SAP Archivierung

Die Archivierung in SAP ist ein wichtiger Bestandteil der unternehmerischen Datenmanagement-Strategie. Das Datenvolumen produktiver SAP-Systeme wächst stetig – mit dem wachsenden Datenbestand geht die Dringlichkeit einher, die Daten zu sichern und zu verwalten.

Dazu kommt, dass trotz Aufstockung des Speichers die Performance des Systems sinkt, weil Transaktionen langsamer und instabiler laufen. Um dieser Entwicklung nachhaltig entgegenzuwirken, ist die Datenarchivierung das geeignete Mittel.

Elektronische Archivierung – was bedeutet das konkret?

Das Thema „Archivierung“ und die Dringlichkeit dahinter lässt sich wunderbar anhand eines Vergleichs erklären: In der Verwaltung gehen täglich 100 Aufträge per Post ein – gleichzeitig pflegt die Buchhaltung tausende von Datensätzen auf Papier. Diese Dokumente werden fein säuberlich in Ordnern im Büro gesammelt. Irgendwann sind die Kapazitäten im Büro aufgebraucht, sodass die Dokumente in andere Büroräume oder Archive ausgelagert werden müssen. So ist sichergestellt, dass die Daten und Dokumente noch verfügbar und „abrufbar“ sind, doch benötigt ein Zugriff auf die Dokumente wesentlich mehr Zeit, da man zunächst in den anderen Raum laufen muss.

Bei der elektronischen Archivierung von Daten in SAP (bzw. in digitalen Systemen generell) ist der Vorgang derselbe, doch wird hier das „Büro“ mit seinen Schränken voll mit Ordnern durch die Datenbank und den SAP Application Server ersetzt. Das Archiv ist dabei ein separater Server, der zwar auf viele Daten ausgelegt ist, dafür aber nur langsam auf die Inhalte zugreifen kann.

Zwei Arten der elektronischen Archivierung

Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten der elektronischen Archivierung in SAP unterschieden:

Dokumentenarchivierung

Unter diesem Begriff sind eingehende und ausgehende Dokumente zusammengefasst, die zwar archiviert werden, die aber noch häufiger gebraucht werden. Anwender aus den Fachabteilungen greifen in der Regel direkt aus ihrer anwendungsspezifischen Transaktion auf die archivierten Dokumente zu, die direkt mit dem jeweiligen SAP-Business-Objekt verknüpft sind.

Datenarchivierung

Im Gegensatz zur Dokumentenarchivierung handelt es sich bei der Datenarchivierung um die Extraktion und Ablage von Massendaten aus der Datenbank. Diese Massendaten erfüllen das Kriterium, dass sie nicht mehr gebraucht werden und durch ihre Extraktion die Datenbank entlastet wird, sodass eine höhere Systemverfügbarkeit erreicht werden kann. Allerdings müssen die Daten aufgrund gesetzlicher Anforderungen revisionssicher aufbewahrt werden.

Gesetzliche Vorgaben der Dokumenten- und Datenarchivierung

Die Archivierung wird durch systembedingte und gesetzliche Gründe für Unternehmen notwendig. In der Regel gibt es für alle aufbewahrungspflichtigen Daten entsprechende gesetzliche Vorgaben – Stichpunkt Revisionssicherheit.

Der Begriff „Revisionssicherheit” bezieht sich auf die revisionssichere (also „vor einer Abänderung (Revision) geschützte“) Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Grundsätzlich müssen Unternehmen sämtliche Daten und Dokumente aufbewahren, die im Zusammenhang mit ihrem Unternehmen stehen. Die Aufbewahrungsfristen in Deutschland liegen in der Regel bei zehn Jahren. Innerhalb dieser Aufbewahrungsfristen müssen die Daten und Dokumente jederzeit abrufbar sein und für Prüfungen zur Verfügung stehen, andernfalls können hohe Strafen drohen. Laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die seit April 2016 gilt, müssen und dürfen Unternehmen jedoch nicht jede Art von Daten und Dokumenten aufbewahren.

Die Relevanz der Archivierung

In Unternehmen wächst die Menge generierter Daten. Durch das Internet der Dinge (kurz: IoT), also der weltweiten Vernetzung von Geräten, wird diese Zunahme zusätzlich verstärkt. Diese Datenmenge ist unter dem Begriff „Big Data“ bekannt. Das heißt, dass auch das Datenvolumen der SAP-Systeme stetig ansteigt, was in Hinblick auf HANA zu erhöhten Kosten führen kann, da der Kurzzeit-Speicher unter HANA teurer ist. Zeitgleich erwarten die User kürzere Zugriffszeiten.

Das Thema Housekeeping – das Aufräumen der SAP-Datenbestände und damit die Verringerung des Datenvolumens des SAP-Systems – wird entsprechend immer relevanter, womit auch die ordnungsgemäße Archivierung jener Daten an Bedeutung gewinnt. Als nützliches Werkzeug dafür, um schnell Erfolge erzielen zu können, bietet SAP die ArchiveLink-Schnittstelle.

