SAP DMS
Inhaltsverzeichnis
Dokumentenmanagement mit SAP DMS
Ausgehend von reinen Buchhaltungsaufgaben haben ERP-Lösungen sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt, bis hin zu ihrer heutigen Form als Plattform für die umfassende Unternehmenssteuerung. SAP ist in diesem Umfeld mit seinen Lösungen für mittelständische und große Unternehmen weltweit marktführend. Jeder intensive SAP-Nutzer erzeugt daher im Verlaufe seiner Arbeit mit dem ERP-System eine Vielzahl verschiedenster Daten und Dokumenten, die zumeist geschäftskritisch sind.
Neuerungen durch S/4HANA
ERP-Lösungen wie SAP haben sich von der Buchhaltung zur umfassenden Unternehmenssteuerung entwickelt, mit SAP S/4HANA an der Spitze, das durch SAP HANA-In-Memory-Technologie eine verbesserte Verarbeitungsgeschwindigkeit bietet. SAP S/4HANA revolutioniert die Datenverwaltung mit integrierten Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen, reduziert die Notwendigkeit externer Systeme und hält die Systemleistung hoch. Ein effektives Management dieser Daten ist entscheidend, um Performanceeinbußen zu vermeiden und die Datensicherheit zu gewährleisten.
Datenbankanwendung (SAP DMS)
Streng genommen ist SAP eine komplexe Datenbankanwendung. Zu meinen, dass deshalb Dokumente (im Sinne unstrukturierte Inhalte) in diesem Kontext keine Rolle spielen, ist jedoch ein Trugschluss. Funktionen und fachliche Prozesse beruhen zwar auf Daten, die in Datenbanken gehalten werden – an den Berührungspunkten mit der „Außenwelt“ kommen Dokumente jedoch regelmäßig als Informationsträger zum Einsatz. Im Austausch mit anderen Softwarelösungen (wenn diese von Fremdherstellern sind oder es sich um unterschiedliche Instanzen desselben Systems handelt) nutzt SAP sogenannte Metadokumente, deren Inhalt hauptsächlich aus den zu übermittelnden Daten besteht. Die Inhalte sind für den Menschen häufig nicht sinnvoll interpretierbar. Hier nutzt man vor allem das XML-Format. An der Schnittstelle zwischen SAP und dem Anwender kann die Kommunikation nur über Hilfsmittel, z. B. Dokumente und Formulare stattfinden.
Um SAP-bezogene Daten und Dokumente schnell im Zugriff zu haben, müssen Sie diese zentral und strukturiert mittels Dokumentenmanagement verwalten. In der unternehmerischen Realität landen diese allerdings oft in unterschiedlichen Datentöpfen . Die Suche nach ihnen gestaltet sich dann mühsam. Herausfordernd ist dies, wenn die Dokumente nicht mit entsprechenden SAP-Transaktionen verknüpft sind, welche die Anwender*innen täglich in ihrem System ausführen. S/4HANA hat hier Verbesserungen gebracht: Es ermöglicht eine effizientere Handhabung großer Datenmengen und verbessert die Systemperformance, selbst wenn die Datenmenge wächst.
Dokumentenverwaltung
Beim Thema Dokumentenmanagement stoßen SAP und generell alle ERP-Systeme schnell an ihre Grenzen. Weil SAP nicht auf das Arbeiten mit fachbezogenen E-Akten und eine revisionssichere Langzeitarchivierung ausgerichtet ist, sind manchmal ergänzende Lösungen notwendig. Dokumentenverwaltung im Kontext von SAP kann dabei auf zwei grundsätzliche Arten stattfinden: mit dem SAP Content Server oder über die Anbindung eines externen ECM/Archivsystems per SAP-eigener Standardschnittstelle ArchiveLink. Auch hier hat SAP S/4HANA für Besserungen gesorgt, wodurch die Notwendigkeit externer Archivsysteme abgenommen hat und diese besser in SAP integriert sind.
