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Adobe Forms
Inhaltsverzeichnis
Wenn Ihre ausgedruckten Fertigungsaufträge und Lohnscheine nach Nadeldrucker und Schreibmaschine aussehen, wird bei Ihnen wahrscheinlich noch SAP SmartForms oder dessen Vorgänger SAPscript als Formulartechnologie eingesetzt. Formulare, die auf der neuesten Technologie Adobe Forms basieren, sehen aber nicht nur ansprechender aus, sie sind auch komfortabler sowohl in der Entwicklung als auch in der Nutzung.
Was unterscheidet Adobe Forms von seinen Vorgängertechnologien? Was sind Innovationen und wo liegen die Stärken der neuen Formulartechnologie?
Was ist Adobe Forms?
Adobe Forms ist ein Programm, das Ihnen ermöglicht, Formulare auf einfache und schnelle Weise zu erstellen. Mit Adobe Forms können Sie Formulare erstellen, die benutzerfreundlich und interaktiv sind und die Sie dann direkt auf Ihrer Website oder in Ihrem Unternehmen nutzen können. Das Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Formulare individuell anzupassen und zu gestalten. Von einfachen Kontaktformularen bis hin zu komplexen Anmeldeformularen – Adobe Forms bietet alles, was Sie brauchen.
Funktionen
Datenmodell
Der größte Unterschied zu SAP Smart Forms und SAPscript ist die Trennung von Daten und Layout. Die Trennung ist an das aus der Informatik stammende Model-View-Controller-Prinzip (MVC) angelehnt.
Interaktivität
Mit Adobe Forms können Formulare ohne extra Software beim Kunden vor Ort offline ausgefüllt und später digital an das SAP-System gesendet werden. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Der Außendienstmitarbeiter ist beim Endkunden und nimmt hier vor Ort einige Daten in einem Besuchsbericht oder einem Technikerbericht auf. Diese Daten müssen offline gespeichert werden, da dem Außendienstmitarbeiter kein Internet zur Verfügung steht. Wie nun diese Daten in das Unternehmenssystem übertragen? Mit Adobe Interactive Forms können die Daten in einer offline verfügbaren PDF-Datei aufgenommen werden, die dann später bei bestehender Internet-Verbindung automatisch weiter gesendet werden. Alle Eingaben des Außendienstmitarbeiters landen so in sauberer Form im SAP-System. Dieses Vorgehen spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern verringert auch die Fehlerquote, da eine manuelle Übertragung der Daten entfällt.
Adobe LiveCycle Designer
Einer der deutlichsten Verbesserungen in Adobe Forms: Die Einführung des grafischen Editors Adobe LiveCycle Designer. Im Vergleich zum SAPscript Editor und Smart Forms Editor funktioniert dieser Editor rein grafisch nach dem What-You-See-Is-What-You-Get Prinzip. Adobe macht damit in der Entwicklung einen Quantensprung nach vorne. Per Drag & Drop lassen sich Daten einfach in das Formular übertragen. Multimediale Inhalte wie Bilder, Videos, aber auch 3D Elemente lassen sich jetzt per Editor in das Formular einbetten. Elemente lassen auch auf dem Formular mit dem Mauszeiger platzieren und verschieben. Kleinere Anpassungen im Layout sind so bis zu 10-mal schneller realisierbar als bei den historisch gewachsenen SAPscript-Formularen.
Adobe Experience Manager Forms
Der Adobe Experience Manager (AEM) gilt als Nachfolger des Adobe LiveCycle Designers. Über die schon bekannten Funktionen des LiveCycle Designers hinaus dient der AEM als ganzheitlichen Verwaltungssoftware für digitale Assets. Die eigentliche Formularerstellung findet im Modul Adobe Experience Manager Forms statt.
AEM Forms erweitert das vorteilehafte GUI des LiveCycle Designers um Features wie die Bereitstellung einer Mobile App, Auto-Fill- und Responsive Formulare, sowie Formular Reporting.
Da sich der Umstieg von LCD auf AEM aber als äußerst aufwendig erweist, halten viele SAP User an der Verwendung des LiveCycle Designers fest.
Entwicklungsbereiche
Die saubere Trennung von Layout und Inhalten ist ein weiterer immenser Vorteil im Vergleich zu den Vorgängertechnologien. Die Technologie entspricht durch Verwendung von XML und des PDF/A-Formats dem aktuellen De-facto-Standard.
XML ist eine Meta-Seitenbeschreibungssprache, die ein Format für die Beschreibung von strukturierten Daten bereitstellt. Dadurch werden präzisere Deklarationen des Inhalts und aussagekräftigere Suchergebnisse über mehrere Plattformen erreicht. Zusätzlich ist XML die Grundlage für eine neue Generation von webbasierten Anwendungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten. Das PDF/A-Format ist der ISO-Standard 19005 für Langzeitarchivierung im PDF-Format. Diese Vorschriften garantieren eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente- und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.
