Faktura -> Ausgeben” wird ein Fenster geöffnet, in dem das Formular gedruckt oder in der Druckvorschau betrachtet werden kann.

Abbildung 4: Faktura anzeigen

Abbildung 5: Faktura: Ausgeben

Abbildung 6: Nachricht ausgeben

Im Folgenden betrachten wir den Vergleich zwischen den Rechnungsformularen im alten Standard und im neuen Standard im Corporate Design:

Abbildung 7: Alter Standard

Abbildung 8: Neuer Standard

Auch die Ausgabe des Lieferscheins kann auf diese Art angepasst werden. Der Pfad zur Nachrichtensteuerung im SAP Customizing lautet:

Logistics Excecution -> Versand -> Grundlagen -> Nachrichtensteuerung -> Nachrichtenfindung -> Nachrichtenfindung für Auslieferungen pflegen -> Nachrichtenarten pflegen

Dort können Sie den Lieferschein auswählen und wie schon bei der Rechnung die Druckprogramme, Formular-Routinen und Formulare ändern.

Nachrichtensteuerung Schulung mit Alex Wiefel

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Ihre Meinung

Ich hoffe, dieses Howto konnte einige Ihrer Fragen zur Umstellung von Druckformularen im SAP Customizing beantworten. Haben Sie weitere Fragen oder Anmerkungen? Dann kommentieren Sie diese gerne unter diesem Beitrag oder schreiben Sie mir eine E-Mail an  girke@mind-forms.de.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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