SAP Formulare

Am Ende eines jeden Geschäftsprozesses wird ein Dokument ausgegeben. Geschäftsprozesse gibt es dabei in jedem SAP Modul. In SAP wird zwischen drei Formulartechnologien unterschieden: SAPscript, Smartforms und Adobe Forms, auch SAP Interactive Forms by Adobe (SiFbA) genannt.

Überblick

E-Book SAP Formulare: Adobe Forms

Adobe Forms

Adobe Forms ist dabei der neue Standard für SAP Formulare und wurde in Zusammenarbeit mit Adobe entwickelt.

Nach 10 Jahren Entwicklung ist die Technik mittlerweile soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und SmartForms sowohl in Performanz als auch Design überholt hat.

E-Book SAP Formulare: Smartforms

Smartforms

Smartforms ist historisch gesehen die zweitälteste Formulartechnologie von SAP und bildet die logische Weiterentwicklung von SAPscript, um eine strukturierte und gekapselte Form der Entwicklung zu bieten.

In dieser Formulartechnologie wurde das erste Mal ein grafischer Editor verwendet. Smartforms wurde mit dem Basis Release 4.6c im April 2001 veröffentlicht.

E-Book SAP Formulare: SAPscript

SAPscript

SAPscript wurde 1980 entwickelt und ist damit die älteste Formulartechnologie.

Diese Technologie verfügt über keinen grafischen Layout Editor. Durch die sehr maschinennahe Generierung der Formulare existiert wenig bis keine Kapselung. Trotz ihres Alters wird sie noch heute in fast jedem Unternehmen genutzt.

Im Gegensatz zu Adobe Forms werden SAPscript und Smartforms standardmäßig ausgeliefert und sind über die Transaktionen SE71 bzw. SMARTFORMS zu finden.

Gemeinsamkeiten der SAP Formulare

Alle drei Technologien ermöglichen, Formulare selbst zu gestalten. Dazu wird sowohl in Smartforms als auch in Adobe Forms ein grafischer Editor zur Verfügung gestellt, der das Layout des Formulars darstellt. Die Ausgabe passiert bei allen Formularen über die Standard SAP Medien oder eigene Schnittstellen.

Zum Ablegen der fertigen Dokumente bietet SAP standardmäßig Archivierung an. Welches Formular ausgegeben wird, kann je nach Anwendung über Customizing oder Code festgelegt werden.

Formulare können generell Texte und Elemente wiederverwenden, um die Wartbarkeit zu erhöhen (s. Textbausteine). In allen drei Technologien werden SAP Standard Formulare angeboten. Natürlich können alle Formulare Prozessen angepasst werden, um individuellen Anforderungen zu entsprechen.

Unterschiede der SAP Formulare

Einarbeitung und Wartung

Die drei Technologien unterscheiden sich stark im Aspekt Einarbeitungszeit und Wartbarkeit.

SAPscript ist eine Code-basierte Sprache. Anforderungen des Fachbereichs müssen größtenteils per Programmierung gelöst werden.

Schnittstellen/Anpassungen

Anders als bei den Nachfolgern gibt es bei SAPscript keine transparente Schnittstelle zur Datenübertragung aus dem Druckprogramm zum SAPscript-Formular. SAPscript nutzt die Datenfelder aus dem Druckprogramm, deren Werte werden in das SAPscript-Formular übernommen. Dort können sie ausgegeben oder für Anweisungen verwendet werden. Dadurch sind seit der Einführung Druckprogramme mit mehreren tausend Zeilen entstanden. So dauern Anpassungen sehr lange und ziehen umfangreiche Tests nach sich.

Versionierung

Eine Versionierung wird von SAPscript nicht unterstützt. Erst mit Smartforms wurde eine Versionsverwaltung eingeführt. Diese Technik ermöglicht zwar nicht die gewohnte Versionsverwaltung, wie Sie es von anderen Objekten wie Reports oder Funktionsbausteinen gewohnt sind. Es ist allerdings möglich, die verschiedenen Versionen – in Form von Struktur-Uploads und -Downloads – ein manuelles Backup zu erstellen. Somit lassen sich die Versionen zumindest lokal ablegen. Eine echte und native Versionsverwaltung wurde erst mit Adobe Forms umgesetzt.

Sie bietet gegenüber SAPscript und Smartforms den besten Komfort.

Mehrsprachigkeit

In SAPscript existiert keine Möglichkeit, Formulare zu übersetzen. Daher muss ein Formular für jede Sprache neu erstellt werden. Wird ein Formular in der SE71 nicht aktiviert, gibt es bei einem Transport keine Warnungen und Fehler. Dies kann schnell zu einer großen Unübersichtlichkeit und damit zu hohem und langem Wartungsaufwand führen.

Seit Smartforms ist ein Übersetzen von Formularen möglich. Dadurch ist für eine Anpassung der Formulare keine manuelle Korrektur an allen Versionen notwendig. Smartforms können wie andere SAP-Objekte auch nativ über die Transaktion SE63 übersetzt werden. So wird nur ein Formular für alle Sprachen gepflegt.

