SAP Archivierung mit Archivelink

SAP Archivierung E-BookEine revisionssichere Archivierung ist heute aufgrund gesetzlicher Regelungen unabdingbar. Nutzen Unternehmen die integrierte SAP ArchiveLink-Schnittstelle der SAP stellen sie sicher, die Anforderungen nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (kurz GDPdU) und den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (kurz GoBS) zu erfüllen.

Damit ein SAP-System gesetzeskonform archivieren kann, hat SAP mit der ArchiveLink-Schnittstelle einen Service implementiert, der es ermöglicht, eine Ablageebene zu schaffen, mit der die Archivierung von Dokumenten und Tabelleninhalten komfortabel und  revisionssicher erfolgen kann.

Neben der Schnittstelle bietet SAP einen kostenlosen Archivserver in Form des SAP Content Server an, der als temporärer Ablageort verwendet werden kann. Laut Angaben der SAP soll dieser nur für geringe Datenmengen und als kurzfristige Ablage genutzt werden. Alternative Archivsysteme, die mit ArchiveLink zusammenarbeiten, gibt es zum Beispiel von OpenText und anderen Anbietern.

Technischer Hintergrund

SAP Archivierung von Archivelink

SAP ArchiveLink bietet Ihnen die Möglichkeit, Ablageorte, sogenannte Content Repositories, im SAP-System anzulegen und diese mit dem eigenen Archivserver zu verknüpfen. Die Content Repositories sollen Ihnen zur Abgrenzung von Residenzzeiten oder Dokumentenarten dienen. Mithilfe von ArchiveLink ist es auch möglich, neue Dokumentenarten anzulegen, um individuelle eigene Dokumente revisionssicher abzulegen. Damit Ihr SAP System weiß, in welchem Content Repository beispielsweise eingehende Rechnungen abgelegt werden sollen, gibt es vorgefertigte Tabellen, in denen Verknüpfungstabellen, Dokumentenarten, Content Repositories und Objektearten eingetragen werden.

Umsetzung in sieben Schritten

Eine erste Ablage für Dokumente im SAP-System können Sie in sieben Schritten erstellen.

1. Tabellenbereich vorbereiten

In diesem Schritt erstellen Sie einen Bereich, in dem die Dokumente abgelegt werden. Dazu öffnen wir die Transaktion SE80 und suchen die Tabelle SDOKCONT1. Anschließend wird mittels Kontextmenü die Funktion „als lokales Objekt kopieren“ ausgewählt und ein beliebiger Name festgelegt. Wichtig ist, dass Sie die Erweiterungskategorie der Tabelle definieren und die gespeicherte Änderung aktivieren.

2. Ablageort mittels Content Repository erstellen

Mit dem Content Repository wird ein Ablageort für die Dokumente errichtet. Dazu öffnen Sie die OAC0 und erstellen ein beliebiges Content Repository. Wichtig ist, dass im Feld „Document Area“ der Wert „ArchiveLink“ und unter „Storage Type“ „SAP-System Database“ ausgewählt ist. Die in Schritt 1 erstellte Tabelle wird abschließend im Bereich „Content Tables“ eingetragen.

3. Dokumentenart einrichten

Für einen ersten Test tragen Sie mithilfe der Transaktion OAC2 eine beliebige Dokumentart ein. Dazu wählen Sie einen beliebigen Dokumentennamen, das passende Objekt, eine beliebige Beschreibung und Class aus. Das Feld „Class“ beschreibt hier die gewünschte Dateiendung.

4. Dokumentenverknüpfung einrichten

Im vierten Schritt verknüpfen Sie nun das in Schritt 1 erstellte Content Repository mit der Dokumentenart, dem gewählten Objekt des Dokuments und der Verknüpfungstabelle  TOA01 in der Transaktion OAC3. Die Grundlagen rund um das Customizing sind nun komplett.

5. Report zur Ablage von Dokumenten erstellen

Damit ein Dokument im SAP-System abgelegt werden kann, fehlt noch ein abschließender Report, der es erlaubt, Einträge in den wichtigsten Tabellen vorzunehmen und das Dokument entgegenzunehmen. Der Report braucht die folgenden Eingabefelder:

  • Dateiname
  • Content Repository
  • Dokument Typ (Dateiendung)
  • Dokument Objekt
  • Dokumenttyp
  • Objekt ID

Anschließend müssen die Funktionsbausteine ARCHIVOBJECT_CREATE_FILE sowie ARCHIV_CONNECTION_INSERT eingebunden und korrekt befüllt werden. Diese beiden Funktionsbausteine führen zu den jeweiligen Einträgen in den entsprechenden Tabellen und zum Upload des Dokuments.

