Alex Wiefel

29. Januar 2026

5 Kommentare

Das Wichtigste im Überblick

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen für alle öffentlichen Aufträge E-Rechnungen im Format XRechnung ausstellen. XRechnung ist ein strukturierter Standard, der eine maschinenlesbare und gesetzlich konforme Abwicklung von Rechnungen ermöglicht.
• XRechnung basiert auf offenen Standards und ist kostenlos nutzbar. Es bietet unter anderem die Möglichkeit zur Automatisierung des Rechnungsworkflows und ist technologieneutral, sodass es problemlos in bestehende IT-Systeme integriert werden kann.
• Die neueste Version, XRechnung 3.0.1, harmonisiert das Format stärker mit dem internationalen Peppol-Standard, was die Kompatibilität und Reichweite des Formats erhöht und es sowohl für nationale als auch internationale Rechnungsprozesse nutzbar macht.
• Für Unternehmen, die nicht nur an die deutsche Gesetzgebung gebunden sind, sondern auch in internationalen Märkten agieren, bietet das XRechnung-Format eine zukunftssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, während es gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt.

Was ist die XRechnung?

XRechnung ist neben ZUGFeRD eines der beiden in Deutschland genutzten Formate für E-Rechnungen. Betreut wird das Format von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die auch sicherstellt, dass die XRechnung alle geltenden EU-Vorgaben erfüllt.

Da XRechnung auf offenen Standards basiert, ist das Format frei und kostenlos nutzbar. Es enthält die üblichen Pflichtfelder wie Rechnungsnummer und -datum, Steueridentifikation, Anschrift und Daten des Rechnungsstellers sowie Rechnungsempfängers und den Rechnungsbetrag. Auch die Umsatzsteuer und der aktuelle Steuersatz werden ausgewiesen. Diese Informationen sind in einer XML-Datei festgehalten, was die zentrale Vorgabe für E-Rechnungen im Allgemeinen ist.

Beispiel einer XRechnung

Eine XRechnung sieht beispielsweise so aus:

<cbc:ID>RE-001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-01-29</cbc:IssueDate>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Beispiel GmbH</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>

<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Kunde AG</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID=”EUR”>100.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item>
<cbc:Name>Beratungsleistung</cbc:Name>
</cac:Item>
</cac:InvoiceLine>

<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:PayableAmount currencyID=”EUR”>119.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

In diesem Beispiel sind die allerwichtigsten Informationen einer Rechnung aufgeführt und markiert, unter anderem die Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, die Geschäftspartner sowie der Betrag und die Umsatzsteuer.

Computer können mit dieser Art der Speicherung von Informationen viel besser arbeiten als beispielsweise mit einer PDF-Datei. Für Menschen ist die XML-Datei einer XRechnung zwar grundsätzlich lesbar. Allerdings gibt es einfach bedienbare und kostenfreie Tools, um XRechnungen für Menschen einfacher lesbar darstellen zu lassen.

XRechnung 3.0.1

Das neueste XRechnung 3.0.1 Update, veröffentlicht am 1. Februar 2024, markiert einen wichtigen Schritt in der Evolution elektronischer Rechnungsstellungsstandards im deutschsprachigen Raum. Mit der Einführung dieser Version wird eine stärkere Harmonisierung mit dem internationalen Peppol BIS Billing 3.0 Standard erreicht, was sowohl die Kompatibilität als auch die Reichweite des Formats erheblich verbessert.

Zu den signifikanten Neuerungen gehören drei neue Pflichtfelder:

• BT-23 (ProfileID)
• BT-34 (Verkäufer-Adresse)
• BT-49 (Käufer-Adresse)

Diese Neuerungen ermöglichen eine präzisere und effizientere Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Sie tragen dazu bei, die Anforderungen an das E-Invoicing im Hinblick auf die geplante, verpflichtende Einführung für alle Unternehmen in Deutschland seit Anfang 2025 zu erfüllen.

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Vorteile der XRechnung

Aufgrund der guten Verarbeitung der XML-Datei durch eine Software ergeben sich einige Vorteile für Unternehmen, die auf die XRechnung setzen.

Automatisierung

Die XRechnung unterstützt die weitgehende Automatisierung des Rechnungsworkflows – sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmerseite. Als technologieneutrales und vollständig dokumentiertes Format lässt sie sich problemlos in bestehende IT-Systeme integrieren. Zuständigkeiten für Pflege und Weiterentwicklung des Standards sind klar geregelt, wodurch die XRechnung langfristig stabil und zukunftssicher ist.

Digitalisierung

Die XRechnung treibt die Digitalisierung des Rechnungswesens konsequent voran. Papierbasierte Prozesse wie Drucken, Kuvertieren und postalischer Versand entfallen vollständig, wodurch Abläufe deutlich vereinfacht und beschleunigt werden – sowohl im Mittelstand als auch in Großunternehmen. Neben der technischen Umsetzung ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden ein zentraler Erfolgsfaktor. Eine klare Kommunikation der Vorteile erleichtert die Umstellung.

