Alex Wiefel

28. Februar 2024

5 Kommentare

Politik, Wirtschaft und Verwaltung beschäftigen sich daher seit einigen Jahren intensiv mit verschiedenen Formaten der elektronischen Rechnung. Für Unternehmen bringt eine Umstellung auf die E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Es gibt allerdings auch einige rechtliche Aspekte zu beachten.

Elektronische Rechnungsstellung

Eines der gängigen Formate ist XRechnung – ein semantisches Datenmodell, das enorme Kosteneinsparungen ermöglicht. Das Format wurde zunächst auf europäischer Ebene mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die dann durch das E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 (BGBl. I S. 770) im deutschen Recht Gestalt annahm, eingeführt. In XRechnung zeigt sich der politische Wille, ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen. Auf europäischer Ebene wacht das European Committee for Standardization (CEN), und dort das Technical Committee, über die Ausgestaltung und Normierung der E-Rechnung im Allgemeinen. In Deutschland übernimmt diese Aufgabe für die XRechnung die Koordinierungsstelle für IT-Standards, bekannter durch das Kürzel KoSIT. Das vom IT-Planungsrat beauftragte Betriebskonzept für XRechnung stellt den zuverlässigen Betrieb inklusive transparentem Änderungsmanagement für alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. So wird der Standard XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm darstellen.

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XRechnung-Standard

Da XRechnung auf offenen Standards basiert, ist es frei und kostenlos nutzbar. Das Format ist ein nachhaltiger Standard, der bei Transaktionen innerhalb Deutschlands als auch innerhalb der Europäischen Union verwendet werden kann. Das Format gibt klare Regeln und Verbindlichkeiten vor, an die sich alle an der Rechnungstellung und dem Empfang beteiligten Unternehmen, Organisationen und Personen halten müssen. Es enthält die üblichen Pflichtfelder wie Rechnungsnummer und -datum, Steueridentifikation, Anschrift und Daten des Rechnungsstellers sowie Rechnungsempfängers und den Rechnungsbetrag. Auch die Umsatzsteuer und der aktuelle Steuersatz werden ausgewiesen.

XRechnung ermöglicht unter anderem die Automatisierung des Rechnungsworkflows – sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch auf Seiten des Auftragnehmers. Das Format ist technologieneutral und vollständig dokumentiert. So kann es von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in bestehende Lösungen integriert werden. Ein weiterer Vorteil: Es ist klar definiert, wer das Datenformat pflegt und wie neue Versionen veröffentlicht werden. Das Format XRechnung ist dadurch zukunftssicher.

XRechnung Update 3.0.1

Das neueste XRechnung 3.0.1 Update, veröffentlicht am 1. Februar 2024, markiert einen wichtigen Schritt in der Evolution elektronischer Rechnungsstellungsstandards im deutschsprachigen Raum. Mit der Einführung dieser Version wird eine stärkere Harmonisierung mit dem internationalen Peppol BIS Billing 3.0 Standard erreicht, was sowohl die Kompatibilität als auch die Reichweite des Formats erheblich verbessert. Durch die Anpassung an den Peppol-Standard werden Kompatibilitätshürden abgebaut, was die Akzeptanz und Anwendung des XRechnung-Formats sowohl national als auch international weiter fördert.

Zu den signifikanten Neuerungen gehören drei neue Pflichtfelder: BT-23 (ProfileID), BT-34 (Verkäufer-Adresse), und BT-49 (Käufer-Adresse), die eine präzisere und effizientere Verarbeitung elektronischer Rechnungen ermöglichen. Diese Änderungen tragen dazu bei, die Anforderungen an das E-Invoicing im Hinblick auf die geplante, verpflichtende Einführung für alle Unternehmen in Deutschland ab 2025 zu erfüllen.

ZUGFeRD 2.0

Behörden der Kommunen, Länder und dem Bund erhoffen sich durch die XRechnung also Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. So werden auch Einrichtungen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind, das Format XRechnung oder das Alternativformat ZUGFeRD 2.0 implementieren. Beispiele sind Krankenhäuser und Sozialverbände, Bildungseinrichtungen und Energieversorger oder kulturelle Einrichtungen wie Museen. Gerade der letzte Punkt wird aktuell noch von vielen Unternehmen nicht beachtet oder unzureichend berücksichtigt, da diese Einrichtungen in der allgemeinen Wahrnehmung nicht als Teile der „klassischen“ Behörden wahrgenommen werden.

Funktionen

Eine Besonderheit und für viele Kunden ein Nachteil der XRechnung ist, dass sie auf eine PDF-Datei als menschenlesbares Abbild der Rechnung verzichtet. Dies ist auch der größte Unterschied zu ZUGFeRD – einem anderen verbreiteten Format für elektronische Rechnungen. In der XRechnung werden rechnungsbegründende Unterlagen zum Beispiel als PDF im XML eingebettet – diese müssen dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden. XRechnung ist für Menschen also nicht ohne Weiteres lesbar.