6. Dokument ablegen

Anschließend muss der Report aufgerufen werden und mit den relevanten Daten gefüllt werden. Dabei werden hier Einträge in der Tabelle TOA01 und in Schritt 1 durch den Report vorgenommen. Diese können auch mittels SE11 oder SE16 angeschaut werden.

 7. Aufruf des Dokumentes testen

Mithilfe der Transaktion SE37 und dem Funktionsmodul ARCHIVOBJECT_DISPLAY  können Sie die ArcDocID aus Schritt 6 eingeben und auf „Ausführen“ klicken. Abschließend wird der Document Viewer geöffnet und das Dokument ist zu sehen.

Die Entstörung von ein- und ausgehenden Fehlern in Dokumenten betrifft auch die ArchiveLink-Schnittstelle.

Im Prozess der eingehende Dokumenten werden physische Dokumente oder Faxe auf großen Scanstraßen eingescannt und anschließend mittels OCR-Verfahren und ggf. manueller Korrektur validiert und kategorisiert. Die Kategorisierung erfolgt, da je nach Dokumentenart andere Unterabteilungen mit diesen Dokumenten andere Prozesse starten. Technisch gesehen, werden Einträge dieser Dokumente in den oben beschriebenen Verknüpfungstabellen eingetragen. SAP ArchiveLink weiß aufgrund des Customizing in den unterschiedlichsten Tabellen, welchen Ablageort es pro Dokumentenart nutzen soll.

Für Archivserver stehen Lösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung, z.B. OpenText. Auf dem Server sind die jeweiligen Content Repositories, wie im SAP System angegeben, eingerichtet. In der OpenText-Lösung gibt es den OpenText Viewer, der den Aufruf von Dokumenten auf dem Archivserver ermöglicht. Grundlegend wird der Dokumentenaufruf über eine HTTP URL realisiert. Die URL selbst wird von der ArchiveLink-Schnittstelle erstellt. Dabei werden alle relevanten Informationen aus den Verknüpfungstabellen gezogen und die URL an den OpenText Viewer mittels OLE-Protokoll versandt. Abschließend ruft die OpenText-Applikation die URL auf und gibt das entsprechende Dokument aus.

Für Webanwendungen existieren auch alternative Lösungen zur OS-Anwendung, zum Beispiel der ViewOne Pro Viewer von IBM. Dabei kann der Nutzer im SAP-System einstellen, welchen Viewer er benutzen möchte. Die URL-Generierung wird hierbei ebenfalls von der SAP ArchiveLink-Schnittstelle übernommen.

Zukunft der SAP Archivierung

Ein Blick in die Vergangenheit zeigt, dass Datenspeicherung immer wichtiger wird. Bill Gates hat im Jahre 1981 gesagt, dass 640 KiloBytes Speicher für einen Menschen ausreichen. Aus damaliger Sicht mochte diese Aussage stimmen. Schließlich waren viele Ideen technisch gar nicht abbildbar. Heute haben sich nicht nur die technischen Möglichkeiten extrem erweitert, sondern auch das Preis-Leistungs-Verhältnis heutiger Speichermedien hat sich im Vergleich zu früher enorm verbessert. Hat 1985 eine 20 Mbyte Festplatte ca. 2000 DM gekostet, muss man heute für eine 1TByte große Festplatte rund 116€ zahlen.

Wenn wir uns die Entwicklungen von cloudbasierten Speichersystemen, BigData und SAP HANA anschauen, sehen wir Schnittmengen zur Archivierung im SAP Umfeld. Beispielsweise kann mittels cloudbasierter Speicherlösungen das Hosting von Archivierungslösungen an externe Anbieter übergeben werden. Dabei ist es wichtig, zu klären, in welchen Staaten der Dienstleister seine Cloud Server betreibt und wie die Verfügbarkeiten seiner Server zu bewerten sind.

Fazit

Die SAP ArchiveLink-Schnittstelle bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell eine gesetzeskonforme Archivierung aufzubauen. Die Schnittstelle bringt bereits alle grundlegenden Funktionen, Funktionsbausteine und Tabellen mit. Mit den oben beschriebenen sieben Punkten richten Sie einfach eine Ablage auf dem SAP Content Server ein. So können Sie sich einen schnellen Überblick schaffen und erste Erfahrungen mit dem Thema Archivierung machen.

Falls Sie einen detaillierteren Einblick in die SAP-Archivierung suchen, lesen Sie die Blogserie zum Thema SAP Datenarchivierung. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen und zu Analysetools für Ihr SAP-System. Weitere Schwerpunkte der Serie sind die SAP ArchiveLink-Schnittstelle sowie die Bestimmung der Ablageorte in Form von Content Repositories.

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