Skriptsprachen
Adobe Interactive Forms ermöglicht die Entwicklung interaktiver Formulare mithilfe von JavaScript oder der von Adobe entwickelten FormCalc-Skriptsprache. Dies ist besonders wichtig, da diese die Fähigkeit besitzt, direkt im Formular Anpassungen vorzunehmen – sowohl auf Client- als auch auf Server-Seite.
Massendruck
Der Massendruck von SmartForms- und SAPscript-Formularen wird durch Jetforms, Streamserve oder eine andere Lösung realisiert. Denn die Formularerstellung im SAP hätte zu viel Zeit in Anspruch genommen. SAP hat in der Zwischenzeit an der Verfügbarkeit der Maschinen, Lastverteilung sowie Spoolaufbereitung gearbeitet. Es ist nun möglich, nativ mit Adobe Forms Massendruck-Szenarien ohne externe Dienstleister abzubilden. Die Optimierung und Lasterverteilung ermöglicht es, 12.000 Seiten Rechnungsdruck in nur 5 Minuten zu gewährleisten.
XML-basierte Datenverarbeitung
Durch die XML-basierte Datenverarbeitung ist diese Technologie auch für künftige Anpassungen gerüstet und zu externen Anwendungen kompatibel. Denn die Formulare setzen sich aus XDP (XML Design Package) sowie den Daten aus dem SAP-System in Form von XML zusammen. Diese werden gebündelt über einen Funktionsbaustein in einen Webservice Call gewandelt und der Adobe Document Services (ADS) auf der Java-Instanz generiert daraus das PDF-Dokument. Kurzum: XDP + XML rein, PDF raus.
Druckprogramme
Die SAP hat für Adobe Forms die Standard-Druckprogramme meist um weitere Routinen ergänzt, um Adobe Form PDF-Dokumente zu erzeugen. Diese Routinen beginnen in der Regel mit ENTRY_NEU oder mit ENTRY_PDF. Es müssen daher nicht wie bei Vorgängertechnologien zusätzlich Hardware-Module erworben werden, um das problemlose Drucken der Formulare zu gewährleisten.
SAP Forms Service by Adobe
Es fällt nicht schwer zu erkennen, dass die SAP schon seit längerem den vollständigen Transfer ihrer Dienste in die Cloud plant. Für alle momentanen und zukünftigen Cloud-Nutzer stellt SAP mit SAP Forms Service by Adobe eine Cloud Variante von Adobe Document Services bereit. ADS wird benötigt, um Adobe Forms zu verwenden.
Der Dienst ist in die Cloud-Foundry Umgebung eingegliedert und wird über die SAP Business Technology Plattform (BTP) gehosted. Durch die Cloudverfügbarkeit sollen die Nutzer entlastet werden. Beispielsweise entfällt hierbei der Wartungsaufwand für den Kunden und es wird kein On-Premise Java Stack für AEM oder LCD benötigt.
Dass SAP Forms Service by Adobe zum Mainstream wird, ist sehr wahrscheinlich. Jedoch herrscht bis dato in der SAP-Community viel Gegenwind gegen den Service. Ursächlich hierfür sind Sicherheitsbedenken in Zusammenhang mit der Cloud und der unbeliebte Pay-per-Use Ansatz für das Speichern von Formularpaketen.
Nachteile
So viele Vorteile Adobe Forms auch mit sich bringt, einige Schwächen bestehen trotzdem in der Nutzung der Technologie.
Java Stack
Beispielsweise ist ein Java Stack für die Installation des Adobe Document Service (ADS) notwendig. Allerdings ist häufig schon ein Solution Manager oder ein SAP Portal bei Unternehmen im Einsatz. Da diese auf einem Java Stack basieren, wird die Voraussetzung auf diese Weise auch erfüllt. Bei der Nutzung von SAP Forms Service by Adobe muss der Kunde selbst über kein On-Premise Java Stack verfügen.
Zur Enttäuschung vieler SAP-Benutzer läuft Adobe Forms nicht in der SAP ABAP Umgebung.
ALD
Ein weiteres Manko: Der Adobe Livecycle Designer (ALD) muss separat als Desktop-Anwendung installiert werden und ist lediglich im SAP ERP eingebettet. Die Anwendung benötigt daher vergleichsweise viele Systemressourcen.