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Bestandteile XRechnung

• Dokumentation des Standards XRechnung als PDF-Dokument
• Technische Mittel zur Validierung der ergänzenden nationalen Geschäftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien
• Technische Repräsentation von Codelisten im OASIS-Standard „Genericode 1.0“
• Open Source-Referenzimplementierung zur Prüfung eines XML-Dokuments auf Konformität zum Standard XRechnung
• Testnachrichten
• Technische Unterstützung zur Visualisierung

Eine Rechnung ist übrigens nur dann konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML-Dokuments ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und ausschließlich die Elemente des semantischen Datenmodells entsprechend ihrer Spezifikation verwendet. Die Rechnung kann also eingebettete Objekte wie rechnungsbegründete Unterlagen enthalten, im Gegensatz zu ZUGFeRD 1.0 selbst aber kein eingebettetes Objekt sein.

Vorteile XRechnung

Papierstapel, eine aufwändige Recherche im Archiv und unübersichtliche Aktenberge: Vor allem große Konzerne haben die Zeichen der Zeit erkannt und setzen auf digitale Lösungen. Doch auch dem Mittelstand eröffnen sich durch die E-Rechnung neue Perspektiven. Nur ein Beispiel: Da die E-Rechnung nicht ausgedruckt, mit einer Briefmarke versehen und zur Post gebracht werden muss, ist sie ein sehr effektives Mittel zur Vereinfachung wichtiger Prozesse im Rechnungswesen. Neben der Herausforderung, technische Prozesse anzupassen, ist allerdings die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein häufiges Problem bei der Umstellung auf die XRechnung. Hier ist eine offene Kommunikation der Vorzüge des Formats wichtig, um eventuell vorhandene Vorbehalte abzubauen.

Vorteile

• Unternehmen sparen Zeit, Geld und andere Ressourcen
• Unternehmen erhalten im wahrsten Sinne des Wortes Freiräume, da durch die Umstellung auf die E-Rechnung viel Lagerfläche umfunktioniert werden kann
• Betriebe profitieren von einer verbesserten Liquidität
• Kleine und mittelständische Betriebe agieren durch die Umstellung auf Augenhöhe mit innovativen Unternehmen und Großkonzernen

Rechnungsarchivierung

Zeit ist Geld und beides ist im betrieblichen Alltag eng miteinander verknüpft. Für den herkömmlichen postalischen Versand sind zahlreiche Arbeitsschritte nötig, die durch die Umstellung auf XRechnung oder ZUGFeRD entfallen. Bisher muss die Rechnung manuell erstellt und ausgedruckt werden, anschließend mit dem Porto versehen und zur Post gebracht werden. Viel Aufwand, der durch den elektronischen Versand eingespart werden kann. Auch finanzielle Mittel für Druckerpatronen und natürlich das Papier entfallen. Auf den ersten Blick scheint es sich dabei um einen kleinen Betrag zu handeln. Über das ganze Geschäftsjahr hochgerechnet, addiert sich hier aber eine enorme Summe, die Unternehmen besser in ihr Kerngeschäft investieren sollten. Studien haben gezeigt, dass die Kosten für Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung um bis zu 20 Prozent reduziert werden können, wenn ausschließlich elektronische Formate genutzt werden. Ein nicht zu unterschätzender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg.

Digitale Speichermedien

Papier ist geduldig, nimmt aber auch viel Platz in Anspruch. Zumindest dann, wenn jede Rechnung ausgedruckt und archiviert werden muss. Obwohl sich digitale Speichermedien längst in jedem Unternehmen durchgesetzt haben, wenden nach wie vor zahlreiche Betriebe Unmengen an Platz für die Lagerung ihrer Rechnungen auf. Durch die Umstellung auf die E-Rechnung können diese Unternehmen also nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Lagerfläche frei machen, die so nutzbringender verwendet werden kann. Auch die Recherche alter Rechnungen oder anderer Daten wird so erleichtert. Wenn Rückfragen auftreten oder Sachverhalte geklärt werden müssen, ist der Gang ins staubige Archiv nicht mehr nötig. Es genügt eine digitale Recherche, die meist in Sekundenschnelle erledigt ist.

Liquidität mit XRechnungen

Früher dauerte es bis zu einer Woche, um eine Rechnung zuzustellen. Im Gegensatz dazu, ist eine E-Rechnung schnell versendet und kann beim richtigen Empfänger verarbeitet werden. Entsprechend zeitnah kann dieser die Rechnung begleichen. Unternehmen profitieren durch die E-Rechnung also durch eine verbesserte Liquidität und sparen im Zweifelsfall auch Zinsen.

Digitalisierung

Auch wenn viele Konzerne in Punkto Digitalisierung noch Nachholbedarf haben: Die meisten Großunternehmen setzen bereits auf die E-Rechnung und bevorzugen in der Zusammenarbeit Partner, die ebenfalls die Umstellung auf die elektronische Rechnung erfolgreich umgesetzt haben.