Umsetzungsmöglichkeiten einer SAP Archivierung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine SAP Archivierung umzusetzen: Eine Möglichkeit ist die Nutzung von ArchiveLink und dem Content Repository, eine weitere Möglichkeit ist die Archivierung mit dem SAP Content Server, ein Element im SAP Standard. Die dritte Möglichkeit ist die Nutzung externer Systeme, wie DMS und ECM.

Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung

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SAP Archivierung mit ArchiveLink

Die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle stellt SAP-Anwendungen ein Bündel von Schnittstellen, Services und Szenarien zur Verfügung, mit denen Dokumente und Geschäftsprozesse möglichst einfach integriert werden können. Daneben beinhaltet ArchiveLink eine zertifizierte Schnittstelle zu externen Ablagesystemen, die dazu dient, Funktionen der externen Systeme im SAP-System zur Verfügung zu stellen. Die ArchiveLink-Schnittstelle wird via Standard-Customizing so eingestellt, dass zum einen SAP-seitig eine korrekte Archivierung und eine berechtigungsabhängige Recherche durchgeführt werden kann, zum anderen wird die technische Anbindung an das Archivsystem hergestellt. Das zugrunde liegende Verwaltungskonzept stellt sicher, dass die in einem externen Ablagesystem abgelegten Dokumente einen eindeutigen Bezug zu einem SAP-Business-Objekt haben.

Ein Content Repository steht SAP-seitig für das Archiv, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Es handelt sich dabei um Customizing-Einstellungen, die auf das tatsächliche physikalische Archivsystem und den dedizierten Archivbereich verweisen, in dem die Dokumente abgelegt werden müssen. Es stellt die logische Schnittstelle in SAP zur Adressierung eines Ablageorts in einem angeschlossenen Content Server dar. Ein Content Server kann dabei mehrere Content Repositories enthalten.

Der Content Server legt die Daten dann entsprechend auf einem Datenträger (meistens optisch) ab. Umgekehrt läuft der Vorgang folgendermaßen ab: Wenn ein User archivierte Daten nochmal sichten möchte, wird die Anfrage über die ArchiveLink-Schnittstelle an den Content Server weitergeleitet. Dieser gibt die Daten zurück an den Application Server, wo der Benutzer die Daten einsehen kann.

Archivierung mit dem SAP Content Server

Eine dieser Möglichkeiten ist die Nutzung des SAP-Content-Servers, der ein unabhängiges Element im SAP-ERP-System darstellt und als Schnittstelle aller Module im ERP-System fungiert. Er dient als Ablage elektronischer Dokumente und Dateien. Trotzdem kann er nicht zur wirklichen Archivierung von SAP-Dateien verwendet werden, da es sich dabei eher um eine einfache Speicherung auf einer separaten Instanz neben der SAP handeln würde und die Kriterien für eine revisionssichere Speicherung nicht gegeben wären. Aufgrund dessen ist zwar die Speicherung kleinerer Datenmengen mit dem SAP-Content-Server problemlos möglich, eine wirkliche SAP Archivierung gelingt damit jedoch nicht.

Archivierung mit externen Systemen wie DMS und ECM

Neben der Möglichkeit, den SAP-Content-Server zu nutzen, können außerdem auch externe Archivierungssysteme verwendet werden. Dazu gehört beispielsweise das ECM (Enterprise Content Management). Mit diesem kann die Prozesssteuerung von Unternehmen einfacher gestaltet werden. Außerdem ist eine durchgängige Abrufbarkeit der Dokumente möglich. Dokumente und Daten können über alle Unternehmensbereiche hinweg zentral und einheitlich verwaltet und gespeichert werden, sodass Mitarbeitende entlastet und zudem Kosten und Zeit eingespart werden. Daneben kann auch das DMS (Document Management System) zur Archivierung genutzt werden. Dabei werden Eingangsdokumente nach dem Scannen direkt archiviert. Gleichzeitig können Ausgansdokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen, digital archiviert werden. Auf diese Weise ist ein schneller Zugriff auf Dokumente möglich, da alle digital verwaltet werden. Mit der Nutzung einer elektronischen Ablage können außerdem Informationen unterschiedlicher Systeme zusammengefasst werden.

SAP Archivierung und S/4HANA

Der Umstieg auf S/4HANA ist zurzeit für viele Unternehmen eine der wichtigsten, abteilungsübergreifenden Aufgaben. Dabei wird sich dem Thema der Datenarchivierung – wie so häufig – zu spät zugewandt. Meist erst dann, wenn die ersten Dokumente und Daten nach der Umstellung archiviert werden sollen oder der Kauf weiterer physischer Hardware zur Erweiterung der Speicherkapazitäten nicht mehr möglich ist oder zu teuer wird. Für eine gute Archivierungsstrategie ist es jedoch wichtig, diese von Anfang an mitzudenken und in die Umstiegsprozesse auf S/4HANA miteinzubeziehen. Mit der gesteigerten System-Performance durch S/4HANA wird mehr Speicherplatz benötigt als bei SAP ERP. Daher sollte im Idealfall vor der Erstellung der Infrastruktur durch ein Sizing bestimmt werden, mit welcher Datengrößte das neue S/4HANA-System startet und wie hoch der Zuwachs des Speicherbedarfes einzuschätzen ist. Dafür ist es sinnvoll, vor oder während eines S/4HANA-Projektes mit der Hilfe gezielter Archivierung den allgemeinen Speicherbedarf zu verringern.