Im SAP Content Server als unabhängiger Komponente können beliebige Mengen elektronischer Dokumente jedweden Inhalts und Formats abgelegt werden. Die Sicherung findet wahlweise im Dateisystem bzw. über eine oder mehrere MaxDB-Instanzen statt. Als SAP-eigenes, kostenloses Tool legt der Content Server Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem CAS-System. Vom Charakter her handelt es sich dabei eher um eine einfache Speicherung lebender Dokumente; Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung werden damit nicht erfüllt.
ArchiveLink
Ein großer Teil der SAP-Anwenderunternehmen hat daher externe ECM-/Archivsysteme per ArchiveLink an sein SAP gekoppelt. Mit ArchiveLink können Sie SAP-Businessobjekte mit archivierten Dokumenten verknüpfen. Diese können Sie über die Schnittstelle im Archiv ablegen sowie aus ihm abrufen und anzeigen. Sie verwalten alle Metadaten, die für eine Suche erforderlich sind, in SAP, das damit das führende System ist. Eine eigene Metadatenverwaltung, eigene Viewer sowie ein gesondertes Berechtigungssystem, wie sie jedes ECM-System bietet, benötigen Sie nicht; das SAP nutzt das Archiv als reine „Datensenke“ ohne zusätzliche Funktionen.
Archivierung mit SAP DMS
Bei Dokumentenmanagement und Archivierung im SAP-Umfeld geht es sowohl um eingehende Dokumente, die dem Archiv nach Scannen (und ggf. OCR-Erfassen) zugeführt wurden, als auch auf Ausgangsdokumente, die aus SAP heraus generiert und damit zusätzlich zum Papierausdruck digital archiviert werden (Rechnungen, Lieferscheine etc.). Dies ist gerade in der Kommunikation mit dem Empfänger sehr hilfreich. Rückfragen beziehen sich in der Regel auf ein zuvor übermitteltes Dokument. Ist es einfach und schnell zugreifbar, erleichtert und beschleunigt dies die Auskunftsfähigkeit entscheidend.
Für die Archivierung von Ausgangsdokumenten benötigen Sie ein (SAP-eigenes oder fremdes) Outputmanagementsystem (OMS). Im ersten Fall vollzieht SAP die Archivierung und Verknüpfung mit dem zugehörigen Businessobjekt automatisch, sofern für die Dokumentart „Archivieren“ bzw. „Drucken und Archivieren als Ausgabevariante eingestellt wurde. Verwenden Sie ein externes OMS, müssen Sie aus dem Datenstrom, den SAP an dieses schickt, zunächst die Metadaten herausfiltern, die eine eindeutige Zuordnung zwischen Businessobjekt und erzeugtem Dokument ermöglichen. Dies können Sie jedoch vollständig automatisieren.
SAP S/4HANA führt ein neues Output-Management-System ein, das als SAP S/4HANA Output Management bekannt ist. Dieses neue System bietet gegenüber dem traditionellen SAP-Outputmanagement, das oft als SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms bekannt war, einige wesentliche Verbesserungen und Unterschiede. So haben sich die Benutzerfreundlichkeit sowie die Wartung und Konfiguration deutlich verbessert. Auch ist das System besser integriert und zudem hinsichtlich Erweiterungen deutlich flexibler.
ECM-Systeme
Zwar bieten die heutigen ECM-Systeme weitreichende Funktionen für Metadatenverwaltung, Viewing und Berechtigung. Der Grund: Sie dienen nicht nur der Aufnahme archivierter Dokumente aus SAP, sondern auch solcher aus möglichst allen anderen im Unternehmen eingesetzten IT-Systemen.
Für das SAP DMS als solches jedoch sind diese Funktionen gar nicht erforderlich, vielmehr kommt es oft sogar zu unerwünschten Konflikten. Vielfach vollziehen SAP-Anwender deshalb inzwischen einen Paradigmenwechsel bei der Archivierung: Dem Archiv überlassen sie die reine Verwaltung der technischen Metadaten wie Archivdatum, Aufbewahrungszeit etc. Speicherung und Medienverwaltung werden einem hierfür optimierten Hierarchischen Speicher-Management-System übertragen; die fachlichen Metadaten (Kundenname, -nummer, Rechnungsnummer etc.) hingegen in SAP gemanaged.
