E-Rechnung

Mit der E-Rechnung (elektronische Rechnung) profitieren Unternehmen direkt von der zunehmenden Digitalisierung: Die elektronische Zustellung von Rechnungen senkt nicht nur die Kosten, sondern spart auch Zeit und Platz. So kann die aufwendige Lagerung von Papierrechnungen in Ordnern und Aktenschränken mit der digitalen Archivierung reduziert werden. Zudem ist der elektronische Versand der Rechnungen schneller als der postalische. Auch interne Geschäftsprozesse werden beschleunigt, da eingehende E-Rechnungen schneller verarbeitet und ausgehende leichter angefertigt und archiviert werden können. Ein weiterer Vorteil der digital erstellten Rechnungen ist die Kostenersparnis, denn der Versender reduziert seine Ausgaben für Portogebühren, Briefumschläge und Papier. E-Rechnungen muss laut rechtlichen Vorgaben in einem maschinenlesbaren Format vorliegen: XML-basierte Standards wie XRechnung und ZUGFeRD sind gängige Formate, die die gesetzlichen Normen einhalten. Damit wurde rechtlich auch klargestellt, dass beispielsweise eine PDF-Datei keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn darstellt.

Warum ist die E-Rechnung sinnvoll?

Die Verwendung der E-Rechnung ist für Unternehmen hilfreich, die wiederkehrende Rechnungen an Kunden senden, da sie diesen bequem per Mail zugesandt werden können und die alte, zeitaufwendige Fax- oder Postversandmethode entfällt. Aktuelle Studien kommen zu dem Schluss, dass die E-Rechnung Kostensenkungen von 60 bis 80 Prozent ermöglicht und Verwaltungen in Deutschland hierdurch bis zu 6,5 Milliarden Euro einsparen können. Für Betriebe, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, ist die digitale Verarbeitung von Rechnungen unverzichtbar: Sie sind bereits seit 2019 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an die Behörden zu stellen. Bereits jetzt ist die Ausstellung der E-Rechnung an Bundesministerien und Verfassungsorgane verbindlich. Auch in der Privatwirtschaft erhält die E-Rechnung mit dem 01. Januar 2025 verpflichtend Einzug. Da wichtige Märkte wie Deutschland, die USA, Russland und China zunehmend in die Digitalisierung der Rechnungsstellung investieren, wird die Verbreitung der E-Rechnung weiter zunehmen. Aktuell verzeichnet sie deshalb Wachstumsraten von bis zu 30 Prozent und mehr.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell und legt ein Format für die digitale Rechnungsstellung fest. Das XRechnungs-Format wurde zunächst mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU ins Leben gerufen, die mit dem E-Invoice-Gesetz (E-Invoice = elektronische Rechnung) vom 4. April 2017 in deutsches Recht umgewandelt wurde. Hierdurch sind einheitliche Standards und eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnung entstanden. Das in der betrieblichen Praxis noch häufig verwendete PDF-Dokument erfüllt die gesetzlichen Anforderungen jedoch nicht, da es zum einen nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann und zum anderen keine weiteren Dokumente in das PDF-Format eingebunden werden können. Beides ist mit dem XRechnungs-Format möglich, wodurch es für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen verwendet werden kann.

ZUGFeRD als Alternative

Ein weiteres Format für die Verarbeitung der E-Rechnung ist ZUGFeRD, die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Als sogenanntes Hybridformat basiert ZUGFeRD auf PDF- und XML-Dateiformaten. Im Gegensatz zu einer normalen PDF-Datei enthält die ZUGFeRD-PDF strukturierte Rechnungsdaten in einem eingebetteten XML-Dokument, das von kompatiblen Anwendungen verarbeitet werden kann. Auch ZUGFeRD eignet sich daher für die Verarbeitung der E-Rechnung.

Weitere Auskünfte zum Thema E-Rechnung

Auf unserer Website stehen alle relevanten Informationen zur E-Rechnung für Sie bereit. Wichtige und aktuelle Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung werden regelmäßig auf unserem Blog veröffentlicht. Eine ausführliche Darstellung des Themas finden Sie in unserem ZUGFeRD-E-Book oder unserem E-Book zum Thema „E-Rechnung“.

Sie haben individuelle Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung? Unser Fachbereichsleiter Alex Wiefel setzt sich gerne mit Ihnen in Verbindung. Schreiben Sie ihm dazu einfach eine E-Mail (wiefel@mind-forms.de) oder nutzen Sie unsere Expert Session, in der alle Fragen beantwortet werden.

FAQ

• Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (kurz für: Elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einer strukturierten digitalen Form vorliegt. Damit sind eingescannte Papierrechnungen oder eine PDF-Datei keine E-Rechnungen, da sie nicht maschinenlesbar sind.

• Warum E-Rechnungen?

E-Rechnungen bergen viele Vorteile, wie z. B. Kostensenkung durch den Entfall von Porto, Druckertinte und Papier. Der administrative Aufwand wird ebenfalls gesenkt sowie die Sicherheit Ihrer Rechnungen durch effektivere Archivierung. Außerdem wird die E-Rechnung mit dem 01.01.2025 auch im B2B-Bereich für jedes Unternehmen in Deutschland zur Pflicht.

• Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich inhaltlich grundsätzlich nicht von einer Rechnung auf Papier. Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben einer Papierrechnung müssen von einer E-Rechnung genauso erfüllt werden. Darüber hinaus weisen E-Rechnungen zumeist im XML-Format strukturierte Daten auf und sind damit primär maschinenlesbar.

• Wann muss eine E-Rechnung bezahlt werden?

Wie auch bei einer Papierrechnung wird auch bei E-Rechnungen die Zahlungsfrist grundsätzlich bei Erhalt der Rechnung wirksam.