Zusammenfassung – Warum die SAP Archivierung Ihr nächstes Projekt sein sollte

Die Archivierung von Daten und Dokumenten ist wichtig, um nachhaltig kontrollierbare Datenbanken zu schaffen, mit denen Unternehmen auch noch in vielen Jahren arbeiten können. Außerdem bietet die SAP Archivierung den Vorteil, dass mit dem „Aussortieren” bestimmter Daten und Dokumente eine Verringerung des Datenvolumens im System einhergeht. Mit dem richtigen Vorgehen gelingt daher eine revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente, mit der die gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung eingehalten werden. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Archivierung ist die Vermeidung von Medienbrüchen. Vorliegende Daten müssen nicht erst den Transport in ein anderes Medium durchstehen, um gespeichert werden zu können, sodass Übertragungsfehlern entgegengewirkt wird. Zudem bietet die SAP-Archivierung einen relativ schnellen Zugriff auf abgelegte, archivierte Dokumente und Daten. Zwar ist der Zugriff nicht so schnell, wie bei aktuell nicht-archivierten Inhalten, dennoch sind die Dokumente und Daten mit der SAP-Archivierung schneller auffindbar als mit anderen (analogen) Archivierungsmöglichkeiten. Daneben vermeiden Unternehmen mit der Archivierung redundante Daten- und Dokumentenbestände, die unnötig Speicherplatz in Anspruch nehmen, sodass mit der SAP-Archivierung auch eine Platz- und damit eine Kostenersparnis einhergehen.

Unsere Empfehlung für Sie

Fangen Sie frühzeitig mit der Archivierung an. Häufig machen Unternehmen sich erst Gedanken über das Thema Archivierung, wenn die Server bereits überfüllt sind. Der Aufwand, sich einen Überblick über die Daten zu machen, ist dadurch sehr hoch. Wenn neue Software geschaffen oder ein neues Modul in Betrieb genommen wird, sollte die Archivierung direkt als Teil des Projektplans mitgedacht werden. So wird das Thema einmal sauber bearbeitet und die Folgeaufwände verkürzen sich auf einen Bruchteil.

FAQ

Wie lassen sich in der SAP Archivierung Archivierungsobjekte anlegen?

Um Archivierungsobjekte anzulegen, müssen zunächst die erforderlichen Programme für das Archivierungsprojekt angelegt und aktiviert sein. Das Anlegen erfolgt dann in vier Schritten: Zuerst muss die die Anwendung “Definition Anwendung” gestartet werden, indem die Transaktion AOBJ ausgeführt wird und anschließend “Neue Einträge” ausgewählt wird. Anschließend müssen Informationen zum Archivierungsobjekt wie der Objektname, ein erläuternder Text und das Arbeitsgebiet eingetragen werden. Zum Schluss müssen die notwendigen Programme zum Archivierungsobjekt sowie die Steuerungsparameter für die entsprechende Ausführung eingegeben werden (Schreibprogramm, Unterbrechen möglich, Löschprogramm und Vorlaufprogramm) und die Eingaben gespeichert werden.

Wie gelingt eine SAP Archivierung von Bestellungen?

Um Bestellungen im SAP Archiv ablegen und als PDF archivieren zu können, benötigt es zunächst die Verarbeitung einer Nachricht und die Erzeugung des Dokuments. Anschließend wird die Nachrichtensteuerung das Dokument archivieren, weil sie den Ablagemodus “Drucken und ablegen” oder “Nur Drucken” zur Verfügung gestellt bekommt. Daran anschließend wird die Tabelle T681Z gelesen und der Objekttyp festgelegt, unter dem die Ablage passieren soll. Durch die Nachrichtenart wird die Dokumentenart der Ablage festgehalten. Daran anschließend wird die Verknüpfungstabelle OAC2 gelesen und ein passender Content Repository ermittelt. Zum Schluss wird die Datei nach dem ermittelten Content Repository abgelegt und eine Verknüpfung zum entsprechenden Beleg in der Tabelle TOA01 festgehalten.

Wie können Materialstammsätze archiviert werden?

Für die SAP Archivierung von Materialstammsätzen (alle für ein Unternehmen notwendigen Informationen zur Verwaltung eines Materials) wird das Archivierungsobjekt MM_MATNR verwendet. Wird ein bestimmtes Material vom Unternehmen nicht mehr benötigt, kann der Materialstammsatz entweder zum Löschen vorgemerkt werden (sog. logisches Löschen) oder aber direkt archiviert und gelöscht werden. Bei beiden Vorgehensweisen wird zunächst durch das Schreib- und Löschprogramm geprüft, ob der Materialstammsatz gelöscht werden kann.