Document Viewer
SAP-Anwender rufen alle Archivinhalte auf ihrem eigentlichen SAP-Arbeitsplatz auf und können sie darin anzeigen lassen. SAP DMS beinhaltet dafür den Document Viewer, der auch über wichtige Bearbeitungsfunktionen wie etwa Redlining u.a. bietet.
SAP DMS
Content Repository
Für jedes im System generierte Dokument vergibt SAP eine eindeutige Identifikationsnummer. Über sie werden die Dokumente über das so genannte Content Repository im dahinterliegenden Archivsystem (oder dem SAP Content Server) gespeichert und wiedergefunden (SAP DMS). Suche und Anzeige der Archivobjekte funktionieren entweder objektbezogen, d. h. man lässt sich aus einem Buchhaltungsbeleg alle dazugehörigen Dokumente anzeigen. Darüber hinaus stellt SAP für das Anzeigen archivierter Dokumente ein eigenes Document Versioning System (DVS) zur Verfügung, das über ArchiveLink auf die Dokumente zugreift. Im DVS lassen sich sowohl eingehende Dokumente ablegen als auch digitale Originaldateien, die im Dokumentinfosatz verwaltet werden.
Verknüpfung ArchiveLink
Über SAP ArchiveLink wird der Dokumentinfosatz mit einem abgelegten Dokument oder auch anderen Businessobjekten (z. B. Materialstammsatz) verknüpft. Dadurch sind auch diese Anwendungen indirekt mit der Ablage mit SAP ArchiveLink verknüpft. Die User können über das DVS detaillierte Suchanfragen über Volltext oder Metainformationen starten, Dokumente zu Wissenseinheiten gruppieren und Informationen nach individuellen Schwerpunkten gewichten.
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Fazit: Dokumentenmanagement mit SAP DMS
SAP DMS bietet eine zentrale Plattform für die effiziente Verwaltung geschäftskritischer Daten und Dokumente innerhalb der SAP-Landschaft, was für Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation essentiell ist. Mit der Einführung von SAP S/4HANA, unterstützt durch HANA-In-Memory-Technologie, verbessert sich die Verarbeitungsgeschwindigkeit signifikant. SAP S/4HANA erweitert die Funktionalitäten um integrierte Dokumentenmanagement- und Archivierungsoptionen, wodurch die Abhängigkeit von externen Systemen reduziert und die Systemperformance optimiert wird.
Das Dokumentenmanagement in SAP, traditionell begrenzt durch die Kernfunktionalitäten des ERP-Systems, wird durch SAP S/4HANA deutlich verbessert. Es ermöglicht eine strukturierte und zentrale Verwaltung von Dokumenten, wobei die Notwendigkeit externer Archivierungssysteme abnimmt. Die Verbesserungen betreffen auch die Handhabung und Verwaltung von großen Datenmengen, was sowohl die Effizienz als auch die Zugriffsgeschwindigkeit auf Dokumente erhöht.
Weitere Informationen
FAQ
Was ist SAP DMS?
SAP DMS (Document Management System) ist ein System zur zentralen Verwaltung von Dokumenten und Daten innerhalb der SAP-Umgebung, das die Effizienz und Zugriffsgeschwindigkeit erhöht.
Wie verbessert SAP S/4HANA das Dokumentenmanagement?
SAP S/4HANA nutzt die HANA-In-Memory-Technologie für schnellere Verarbeitung und integriert Dokumentenmanagement-Funktionen direkt, wodurch externe Systeme weniger benötigt werden.
Sind externe Archivsysteme mit SAP S/4HANA noch notwendig?
Je nach Anwendungsfall hat die Notwendigkeit abgenommen, denn SAP S/4HANA integriert verbesserte Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen, die die Abhängigkeit von externen Lösungen reduzieren.
Wie hilft SAP DMS bei der Handhabung großer Datenmengen?
SAP DMS ermöglicht eine strukturierte und zentrale Verwaltung von Dokumenten, was die Systemperformance optimiert und die Handhabung sowie den Zugriff auf große Datenmengen verbessert.