Barcodes

Barcodes sind mit SAPscript und SmartForms nur bedingt zu nutzen. Für die Ausgabe von Formularen mit Barcode-Elementen wird ein spezielles Hardwaremodul für den Drucker benötigt, damit dieser auch ausgegeben werden kann. Bei Adobe Forms das Formular kann auf jedem Drucker ausgedruckt werden. Hier wird keine zusätzliche Hardware benötigt.

Grafischer Editor

Ein echtes Layouten von Formularen ist mit SAPscript nicht möglich. Die Technologie ist sehr programmnah geschrieben. Fast jede Zeile in der Ausgabe wird mit Quellcodezeilen abgesetzt, sodass große Abhängigkeiten zwischen Anpassungen und anschließender Ausgabe bestehen.

Bei Smartforms wurde erstmals der Versuch unternommen, Coding und Layout zu trennen.

Ein grafischer Formulareditor ist mit Smartforms selbstverständlich geworden und die Baumstruktur des Formulardesigns macht es dem Entwickler einfach, schnell die richtige Anpassungsstelle zu finden. Dadurch ist die Einarbeitungszeit für Anforderungen der Fachbereiche geringer und  Entwicklungszeit und Wartungsaufwand fallen ebenfalls kürzer aus. Da Smartforms eine Weiterentwicklung von SAPscript ist, ist der Formulareditor auch für ABAP Entwickler noch verständlich.

Bei Smartforms gibt es – anders als beim Nachfolger Adobe Forms – noch Möglichkeiten, Code im Layout einzuarbeiten. Wer hier also nicht auf eine saubere Architektur achtet, kann die Vorteile von Smartforms nicht nutzen.

Mit der Einführung von Adobe Forms wird die Wartbarkeit im Vergleich zu Smartforms nochmal gesteigert. Layout und Coding sind in Adobe Forms sauber getrennt. Der neue Editor Adobe LiveCycle Designer ermöglicht es das Ergebnis im Entwicklungsprozess zu betrachten. Die Kommunikation mit dem Fachbereich kann so regelmäßig geschehen, um Missverständnisse zu vermeiden und gerade auf das Ziel der Anforderung hinzuarbeiten.

Durch den neuen grafischen WYSIWYG-Editor ist es auch Einsteigern schnell möglich sichtbare Ergebnisse zu erzeugen. Daten lassen sich per Drag & Drop einfach in das Formular übertragen. Bilder, Videos, aber auch 3D Elemente können über den Editor in das Formular eingebettet werden. Kleinere Anpassungen im Layout sind so bis zu zehn Mal schneller realisierbar als in historisch gewachsenen SAPscript-Formularen.

Templates

Für SAPscript stehen mehrere tausend Templates zur Verfügung, während die Versorgung mit Standardformularen und Druckprogrammen bei Smartforms inkonsequent umgesetzt ist.  Dies führt zu dem paradoxen Ergebnis das die jüngste Technologie besser mit Templates ausgestattet ist als eine ältere: Standardformulare auf Basis von SAPscript sind mittlerweile auch in SAP Adobe Forms verfügbar, wurden aber nicht immer in Smartforms konvertiert.

Inzwischen stehen über 3.700 Template Druckformulare im SAP für Adobe Forms bereit. Diese haben den riesen Vorteil, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Mit Adobe Forms ist es erstmals möglich, am Computer ausfüllbare Formulare zu erstellen. Diese können Daten zudem systematisiert zurück an Ihr SAP-System senden.

Design

In ihren Funktionen und ihrer Usability zeigen die drei Technologien große Unterschiede. SAPscript ist die älteste Technologie und wirkt dementsprechend auch nicht mehr zeitgemäß. Formulare aus der Ära sehen alt aus und liegen technologisch weit hinter dem heutigen Standard.

Smartforms, der Nachfolger von SAPscript, ist moderner in der Erstellung, basiert im Hintergrund allerdings weiter auf SAPscript. Dadurch sieht das Formular auf dem Papier im Endeffekt gleich aus. Formulare, die mit der neusten Technologie Adobe Forms gestaltet wurden, sind auch im Design auf dem aktuellen Stand: Hohe Auflösungen, saubere Linien und zahlreiche Schriftarten lassen sich ebenso darstellen wie Bilder, Videos oder 3D-Grafiken aus CAT.

Fazit

Alle drei SAP Formulartechnologien werden derzeit eingesetzt. Aus historischen Gründen ist SAPscript am weitesten verbreitet.

Mit Smartforms hat SAP einen logischen Nachfolger zu SAPscript entwickelt. Die Nähe zum ABAP Code und die SAPscript Basis sind an manchen Stellen noch spürbar. So wirkt Smartforms eher wie die Entwickler-fertige Version von SAPscript als eine revolutionäre Neuerung.

Adobe Forms ist dagegen ein würdiger Nachfolger von Smartforms und hebt das gesamte Formular-Wesen im SAP auf eine völlig andere Ebene.

Die Anwendungsgebiete sind so vielseitig, dass die Adobe Forms einen echten Mehrwert generieren. Dieser Technologie gehört die Zukunft. Sie steht auch im Fokus der SAP, die Adobe Forms seit Markteinführung kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert.

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