Debugging
Des Weiteren sind die Debugging-Möglichkeiten der Skriptsprachen im Vergleich zu ABAP eher eingeschränkt bzw. unterscheiden sie sich. Hier wird bei einem Fehler auf der Adobe-Seite das Trace gezogen und analysiert. Ein Großteil der daraus entstehenden Probleme kann aber umgangen werden, wenn die Entwicklungen strikt in Datenbeschaffung und Aufbereitung gelegt werden. Das Formular sollte so einfach wie möglich gehalten werden. Dadurch ist es möglich, sämtliche Datenselektion und Aufbereitung im ABAP zu debuggen und den Fehler sehr schnell einzugrenzen.
Anwender müssen beim Arbeiten mit Skripten wissen, dass Logikfehler in der Syntax in der Protokollansicht (ganz unten in der Design View) angezeigt werden. Deswegen kann es passieren, dass tieferliegende Skripte nicht ausgeführt werden, weil ein Skript in einem übergeordneten Knoten fehlerhaft ist und daher nicht ausgeführt wird.
Wägt man Vorteile von Adobe Forms gegen die Nachteile ab, so überwiegen die mit der Technologie verbundenen Optimierungen jedoch bei Weitem.
Umstellung auf Adobe Forms
Adobe Forms ist eine innovative und moderne Technologie, die vor allem auch junge Entwickler und somit die Mitarbeiter Ihres Unternehmens begeistert. Häufige Adobe-Forms-Projekte betreffen die Umstellung von SAPscript oder Smart Forms auf Adobe Forms und dabei die Schritt-für-Schritt-Umstellung auf die neue Technologie. Genauso ist der Umstieg von JetForm oder StreamServe auf Adobe Forms gefragt. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass sich im Rahmen der Umstellungsprojekte häufig Schulungen mit Coaching-on-the-Job durch Adobe-Forms-Spezialisten rechnen.
Wir haben durch zahlreiche Kundenprojekte ein umfangreiches Knowhow in dem Bereich aufgebaut und möchten Ihnen nun einmal unsere Best-Practice-Herangehensweise einer Adobe-Forms-Migration vorstellen:
Bestandsaufnahme
Aktuelle Themen wie S/4HANA, ZUGFeRD oder DSGVO sind ernstzunehmende Gründe für einen Umstieg auf Adobe Forms. Was haben Sie aktuell im Einsatz? SAPscript oder Smart Forms? Welche Formulare müssen umgestellt werden, wer beschäftigt sich eigentlich mit Formularen in Ihrem Unternehmen und wer kann Sie bei dem Projekt unterstützen? Zum Thema Bestandsaufnahme Ihrer Formularlandschaft möchte ich Ihnen gerne ein Beispiel aus der Praxis mitgeben:
Bei einem großen Kunden im Einzelhandel haben wir mit unserem Formularanalysetool im Rahmen eines Anforderungsworkshops zunächst eine Bestandsaufnahme gemacht. Durch die Analyse erhalten wir Antworten wie:
- Welche Formulare werden genutzt und wie häufig?
- Wie hoch ist der Anteil an Individualformularen, wie nah ist das System am Standard?
- Welche Formulartechnologien sind überhaupt im Einsatz und wie verteilen sich die Formulare auf diese?
Gemeinsam haben wir die künftigen Anforderungen gesammelt und betrachtet, welches Team der Kunde für das Umstellungsprojekt benötigt. Anschließend wurde eine Roadmap aufgezeichnet und die wichtigsten Meilensteine festgehalten. Der Anforderungsworkshop hat wunderbar geholfen, dem Kunden zu verdeutlichen, was er benötigt und was an Kosten auf ihn zukommen werden.
Vorgehen festlegen
Ihr Anforderungskatalog steht und nun geht es darum, einen Umsetzungsplan zu skizzieren bzw. ein Feinkonzept der Umsetzung festzuhalten. An dieser Stelle sollten Sie sich auch überlegen, ob Sie die Umstellung selbstständig durchführen wollen (beispielsweise, wenn Formulare Ihr Kerngeschäft sind) oder die Umstellung durch einen IT-Dienstleister begleiten lassen.
Den richtigen Partner für die Lösung auswählen
Was ich Ihnen nach 11 Jahren Beratung in Bezug auf der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister mitgeben kann, ist folgendes: Es gibt 3 entscheidende Faktoren bei der Wahl des richtigen Partners:
Wer und vor allem wie ist ihr Partner? Was sagt Ihr Bauchgefühl? Ist er Ihnen sympathisch, können Sie sich überhaupt eine Zusammenarbeit mit dem Dienstleister vorstellen? Passt der Mensch nicht, wird auch das Projekt scheitern. Eine harte, aber ehrliche Erfahrung.
Fachexpertise: Ist er der Beste auf dem Markt? Welche Erfahrungswerte kann er vorweisen? Was sind seine Absichten – will er Ihnen helfen oder „nur“ ein Projekt machen? Denkt er in Ihrem Sinne und wie sieht der Weg nach dem Projekt aus? Befähigt er sie, nach dem Projekt selbst Hand anzulegen – wenn Sie dies denn möchten?