Rechtliche Aspekte

Die elektronische Rechnung ist agiler als die Papierform. Dennoch gelten natürlich auch für sie gewisse Regeln, die Unternehmen einhalten müssen. Wie bei einer ausgedruckten und per Post versendeten Rechnung auch, muss die E-Rechnung Hinweis geben auf die Echtheit der Herkunft und die die Unversehrtheit des Inhaltes sowie ihre Lesbarkeit garantieren. Selbst bei einem Download aus dem Internet, wie dies häufig bei Telefonrechnungen der Fall ist, muss der Rechnungseingang dokumentiert werden. Dies ist dann gewährleistet, wenn die für den Empfang bestimmte Einrichtung – etwa das E-Mail-Programm, das ZRE oder das eigens dafür eingerichtete Portal OZG-RE – es in einer für den Empfänger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat.

Rechtliche Dokumente

Eine reine E-Mail-Benachrichtigung über das Vorhandensein einer elektronischen Rechnung genügt nicht. Unternehmen dürfen die Rechnung auch nicht einfach – etwa zur besseren Einordnung in ihr internes System – umbenennen und so unter anderem Namen speichern. Dementsprechend dürfen fehlende oder nicht korrekte Angaben innerhalb der Rechnung ausschließlich vom Aussteller der Rechnung ergänzt oder verändert werden. Wer sich über diese Regelung hinwegsetzt, erfüllt den Straftatbestand der Urkundenfälschung.

E-Rechnung: Aufbewahrungspflichten

Auch bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen müssen Organisationen gewährleisten, dass die Rechnung mindestens zehn Jahre jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden kann. Diese Frist gilt ab dem Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses – daher kann die Frist auch die Dauer von zehn Jahren überschreiten. Die E-Rechnung muss außerdem digital in genau dem Format archiviert werden, in dem sie bei dem jeweiligen Unternehmen eingegangen sind. Ein einfaches Ausdrucken, abheften und in den Aktenschrank legen, reicht also nicht aus.

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Der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung

Bei der EU-Norm E-Rechnung handelt es sich um eine strukturierte Rechnung im elektronischen Format. Sie gewährleistet einen reibungslosen und automatisierten Workflow zur Verarbeitung von Rechnungsdaten in den Systemen. Die zugrunde liegende XML-Technologie bietet eine maschinelle Lesbarkeit, während Visualisierungsprogramme den Menschen ermöglichen, die Informationen ebenfalls problemlos zu lesen. Mit dieser innovativen Lösung wird die Rechnungsabwicklung effizienter und effektiver, wodurch Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen können

Die XRechnung ist ein Standard, der sich als nationale Ausprägung der Europäischen Norm EN 16931 einen Namen gemacht hat. Unter dem Begriff Core Invoice Usage Specification (CIUS) wird dieser Standard in jedem Mitgliedsland individuell definiert, um den spezifischen Anforderungen gemäß EN 16931 anzupassen. Besonders in Deutschland wird die nationale Ausgestaltung des XRechnung-Standards genutzt, um öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene sowie in zahlreichen Ländern und Kommunen effizient zu unterstützen und einheitliche Standards zu bieten. Die elektronische Rechnungsstellung hat sich als eine zukunftsweisende Lösung etabliert, um den Zahlungsverkehr effizienter, transparenter und umweltfreundlicher zu gestalten.

Fazit

Mit XRechnung existiert ein Format, das Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. Die Einsparungspotenziale, die durch die E-Rechnung entstehen, werden dabei noch immer unterschätzt. Unternehmen, die dieses wichtige Thema nicht verschlafen möchten, sollten sich jetzt eingehend mit den rechtlichen Aspekten der XRechnung beschäftigen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereiten. Nur so können die Betriebe auch in Zukunft auf Augenhöhe agieren.

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FAQ

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard und gängiges Format für elektronische Rechnungen. Dabei basiert XRechnung auf offenen Standards und ist somit kostenlos und frei nutzbar.

Welche Vorteile hat XRechnung?

XRechnung stellt für Unternehmen verschiedene Vorteile dar. Sie profitieren u. a. von einer verbesserten Liquidität und sparen Ressourcen und Geld.

Wie sieht eine XRechnung aus?

XRechnung verzichtet auf ein menschenlesbares Format einer PDF-Datei. Rechnungsbegründende Unterlagen werden in der XRechnung als PDF im XML dargestellt, welche dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden müssen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist eine in einer frei wählbaren digitalen Form vorliegenden Rechnung. Eingescannte Papierrechnungen oder eine PDF stellen bekannte Formatbeispiele dar.

Weitere Informationen

• So gehen Sie die Einführung der E-Rechnung an (Artikel)
• Knowhow Elektronische Rechnungsstellung
• FAQ zum Thema XRechnung (Seite des Bundesinnenministeriums)
• Elektronische Rechnung (Wikipedia)

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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