Rechnungsarchivierung

Der elektronische Versand und die digitale Archivierung reduzieren den manuellen Aufwand entlang des gesamten Rechnungsprozesses erheblich. Kosten für Papier, Druck und Versand entfallen. Hochgerechnet auf ein Geschäftsjahr lassen sich so deutliche Einsparungen erzielen. Studien zeigen, dass Unternehmen ihre Kosten für Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung durch den Einsatz elektronischer Formate um bis zu 20 Prozent senken können.

Gleichzeitig gelten für elektronische Rechnungen klare Aufbewahrungspflichten im Rahmen der revisionssicheren Archivierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen mindestens acht Jahre jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, sodass sich die Aufbewahrungsfrist faktisch auf bis zu zehn Jahre verlängern kann. Die Archivierung muss digital und im originalen Eingangsformat erfolgen. Ausdrucken und physisches Ablegen erfüllt diese Anforderungen nicht.

Digitale Speichermedien

Digitale Rechnungen benötigen keinen physischen Lagerraum und sind jederzeit schnell auffindbar. Unternehmen sparen Archivfläche und beschleunigen die Recherche erheblich. Rückfragen oder Prüfungen lassen sich ohne zeitaufwändige Archivbesuche durch eine einfache digitale Suche klären – meist innerhalb weniger Sekunden.

Liquidität mit XRechnungen

E-Rechnungen werden nahezu in Echtzeit zugestellt und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Rechnungsbegleichung deutlich. Unternehmen profitieren von einem schnelleren Zahlungseingang und dadurch einer verbesserten Liquidität, da sich das Umlaufvermögen reduziert.

Rechtliche Aspekte

Auch elektronische Rechnungen unterliegen klaren rechtlichen Anforderungen. Die XRechnung muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Der Rechnungseingang ist ordnungsgemäß zu dokumentieren, etwa über E-Mail-Systeme oder zentrale Rechnungseingangsplattformen wie ZRE oder OZG-RE.

XRechnung in SAP

Grundsätzlich ist SAP sowohl im Rechnungseingang wie auch im -ausgang kompatibel mit dem Format XRechnung. Dabei können Unternehmen XRechnungen entweder über das SAP-System direkt empfangen und erstellen oder sich zusätzliche Software besorgen. Dies ist sinnvoll, wenn größere Mengen an E-Rechnungen bearbeitet werden müssen und zusätzliche Funktionen wie die Rechnungsprüfung oder Auswertung der ein- und ausgehenden XRechnungen benötigt werden. Dabei können Unternehmen zwischen zusätzlicher SAP-Software wie Document and Reporting Compliance oder Software von Drittanbietern entscheiden.

Um  E-Rechnungen als XRechnung oder auch als ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen und zu verschicken, bieten wir auch unser eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool an. Unsere On-Premise-Lösung automatisiert den gesamten Rechnungsworkflow modulübergreifend, reduziert manuellen Aufwand und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Im Gegensatz zu cloudbasierten Alternativen oder SAP DRC kommt die Lösung ohne Drittsoftware und ohne laufende Lizenzgebühren aus. Unternehmen behalten damit volle Kontrolle über ihre Daten und setzen E-Rechnung in SAP schlank, sicher und zukunftsfähig um.

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Fazit

Die XRechnung ist längst mehr als eine gesetzliche Pflicht: Sie bildet die Grundlage für ein modernes, automatisiertes und effizientes Rechnungswesen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit dem Format und der effizienten technischen Umsetzung beschäftigen, profitieren von schlankeren Prozessen, höherer Transparenz und einer verbesserten Liquidität. Insbesondere in Kombination mit SAP lässt sich die XRechnung nahtlos in bestehende Abläufe integrieren und gezielt automatisieren. Wer die Umstellung strategisch angeht, stellt nicht nur die Compliance sicher, sondern schafft zugleich eine zukunftsfähige Basis für die weitere Digitalisierung des Finanzwesens.

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Dieser Artikel erschien bereits im Februar 2024. Der Artikel wurde am 29.01.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard und gängiges Format für elektronische Rechnungen. Dabei basiert XRechnung auf offenen Standards und ist somit kostenlos und frei nutzbar.

Welche Vorteile hat XRechnung?

XRechnung stellt für Unternehmen verschiedene Vorteile dar. Sie profitieren u. a. von einer verbesserten Liquidität und sparen Ressourcen und Geld.

Wie sieht eine XRechnung aus?

XRechnung verzichtet auf ein menschenlesbares Format einer PDF-Datei. Rechnungsbegründende Unterlagen werden in der XRechnung als PDF im XML dargestellt, welche dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden müssen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist eine in einer frei wählbaren digitalen Form vorliegenden Rechnung. Eingescannte Papierrechnungen oder eine PDF stellen bekannte Formatbeispiele dar.

Weitere Informationen

• So gehen Sie die Einführung der E-Rechnung an (Artikel)
• Knowhow Elektronische Rechnungsstellung
• FAQ zum Thema XRechnung (Seite des Bundesinnenministeriums)
• Elektronische Rechnung (Wikipedia)

Wer kann mir beim Thema XRechnung helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema XRechnung benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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