Ehrliche Kommunikation: Hat der Partner Ihr Problem verstanden? Passt die Lösung zu Ihnen und Ihren Anforderungen? Welche Kommunikationsstrategie nutzt er für das Projekt? Gibt es Projektstatusberichte/Wochenberichte oder Jour-fixe-Termine? Ist Ihr Partner im Fall der Fälle erreichbar? Und wie sieht es im Thema Kompromissbereitschaft aus? Wie in Beziehungen kracht es auch in Projekten mal – entscheidend ist, wie in dem Fall damit umgegangen wird.
Ressourcen- & Zeitplanung
Der Umfang eines Umstellungs-Projektes kann nicht pauschal festgesetzt werden. Je nachdem, welcher Umfang an Formulare auf Sie zukommt und welche Strategie Sie verfolgen möchten, gibt es auch hier von-bis. Dennoch kann ich Ihnen einen Faustwert mitgeben: Rechnen Sie bitte grob mit 5 Tagen pro Formular bei der Umstellung. Voraussetzung: Ein erfahrener Formular-Entwickler mit Knowhow in Adobe Forms setzt sich da dran. Wichtig: Er muss natürlich auch Smart Forms und SAPscript beherrschen.
Agile Adobe Forms Umstellung
Egal ob Sie sich dazu entscheiden, die Umstellung mit Ihren Entwicklern selbstständig durchzuführen oder sich Unterstützung externer Dienstleister dazuzuholen – gehen Sie das Projekt agil an. Passen Sie sich ganz dynamisch neuen Anforderungen an und haben Sie immer die Akzeptanz Ihrer Anwender im Blick.
Betrieb sicherstellen
Befähigen Sie Ihre Anwender, mit der neuen Technologie arbeiten zu können und stellen Sie so einen reibungslosen Betrieb sicher.
Fazit
Sie sollen mit einer Lösung arbeiten, die für Sie die Beste darstellt, die Ihnen einen echten Mehrwert liefert und nachhaltig und langfristig in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann. Rufen Sie sich nochmal in Erinnerung, dass Adobe Forms der aktuelle und zukünftige Standard der SAP für Druckformulare ist und S/4HANA nur in Adobe Forms ausliefert. Die Technologie soll auch in Zukunft kontinuierlich weiterentwickelt werden. Als Neuerungen ist zum Beispiel der native Support von ZUGFeRD geplant. Künftig sollen auch die Druckparameter stark erweitert werden. Unser Ziel ist es, Sie zu befähigen, mit der Technologie gewinnbringend arbeiten zu können – ohne eine Abhängigkeit zu uns als Dienstleister zu schaffen.
Websession: Adobe Forms
Haben Sie Fragen zu Adobe Forms, unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten? Dann vereinbaren Sie einfach eine kostenlose Websession mit uns!
FAQ
Was ist Adobe Forms?
Adobe Forms ist der neue Standard der SAP Formulartechnologien. Nach einigen Jahren Entwicklung ist die Technik mittlerweile soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und Smart Forms sowohl in Performanz als auch im Design überholt hat.
Wo wird Adobe Forms eingesetzt?
Der Hauptanwendungsfall im SAP ist das Druckformular. Sämtliche Formulare, die im SAP eingesetzt werden, gibt es inzwischen durch die Enhancement Packages auch in Adobe als Template-Formulare inklusive Druckprogramme.
Was ist der Unterschied zu Smart Forms?
Die Entscheidung für Adobe fiel im Laufe der Smart Forms-Ära, da die SAP hier kaum Templates für den Umstieg von SAPscript auf Smart Forms angeboten hat. Adobe Forms geht einen ganz anderen Weg und liefert aktuell knapp 3.700 Template-Formulare in Adobe Forms aus, damit der Kunden seine Druckformulare leicht und einfach von Smart Forms oder SAPscript umstellen kann.
Wie geht es mit Adobe Forms weiter?
SAP und Adobe werden auch in Zukunft zusammenarbeiten und Adobe Forms weiterentwickeln. Bereits in den letzten Jahren wurde die Technologie kontinuierlich optimiert. Vor allem die Performance-Beschleunigung ist hier hervorzuheben.
Ein Kommentar zu "Adobe Forms"
Sehr geehrter Herr Girke,
der ADS Server läuft auf einem NW Java Stack dessen Support die SAP für Ende 2027 (2030) einstellen wird. Gibt es schon Überlegungen zu einem Nachfolger? Wie geht es dann weiter oder wird es dann den ADS nur noch in der Cloud geben?
Beste Grüße